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Vier-Tage-Woche, Vertrauensarbeitszeit, Home Office: Die Diskussion über moderne Arbeit dreht sich meist um die Frage, wie viele Stunden Beschäftigte arbeiten sollen. Für Stefan Boes greift das zu kurz. Der Journalist und Arbeitszeitexperte sagt: „Die Arbeitszeitdiskussion wird seit Jahren sehr stark auf einer quantitativen Ebene geführt.“ Man sollte laut Boes eher darüber reden, wie man die Arbeitszeit klug verteilt.
Wer Arbeitszeiten besser an Konzentration, Leistungsrhythmen und Aufgaben anpasst, kann die Produktivität steigern, Stress reduzieren - und als Arbeitgeber attraktiver werden. Unternehmen könnten davon also gleich mehrfach profitieren. Wie das funktioniert, beschreibt Boes in seinem Konzept der „zeitintelligenten Organisation“. So gelingt es.
Warum die klassische Arbeitszeit an Grenzen stößt
Der klassische Acht-Stunden-Tag folgt einem einfachen Prinzip: Alle arbeiten zur gleichen Zeit. Ob jemand morgens besonders leistungsfähig ist oder erst am Nachmittag sein Konzentrationshoch erreicht, spielt dabei meist keine Rolle. Das Problem: Menschen arbeiten unterschiedlich. Kreative Aufgaben benötigen oft längere Phasen ungestörter Konzentration. Analytische Tätigkeiten verlangen andere Rahmenbedingungen als Routinearbeiten. Gleichzeitig unterscheiden sich Beschäftigte darin, wann sie besonders leistungsfähig sind.
„Es geht nicht nur darum, wann Arbeit beginnt und endet, sondern um die zeitlichen Bedingungen, die Menschen brauchen, um gut arbeiten zu können“, sagt Boes. Werden diese Unterschiede ignoriert, hat das Folgen. Beschäftigte verbringen zwar viele Stunden bei der Arbeit, sind aber nicht unbedingt effizienter. Gleichzeitig steigen Stress und Belastung.
Die Idee der zeitintelligenten Organisation
Boes beschreibt keine einzelne Methode, sondern verschiedene Bausteine, mit denen Unternehmen Arbeitszeit besser organisieren können. Dazu gehören Fokuszeiten für konzentriertes Arbeiten, Jobsharing, flexible Arbeitszeiten oder Arbeitsmodelle, die sich stärker an biologischen Rhythmen orientieren. Hinzu kommen klare Regeln für Erreichbarkeit sowie bewusste Kommunikations- und Pausenzeiten. „Ich wollte einen Überblick schaffen, wie Unternehmen intelligenter mit Arbeitszeit umgehen können“, sagt Boes.
Wichtig dabei: Nicht jedes Unternehmen muss sämtliche Bausteine umsetzen. Vielmehr geht es darum, die Lösungen auszuwählen, die zu den eigenen Abläufen passen.
Chronoworking: Warum nicht jeder morgens gleich leistungsfähig ist
Besonders viel Aufmerksamkeit erhält derzeit ein Baustein, der häufig unter dem Begriff „Chronoworking“ diskutiert wird. Die Idee dahinter: Arbeitszeiten orientieren sich stärker an den biologischen Rhythmen der Beschäftigten. Die Chronobiologie unterscheidet vereinfacht zwischen Früh- und Spättypen. Während manche Menschen morgens besonders leistungsfähig sind, erreichen andere ihr Leistungshoch erst deutlich später.
„Durch die vergleichsweise frühen Arbeitszeiten in Deutschland werden vor allem Spättypen benachteiligt“, sagt Boes. Die Forschung spricht vom sogenannten sozialen Jetlag, wenn innere Uhr und äußere Arbeitszeiten dauerhaft auseinanderfallen. Studien bringen diesen Zustand mit Schlafproblemen, Konzentrationsschwierigkeiten und gesundheitlichen Belastungen in Verbindung. Für Unternehmen bedeutet das allerdings nicht, sämtliche Arbeitszeiten freizugeben. Schon kleine Veränderungen können Wirkung zeigen. „Beim Thema Chronotypen könnte man zum Beispiel einen Rahmen schaffen, in dem Beschäftigte zwischen sechs und zehn Uhr anfangen können. Das wäre wahrscheinlich ein guter erster Schritt“, sagt Boes.
Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen ist das interessant: Flexible Startzeiten verursachen kaum Kosten. Gleichzeitig können Beschäftigte anspruchsvolle Aufgaben häufiger in den Tagesphasen erledigen, in denen sie besonders leistungsfähig sind.
Das Thema spielt laut dem Experten nicht nur im Büro eine Rolle. Auch Unternehmen mit Schichtbetrieb beschäftigen sich zunehmend mit biologischen Rhythmen. Projekte zur chronotypgerechten Schichtplanung zeigen, dass Beschäftigte Schichtpläne besser akzeptieren und sich weniger belastet fühlen, wenn persönliche Leistungshochs stärker berücksichtigt werden.
Fokuszeiten: Weniger Unterbrechungen, mehr Produktivität
Noch einfacher umzusetzen sind Fokuszeiten. Viele Beschäftigte wechseln heute permanent zwischen E-Mails, Telefonaten, Besprechungen und ihren eigentlichen Aufgaben. Das kostet Zeit und Konzentration. „Fokuszeit kann dazu führen, dass es weniger Multitasking, weniger Ablenkung und weniger irrelevante Meetings gibt“, sagt Boes. Die Idee: Bestimmte Zeitfenster werden bewusst für konzentriertes Arbeiten reserviert. In dieser Zeit finden möglichst keine Besprechungen statt, und Kollegen unterbrechen sich nicht gegenseitig. Gerade in kleineren Unternehmen, in denen Beschäftigte oft viele Aufgaben parallel übernehmen, können Fokuszeiten die Produktivität spürbar erhöhen.
Jobsharing macht Führung attraktiver
Arbeitszeit ist allerdings nur ein Teil der Gleichung. Zur zeitintelligenten Organisation gehört für Boes auch die Frage, wie Verantwortung verteilt wird. Ein Beispiel dafür ist Jobsharing. „Gerade Führungspositionen gehen oft mit sehr langen Arbeitszeiten einher. Wenn man sich eine Rolle teilen kann und ein Tandem bildet, muss man nicht 60 oder 70 Stunden arbeiten.“ Für Unternehmen kann das mehrere Vorteile haben. Führungspositionen werden für mehr Menschen attraktiv, Wissen verteilt sich auf mehrere Schultern, und die Abhängigkeit von einzelnen Personen sinkt. Zudem kann Jobsharing helfen, qualifizierte Fachkräfte im Unternehmen zu halten, die Führungsverantwortung übernehmen möchten, aber keine klassische Vollzeit-Führungsrolle anstreben.
So testest du die Konzepte im Unternehmen
Boes empfiehlt keine radikale Umstellung. „Es geht nicht darum, zu sagen: Jeder macht jetzt einfach, was er will“, so der Experte. „Es braucht klare Strukturen, Vorgaben und Möglichkeiten, in denen sich Mitarbeitende möglichst selbstbestimmt bewegen können.“ Unternehmen sollten zunächst prüfen, wo im Arbeitsalltag Zeit verloren geht. Wo entstehen regelmäßig Unterbrechungen? Welche Aufgaben benötigen Konzentration? Welche Tätigkeiten lassen sich zeitlich flexibel erledigen?
Auf dieser Grundlage können erste Maßnahmen getestet werden – etwa Fokuszeiten, flexiblere Arbeitsbeginnzeiten oder neue Regeln für Erreichbarkeit. Wichtig ist laut Boes, die Auswirkungen zu beobachten und Modelle bei Bedarf anzupassen.
Mehr Flexibilität braucht klare Regeln
Sämtliche Regeln abzuschaffen sei keine Lösung: „Einer der größten Fehler wäre zu sagen: Jeder macht einfach, was er möchte.“ Gerade flexible Arbeitsmodelle benötigen Leitplanken. Dazu gehören Kernzeiten für Zusammenarbeit, klare Zuständigkeiten und verbindliche Regeln zur Erreichbarkeit. Das gilt besonders im Home Office. „Gerade dort sieht man, dass fehlende Strukturen schnell zu Entgrenzung und Selbstgefährdung führen können“, sagt Boes.
Ebenso wichtig ist die Rolle der Führungskräfte. Wer selbst ständig erreichbar ist, regelmäßig Überstunden macht und keine Pausen einlegt, sendet entsprechende Signale an das Team. „Arbeitszeitverhalten ist auf jeden Fall eine Führungsaufgabe.“
Nicht jeder Baustein passt zu jeder Branche
Boes versteht sein Konzept ausdrücklich nicht als Blaupause. „Ich würde nicht sagen, dass sich alle diese Bausteine eins zu eins in jedem Arbeitsumfeld umsetzen lassen.“ Ein Handwerksbetrieb wird andere Möglichkeiten haben als eine Softwarefirma. Ein Produktionsunternehmen andere als eine Werbeagentur. Dennoch hält Boes die Grundidee für universell: Unternehmen sollten Arbeitszeit stärker an menschlichen Bedürfnissen ausrichten.
Selbst bei Fokuszeiten, die auf den ersten Blick nach einem Konzept für Bürojobs klingen, sieht er Potenzial für andere Branchen. „Eigentlich kommt es in jedem Beruf darauf an, dass man eine Hauptaufgabe hat und an dieser Aufgabe konzentriert arbeiten kann.“
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