Timeboxing: Produktiv arbeiten wie Bill Gates und Elon Musk

Deadlines können beflügeln: Mit einer Frist im Nacken schaffen wir oft innerhalb kürzester Zeit Aufgaben, die wir zuvor ewig auf die lange Bank geschoben haben. Einfach, weil wir keine andere Wahl haben. Diesen Deadline-Effekt nutzt eine Zeitmanagement-Methode, auf die auch Tech-Mogule wie Elon Musk und Bill Gates oder der Autor und Produktivitätsexperte Cal Newport schwören: das Timeboxing. Wie es funktioniert – und wie Sie damit im Alltag produktiver werden.

Timeboxing: Was ist das?

Für jede anfallende Aufgabe wird ein fester Zeitblock (Englisch: timebox) reserviert – das ist die simple Grundregel des Timeboxing. In dieser festgelegten Zeit muss die Aufgabe abgeschlossen werden. Die strikte Einteilung und die klare Definition der Aufgaben sollen dabei helfen, in kürzerer Zeit mehr zu schaffen. Dabei ähnelt das Timeboxing einer weiteren beliebten Produktivitätsmethode, der Pomodoro-Technik, bei der sich Arbeitsblöcke mit festen Pausen abwechseln.

Timeboxing wird im agilen Projektmanagement und beim Arbeiten nach der Scrum-Methode genutzt, um Aufgaben in Teams zu koordinieren. Es eignet sich aber auch gut für die persönliche Planung eines Arbeitstags.

So können Sie Timeboxing für sich nutzen

Timeboxing hilft Ihnen, Ihre Arbeitszeit effizient zu strukturieren. Statt morgens mit den vermeintlich dringendsten Aufgaben zu starten oder von einer Aufgabe zur nächsten zu springen, zwingt die Methode dazu, sich an ein festes Gerüst zu halten. Das schärft den Fokus und verhindert, dass Sie sich verzetteln. So funktioniert es:

• Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick über Ihre Aufgaben. Dabei hilft eine ausführliche Aufgabenliste. Größere Aufgaben sollten Sie in kleinere Teilschritte herunterbrechen. Überlegen Sie auch, welche Routine-Aufgaben jeden Tag anfallen, und notieren Sie sie.
• Im zweiten Schritt müssen Sie abschätzen, wie lange Sie für die jeweiligen Aufgaben brauchen werden. Das kann von wenigen Minuten bis zu einigen Stunden reichen. Weisen Sie jedem To-do einen exakten Zeitblock zu und planen Sie so Ihren Arbeitstag.
• Denken Sie daran, auch ausreichend Pausen einzuplanen.

Ob Sie die Zeitblöcke per Hand auf einem Zettel notieren, eine Excel-Liste nutzen oder die Blöcke mit den jeweiligen To-dos gleich in Ihren Kalender eintragen, ist Geschmackssache. Es gibt auch Timeboxing-Apps fürs Smartphone.

Tipps für erfolgreiches Timeboxing

Realistische Zeiten einplanen

Die meisten Menschen unterschätzen, wie lange sie für etwas brauchen. Wenn Sie Ihre Zeitblöcke zu kurz planen und die Aufgaben nicht rechtzeitig beenden können, führt das zu unnötigem Stress und Frust. Für den Anfang kann es sinnvoll sein, Zeiten für alle Arbeitsschritte mit einer App wie Toggl zu stoppen. So entwickeln Sie nach und nach ein besseres Gefühl dafür, welche Aufgabe wie lange dauert – und verhindern, dass Sie sich Ihre Tage zu voll packen.

An Puffer denken

Egal, wie gut Sie Ihren Arbeitstag planen: Es wird immer etwas dazwischenkommen. Daher ist es sinnvoll, einen Zeitblock als Puffer für unerwartete Störungen einzuplanen. Häufen sich die Unterbrechungen, müssen Sie Ihren Plan umstellen und Zeitblöcke auf die folgenden Tage verschieben.

Streng sein

Timeboxing kann nur funktionieren, wenn man sich an die vorgegebenen Zeitbegrenzungen hält. Das erfordert gerade am Anfang Disziplin. Hilfreich sind realistische Zeitfenster, genügend Pausen – und die Motivation, am Ende eines Tages wirklich alles erledigt zu haben, was Sie sich vorgenommen haben.

Aufgaben bündeln

Timeboxing wird gern mit einer weiteren Zeitmanagement-Methode kombiniert, dem sogenannten Batching (Dosierung). Ziel ist es, gleiche oder ähnliche Aufgaben zu bündeln und hintereinander anzugehen. Statt etwa immer wieder Ihre Mails zu checken, planen Sie eine halbe Stunde am Tag ein, in der Sie alle Mails bearbeiten.

Die Vorteile der Methode

Die meisten kennen es: Je mehr Zeit man für eine Aufgabe hat, desto länger braucht man dafür. Ohne Zeitdruck neigen wir dazu, uns in Details zu verlieren – und es fällt schwerer, einen Schlussstrich zu ziehen.

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Eine Methode wie das Timeboxing diszipliniert dagegen – und hilft, Aufgaben abzuhaken. Ganz nach dem Motto „Better done than perfect“, was bedeutet: „Das Ergebnis muss nicht perfekt sein, wichtig ist, dass die Aufgabe erledigt ist“. Natürlich gibt es kreative Herausforderungen, an denen auch einmal länger gefeilt werden muss. Aber gerade bei Routineaufgaben geht es häufig darum, sie einfach wegzuschaffen.

Timeboxing wirkt zudem wir ein Wundermittel gegen Aufschieberitis. Wenn die unliebsame Aufgabe für die Zeit von 10 bis 11 Uhr fest eingeplant ist und der Kalender daran erinnert, fällt es schwer, sie weiter zu ignorieren.

Und: Die klaren Anfangs- und Endzeiten schärfen den Fokus und verhindern, dass wir uns schnell ablenken lassen. Es bleiben nur noch 45 Minuten, um den Förderantrag auszufüllen? Das geht nur mit Ruhe und voller Konzentration.

Kritik an Timeboxing

Gerade auf Menschen, die eher kreativ arbeiten, mag die Timeboxing-Methode im ersten Moment zu starr wirken. Sie wollen sich nicht wie ein Produktivitätsroboter fühlen, der stumpf eine Aufgabe nach der anderen wegschafft – ohne Rücksicht auf die persönliche Tagesform oder individuelle Vorlieben. Der amerikanische Unternehmer und Produktivitätsexperte Thomas Frank kann das nachvollziehen, betont in einem Video über die Methode aber: „Du musst nicht mehr überlegen: ‘Was mache ich jetzt, was gehe ich als Nächstes an?‘ Weil es schon festgelegt ist.“ Das sei ungemein befreiend.

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