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Was besagt das Parkinsonsche Gesetz?
Mit der gleichnamigen Krankheit hat das Parkinsonsche Gesetz nichts zu tun – es geht dabei vielmehr um Zeitmanagement. Das Parkinson-Prinzip beschreibt folgendes Phänomen: Wer 60 Minuten für ein Meeting ansetzt, braucht auch die vollen 60 Minuten – selbst wenn alles Wichtige schon nach 20 Minuten besprochen und entschieden ist.
Ursprung des Parkinsonschen Gesetzes
„Arbeit lässt sich wie Gummi dehnen, um die Zeit auszufüllen, die für sie zur Verfügung steht“, sagte der englische Historiker Cyril Northcote Parkinson. Auf ihn geht das Gesetz zurück. 1955 formulierte er das Parkinson-Gesetz in einem Essay für die britische Tageszeitung „The Economist“. Drei Jahre später schrieb er den Bestseller „Parkinson’s Law“ darüber.
Auf die Idee zu seinem Gesetz kam Parkinson, als er die britische Marine beobachtete: Innerhalb von 14 Jahren war die Zahl der Offiziere und Matrosen um ein Drittel gesunken, statt 62 Schlachtschiffen gab es nur noch 20. Zugleich wuchs in diesem Zeitraum die Führungsmannschaft der britischen Navy um 78 Prozent – obwohl es den Zahlen nach weniger zu tun und zu beaufsichtigen gab.
Parkinsons Schlussfolgerung: Angestellte verschaffen sich gegenseitig Arbeit. Je mehr Menschen an einer Aufgabe beteiligt sind, desto mehr Zeit benötigen sie dafür.
Parkinsons Beobachtungen sind zwar lange her, doch das Prinzip hat bis heute Gültigkeit. Denn die meisten von uns dürften in der Schule, Ausbildung, Universität oder auch im Beruf schon Folgendes erlebt haben: Wir sehen einer Deadline entspannt entgegen, trödeln, beschäftigen uns mit Nebensächlichkeiten, weil ja noch viel Zeit ist. Und brechen dann in Panik aus und häufen Überstunden an, wenn die Abgabe vor der Tür steht. Und das, obwohl wir die Aufgabe theoretisch vor Wochen hätten abschließen können.
Beispiel zum Parkinsonschen Gesetz
Ein anderes Beispiel, das Parkinson in seinem Essay für sein Gesetz aufführt, ist wohl mit einem Augenzwinkern zu lesen: Eine Rentnerin will eine Postkarte an ihre Nichte schreiben. Sie sucht erst eine Stunde lang die Karte, dann ihre Brille, dann die Adresse. Schließlich überlegt sie mehrere Stunden, was sie schreiben soll. Und muss dann auch noch zum Briefkasten. Ein Geschäftsmann, so Parkinson, benötige für die gleiche Aufgabe nur drei Minuten – weil er sich nur genau so viel Zeit nimmt.
Mit dem Wissen um das Parkinsonsche Gesetz das Zeitmanagement optimieren
Die Lösung, um das Parkinsonsches Gesetz zu überwinden, ist simpel. Erfordert aber ein wenig Selbstdisziplin: Planen Sie von vornherein weniger Zeit für Meetings, Projekte und andere Aufgaben ein. Sie setzen normalerweise 90 Minuten für ein Meeting an, in dem Sie die nächsten Schritte eines Projekts festlegen? Dann probieren Sie es mal mit 45 Minuten.
Die knapp bemessene Zeit sollte Sie und Ihre Mitarbeiter motivieren, schneller zum Punkt zu kommen und sich langes Rumgeplänkel zu sparen.
Planen Sie außerdem nur so viele Mitarbeiter für ein Projekt ein, wie dafür wirklich notwendig sind. Denn wie Parkinsons Beispiel der britischen Navy zeigt, halten sich zu viele Angestellte gegenseitig auf und verschaffen sich sogar mehr Arbeit. Social Loafing nennt man dieses Phänomen. Kleinere Teams können sich schneller untereinander abstimmen und sparen sich Diskussionen mit etlichen Beteiligten, die alle ihre Meinung kundtun wollen.
Um Aufgaben effizient zu erledigen, können außerdem Zeitmanagement-Methoden wie das Timeboxing und die Pomodoro-Technik helfen. Beim Timeboxing reservieren Sie sich für jede anfallende Aufgabe einen Zeitslot im Kalender, in dem Sie diese abarbeiten. Idee der Pomodoro-Technik ist es, sich einen Timer auf 25 Minuten zu stellen. In diesen 25 Minuten arbeiten Sie konzentriert und ohne Unterbrechung, erst danach gibt es eine kurze Pause.
Das Parkinson-Prinzip überwinden: Ein Beispiel
Schieben Führungskräfte oder Mitarbeiter Aufgaben wochenlang vor sich her und legen sich erst kurz vor Abgabetermin ins Zeug, kann sie das überlasten. Und dazu führen, dass sie Deadlines nicht halten können – etwa, weil unerwartete Probleme auftauchen.
Die Lösung: Chefs und Chefinnen sollten für langfristige Projekte Etappenziele einplanen. Beauftragt beispielsweise der Inhaber einer Brauerei seine Mitarbeiter, eine Werbekampagne für eine neue Biersorte zu entwickeln, könnten die Etappenziele so aussehen:
- Am 4.7. stellen die Mitarbeiter ihrem Chef drei Ideen für die Kampagne vor, sie entscheiden sich gemeinsam für eine.
- Am 13.7. präsentieren die Mitarbeiter den ersten ausgearbeiteten Entwurf.
- Bis zum 18.7. versehen die Verantwortlichen alle Teilaufgaben mit einem Datum (zum Beispiel Social-Media-Posts und Blog-Artikel, die während der Kampagne erscheinen sollen).
- 25.7.: letzte Feedbackrunde
- 1.8.: Launch der Kampagne kurz vor Start der neuen Biersorte
Mit solchen Teilschritten stellt der Brauerei-Inhaber sicher, dass seine Mitarbeiter nicht in die Falle des Parkinsonschen Gesetz tappen, wichtige Etappenziele im Blick behalten und kurz vor Launch der Kampagne ein Konzept präsentieren, dass keiner Überarbeitung mehr bedarf.
