Ablenkung am Arbeitsplatz: 3 Produktivitätskiller und was hilft

Man macht sich an die Arbeit, dann klingelt das Handy, ein Mitarbeiter klopft, eine E-Mail-Benachrichtigung poppt auf. Wie soll man sich da konzentrieren? Störungen komplett zu verhindern, ist nicht möglich, aber sie einzudämmen sehr wohl: Der Selbstführungsexperte und Bestsellerautor Michael Hyatt hat seine Tricks gegen Konzentrationsräuber im Buch „Free to Focus: A Total Productivity System to Achieve More by Doing Less“ aufgeschrieben. Wer diese Kardinalfehler vermeidet, bleibt demnach konzentriert bei der Aufgabe. Damit man am Ende des Tages auch etwas erreicht hat.

Fehler 1: Du lässt Unterbrechungen zu

„Bitte akzeptieren Sie, dass mein Posteingang nicht Ihre To-do-Liste ist“, lautete die automatische Antwort von Frank Thelen, Unternehmer und „Höhle der Löwen“-Juror, als impulse-Chefredakteurin Nicole Basel ihm einmal eine E-Mail schrieb.

Thelen antwortet nicht direkt auf E-Mails – auf manche Nachrichten antwortet er gar nicht – um sich auf Aufgaben zu konzentrieren, die seine Unternehmen voranbringen.

Viele schaffen das nicht und unterbrechen die Arbeit allzu leichtfertig. Der Drang, Nachrichten sofort zu bearbeiten, ist verständlich: Man schafft Arbeit weg und hat das gute Gefühl, etwas erledigt zu haben. Dennoch ist es für die Produktivität laut Michael Hyatt tödlich, wenn wir sofort reagieren. „Wir verwechseln Geschwindigkeit mit Wichtigkeit“, schreibt er. Wir verlieren uns im fixen Klein-Klein und die wichtigen Dinge bleiben auf der Strecke.

Gerade Messaging-Dienste würden Druck erzeugen. Konstruktiv sei das nicht: „Unsere Konzentration ist wertvoll. Jedes ‚Pling‘ und jede Benachrichtigung, durch die unser Blick von einer Aufgabe abschweift, lässt die Anliegen anderer wichtiger erscheinen als unsere eigenen“, schreibt Hyatt. Die Frage ist: Wie dringend ist das Anliegen eines anderen wirklich? Zum Beispiel: Ist es wichtig, Kollege XY sofort seine Urlaubswünsche zu genehmigen – oder reicht es, wenn du das nach deiner eigenen Arbeit tust?

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So vermeidest du Ablenkung am Arbeitsplatz durch Handy, E-Mail oder Mitarbeitende

• Erreichbarkeit begrenzen: So wie Thelen kannst du in einer automatischen E-Mail-Antwort festlegen, wie du dich den Anfragen deiner Kontakte widmest. Braucht es SMS, E-Mail und Chat – oder reicht einer der Kanäle? Verweise in dringenden Fällen auf dein Telefon oder setze eine Zeit fest, zu der du dich zurückmeldest.
• Nachrichten verzögert beantworten: „Wenn Sie nicht im Kundenservice arbeiten, wo Sie sofort reagieren müssen, sollten Sie sich nicht häufiger als zwei, drei Mal täglich mit E-Mails oder Messenger-Nachrichten beschäftigen“, schreibt Hyatt. Als Ausnahme nennt er Kolleginnen und Kollegen, die an einem wichtigen Projekt arbeiten, das sofortige Kommunikation erfordert.
• Ablenkung durch Handy oder E-Mail vermeiden, indem du Benachrichtigungen ausschaltest: Leg reflexhaftes Antworten ab, indem du elektronische Benachrichtigungen ausstellst. Frag dich: Welche Benachrichtigungen brauche ich? Muss ich E-Mails sofort wahrnehmen? Muss ich auf WhatsApp-Nachrichten reagieren? Wenn du festgelegt hast, welches Programm dich unterbrechen darf, dann wählst du die Benachrichtigungsart aus, die dich am wenigsten aus der Konzentration reißt. Das heißt: Auf dem Handy statt blinkendem Licht, Ton und Textvorschau vielleicht einen Vibrationsalarm für die wichtigsten Kontakte einstellen.
• Neue Telefonnummer festlegen: Hyatt empfiehlt eine zweite Telefonnummer, die nur die Familie und die wichtigsten Mitarbeiter bekommen. Wer die alte Nummer wählt, landet in einer Mailbox und kann dort eine Nachricht hinterlassen. Diese Nachrichten kann man sich je nach Anbieter auch an sein E-Mail-Postfach weiterleiten lassen. „Dann können Sie Ihre Anrufe wie E-Mails abarbeiten, für die Sie ja schon einige Zeitblöcke am Tag eingeplant haben.“ Die Technik aufzusetzen, mag Zeit kosten. Aber laut Hyatt zahlt es sich aus: „Wenn Sie Ihre Sofort-Kommunikation einschränken, werden Sie weniger Stress und fokussiertere Arbeit erleben, so dass Sie Ihre Konzentration auf Ihre wichtigsten Aufgaben und Projekte lenken können.“

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Fehler 2: Du lässt Ablenkung durch dich selbst zu

In der Hälfte der Fälle lenken wir uns selbst ab, schreibt Hyatt. „Wir wollen eine E-Mail schreiben, gehen zwischendurch aber auf Social Media und einen Kaffee kochen. Dann erst machen wir uns daran, die E-Mail zu beenden.“ Multitasking gibt das Gefühl, produktiv zu sein, zögert aber Aufgaben in die Länge und begünstigt Fehler.

Wieso hat sich Multitasking eingeschlichen? Es verknüpfe das Gefühl von Erholung mit Arbeit, erklärt Hyatt. Das Abdriften zu einer leichteren Tätigkeit bedeutet Belohnung – während man doch eigentlich eine Pflicht erledigt.

So minimierst du Ablenkung durch Multitasking

• „Quick Checks“ vermeiden. Schließe eine Aufgabe ab, bevor du zu einer leichteren Tätigkeit übergehst. Von Anstrengung zur Entspannung zu wechseln sei leicht, so Hyatt. Von einer einfachen zur schweren Aufgabe zu wechseln, kostet dagegen viel Energie. Nach einer Ablenkung sei es also schwer, sich erneut zu motivieren.
• Social-Media-Nutzung tracken und einschränken. Viele nutzen das Internet für die Arbeit und gleiten daher leicht auf Instagram oder Nachrichtenseiten ab. Mithilfe von Apps lassen sich ablenkende Websites und Apps blocken;

Websites und Apps, die Ablenkungen reduzieren

• RescueTime hält fest, auf welchen Seiten du Zeit vertrödelst. Die Software reguliert, wie viel Zeit du auf welcher Webseite verbringen darfst. Ist die Zeit aufgebraucht, ertönt ein Alarm. Du kannst das Tool 14 Tage lang testen, danach kostet es mindestens 6,50 Dollar pro Monat.
• Auch mit der kostenlosen Chrome-Erweiterung lässt sich einstellen, wie viel Zeit man höchstens auf einer Seite verbringen darf. Ist die Zeit aufgebraucht, blockt der Browser die entsprechende Seite für den Rest des Tages. Für den Firefox-Browser gibt es das ebenfalls kostenlose Tool Leech. Die Software FocalFilter (Windows) funktioniert wie Leech, blockiert Seiten aber unabhängig vom Browser.
• Cold Turkey Writer versetzt den Nutzenden zurück in analoge Zeiten und macht den Computer zu einer Schreibmaschine. Die kostenlose Software blockt alles, was ablenken könnte: E-Mails, Internet, Chats. Den Cold Turkey Writer gibt es für Windows und Mac. Die Basisversion ist kostenlos, die Pro-Version mit zusätzlichen Funktionen kostet einmalig 8 Dollar.
• Die App Forest verknüpft fokussiertes Arbeiten mit einem spielerischen Ansatz: Auf dem Handy pflanzt man digitale Bäume, die innerhalb von 30 Minuten vom Setzling zum Baum auswachsen – aber nur, solange man das Smartphone in Ruhe lässt. Checkt man vor Ablauf der 30 Minuten Mails oder Nachrichten, stirbt der Baum. Forest gibt es als App für Android– (kostenlos) und iOS-Handys (3,99 $) oder kostenlose als Browser-Erweiterung für Firefox und Chrome.

Fehler 3: Du nimmst Unruhe und Chaos einfach hin

Chaos auf dem Schreibtisch oder hektische Kollegen im Großraumbüro: Wenn Unruhe herrscht, fällt Aufmerksamkeit schwer, so Hyatt.

So vermeidest du Ablenkung durch Unruhe

• Ordnung schaffen. Räum weg, was ablenken könnte: Handy, Magazine, Kekspackungen. Unordnung sei ein Konzentrationsstörer, so Hyatt. Das gilt auch für den Computer-Desktop. Hyatt empfiehlt, die Ordner-Struktur leer zu halten.
• Rückzugsorte suchen. Im Büro hilft es, in einen leeren Konferenzraum oder eine ruhige Ecke im Pausenraum zu wechseln, so Hyatt. Nutze auch die Möglichkeit zum Homeoffice. Dort musst du andere Arten der Ablenkung meiden – dreckige Wäsche oder der Geschirrspüler müssen warten.