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Ordnerstruktur Schluss mit dem digitalen Ordner-Chaos im Unternehmen

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Fein säuberlich sortiert: Eine ordentliche Ordnerstruktur spart viel Zeit.

Fein säuberlich sortiert: Eine ordentliche Ordnerstruktur spart viel Zeit.© destina / Fotolia.com

Ihre Mitarbeiter verschwenden jede Woche über fünf Stunden mit der Suche nach Dokumenten. Schluss damit! Wenn Sie sich an diese Regeln halten, wissen Sie und Ihre Mitarbeiter genau, wo Sie welche Datei finden.

Gibt es auch in Ihrem Unternehmen gemeinsam genutzte Laufwerke, auf denen allein auf der obersten Ordnerebene über 100 Ordner und Dateien herumliegen? Wo man ewig sucht, bis man etwas findet? Und hoffen Sie bei manchen Mitarbeitern, dass sie nie krank werden oder in den Urlaub gehen, weil auf ihrem Rechner kein anderer durchblickt?

Eine Arbeitseffizienzstudie des Fraunhofer-Instituts hat ergeben, dass 13 Prozent der Arbeitszeit für das Suchen von Dokumenten in chaotischen Dateiverzeichnissen draufgehen. Bei einer 40-Stunden-Woche sind das fünf Stunden und zwölf Minuten – jede Woche!

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Deshalb, und weil gut zugängliches Wissen ein strategischer Erfolgsfaktor für Unternehmen ist, sollten Sie dafür sorgen, dass alle Dokumente in Ihrem Unternehmen einheitlich abgelegt werden, so dass alle Beteiligten sie finden können.

So ändern Sie die Dateiablage Ihres Unternehmens

Wenn Sie die Ablagestruktur Ihrer Firma ändern wollen, beteiligen Sie alle Abteilungen an der Entscheidung und vereinbaren Sie die Spielregeln gemeinsam. Nur dann werden sie später auch von allen eingehalten. Die Ablage-Spielregeln sollten Sie in einer separaten Datei festhalten, die idealerweise ganz oben in der Ordnerliste steht.

Die effektivste Ordnerstruktur: das Sieben-Ordner-System

Eine effektive Ordnerstruktur erfüllt drei Kriterien. Sie ist:

  • übersichtlich: Auf einer Ebene sind nur so viele Ordner, wie man auf einen Blick erfassen kann.
  • nachvollziehbar: Auch Fremde finden sich in der Ordnerstruktur intuitiv zurecht.
  • schnell: Ziel sollte sein, mit drei Klicks die gewünschte Datei zu haben.

Bewährt hat sich das Sieben-Ordner-System, das Milon Gupta im Fachmagazin für Büroorganisation Sekretaria vorstellt. Das Prinzip ist simpel: Auf jeder Hierarchieebene des Ordnerverzeichnisses gibt es maximal sieben Ordner. Jeder Hauptordner hat maximal sieben Unterverzeichnisse, und jedes dieser Unterverzeichnisse hat wiederum nicht mehr als sieben Unterordner. Warum gerade sieben? Weil der amerikanische Psychologe George A. Miller herausgefunden hat, dass wir nur maximal sieben Informationseinheiten gleichzeitig in unserem Arbeitsgedächtnis aufnehmen können. Sind es mehr, ist das Arbeitsgedächtnis überfordert und braucht Zeit, um sich zu orientieren.

Wie funktioniert das Sieben-Ordner-System?

Auf der ersten Ebene Ihres Dateiverzeichnisses gibt es höchstens sieben Ordner. Auf der Ebene darunter sind es 49 Ordner, nämlich sieben in jedem Hauptverzeichnis. Und auf Ebene drei existieren maximal 343 Ordner (49×7). Insgesamt sollten auf Ihrem PC also höchstens 399  (7+49+343) Dateiordner sein, die eindeutig benannt sind. Eine vierte Ebene ist nicht effizient, dann dauert es mehr als drei Klicks, bis man ein Dokument erreicht.

Wenn in dem ein oder anderen Verzeichnis mal acht oder neun Unterordner liegen, wird das Sieben-Ordner-System davon nicht gesprengt. Geht es dagegen in Richtung 15, dann wird es unübersichtlich. In begründeten Einzelfällen kann es allerdings sinnvoll sein, vom Sieben-Ordner-System abzuweichen – in einem Ordner „Personalakten“ ist es beispielsweise sinnvoll, wenn sich die Zahl der Ordner an der Mitarbeiterzahl orientiert: Bei bis zu 30 Mitarbeitern ist es noch sinnvoll, die Dokumente nach Mitarbeiternachnamen alphabetisch aufzulisten; sind es bis zu 300 Mitarbeiter, kann man nach Alphabet-Gruppen sieben Unterordner für je drei bis vier Buchstaben anlegen, z. B. A-D, E-H usw.

Dateien richtig sortieren

Im Team sollten Sie sich darüber verständigen, welche Ordner es auf den drei Ebenen geben soll. Dafür gibt es keine Regel. Was sinnvoll ist, ist von Unternehmen zu Unternehmen verschieden. Dokumente kann man beispielsweise nach Adressaten (Namen von Kunden oder Lieferanten) oder nach Themengebieten (Finanzen, Marketing, Personal) gruppieren. Meist ist eine Kombination beider Gruppierungsmethoden sinnvoll.

Ordner und Dateien richtig benennen

Computer sortieren Dokumente und Ordner in der Regel alphabetisch. Wenn Sie die alphabetische Sortierung umgehen und die Ordner nach Ihren Vorstellungen anordnen wollen, dann benennen Sie Ihre Ordner zusätzlich vorne mit den Zahlen 01 bis maximal 10. Häufig genutzte Ordner, die oben stehen sollen, versehen Sie also mit 01 oder 02. Die Nummerierung ist auch hilfreich, um die bestehende Ordnung beizubehalten, weil niemand mal schnell einen neuen Ordner dazwischenquetschen kann.

Bei der Dateibenennung hat sich folgende Form bewährt, damit die neuesten Dokumente immer oben stehen: JahrMonatTag_Dokumentenname (Beispiel: 20180904_Artikel-Dateiablage.doc). Das heißt, das Dokument wurde am 4. September 2018 erstellt. Gegebenenfalls können Sie am Ende noch das Mitarbeiterkürzel in den Dateinamen einfügen.

Ganz wichtig ist, für sämtliche Dateien eine einheitliche Bezeichnung zu wählen. Schreiben Sie Monate immer zweistellig und verwenden Sie immer das gleiche Trennzeichen (- oder _).

No-Gos bei der Dateiablage

Folgende Dinge sollten Sie bei der Dateiablage unbedingt vermeiden:

  • Dokumente oder Ordner auf dem Desktop ablegen. Diese Unsitte ist weit verbreitet, wenn man nicht weiß, wohin mit einer Datei, und glaubt, dass man sie auf dem Desktop am ehesten wiederfindet. Das führt aber auf Dauer zu einem chaotischen Desktop, dessen bloßer Anblick einen schon in Stress versetzt.
  • Ordner mit allgemeinen, nichtssagenden Bezeichnungen wie Sonstiges, Allgemeines, Diverses, Verschiedenes, externe Dokumente anlegen. Minimalisten packen alles in einen oder eine Handvoll allgemeiner Ordner. Die Zahl der Ordner ist dann zwar gering, aber die Zahl der Dokumente je Ordner wird irgendwann sehr groß. Sie können zwar über die Suchfunktion des Dateimanagers gefunden werden – aber nur, wenn man genau weiß, wonach man sucht.
  • Dateien doppelt ablegen. Wenn Sie eine Datei doppelt ablegen müssen, ist es sinnvoll, mit Verknüpfungen zu arbeiten, statt das Dokument tatsächlich doppelt abzulegen.
  • Mehrere Versionen eines Dokuments in einem Ordner behalten. Übersichtlicher ist es, alte Versionen in einen Archivordner auszulagern.

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3 Kommentare
  • Thomas Lindauer 27. September 2018 09:55

    Sehr geehrte Frau Schmid,

    vielen Dank für die Sensibilisierung zu dem Thema. Eine Struktur und Transparenz im Büro ist enorm wichtig.
    Als Gründer der Software Dokuneo, möchte ich ergänzend zu den vorherigen Kommentatoren hinzufügen, dass man die Themen Datenschutz, Zugriffe, intelligente Verknüpfungen, Emailverwaltung, scannen (inkl. Klassifizierung), Prozessoptimierung und Schnittstellen nicht vernachlässigen sollte. Die Zusammenarbeit untereinander und Freigabe von „Querschnittsakten“ ist ein nicht zu unterschätzender Bonus dabei.
    Ich bin der Meinung, dass man ohne ein Dokumentenmanagementsystem keine vollständige Übersicht über seine Ordner/Akten erhält.

    Viele Grüße

    Thomas Lindauer

  • Christian Seifert 24. September 2018 10:08

    Ich kann Herrn Matt nur beipflichten: Ein Dokumentenmanagementsystem ist gegenüber der Dateiablage unter Windows klar im Vorteil. Ich kann nur für das DMS der Hamburger Software sprechen, aber hier gibt es z.B. in der Digitalen Personalakte eine Versionierung von Dokumenten, die den genannten „Archivordner“ ersparen, eine definierte Verschlagwortung und Dateibezeichnung und noch dazu eine Volltextsuche innerhalb der Dokumente. Damit ist man unter´m Strich deutlich schneller und verlässlicher unterwegs.

    Viele Grüße
    Christian Seifert

  • Norbert Matt 19. September 2018 13:30

    Sehr geehrte Frau Schmid,

    Wir nutzen das DMS der DATEV seit fast 19 Jahren. Ich kann Ihnen gerne mal etwas zu den Suchzeiten von Dokumenten erzählen. So viel schon mal für den Anfang es beweg sich im Sekundenbereich.
    Viel Freud bei der Einrichtung Ihres DMS Systems

    Norbert Matt

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