Rückdelegation
So vermeiden Sie Aufgaben-Pingpong

Wer Aufgaben abgibt, verschafft sich Zeit – oder hat am Ende noch mehr zu tun, weil sie halb fertig wieder auf seinem Schreibtisch landen. So vermeiden Sie Rückdelegation.

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Hin und her, wie beim Pingpong: Spielt der Angestellte eine Aufgabe an den Chef zurück, ist das ein Fall von Rückdelegation.
© vchal / iStock / Getty Images Plus / Getty Images

Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Aufgaben zu übertragen, loszulassen und ihnen zu vertrauen, ist nicht immer einfach. Aber notwendig – denn wer alles allein erledigen will, versinkt in Kleinstaufgaben und hat keine Zeit mehr fürs Wesentliche: das Unternehmen voranzubringen.

Doch wer nicht richtig delegiert, hat letztlich mehr zu tun als vorher und eine Menge Stress noch dazu. Das passiert zum Beispiel, wenn ein Teammitglied eine Präsentation vor einem Kunden vorbereiten soll, am Tag vor dem Termin aber in Ihrem Büro auftaucht und um Hilfe bittet, weil noch Fragen offen sind. Und Sie die Präsentation doch am besten selbst vervollständigen sollen. Monkey Management heißt dieses Phänomen in den USA.

Passiert das nur einmal, mag das nicht weiter schlimm sein. Häufen sich die rückdelegierten Aufgaben, finden sich Unternehmerinnen und Unternehmer irgendwann in einem Teufelskreis wieder: Denn die Angestellte wissen, dass die Führungskraft ihnen bei Aufgaben hilft, die sie eigentlich allein erledigen sollten. „Zum richtigen Arbeiten an wichtigen Führungsaufgaben kommen Sie dann nicht mehr“, schreibt Führungscoach Bernd Geropp in seinem Blog.

Die gute Nachricht: Rückdelegation lässt sich verhindern – wenn man die Gründe dafür kennt und lernt, richtig zu delegieren.

Gründe für Rückdelegation

Es kann viele Ursachen dafür geben, dass ein Teammitglied mit einer Aufgabe nicht zurechtkommt und denjenigen um Hilfe bittet, der ihm die Aufgabe übertragen hat: Möglicherweise kann er schlecht Nein sagen, hat sich zu viele Aufgaben aufgehalst oder steckt nicht tief genug im Thema. Vielleicht ist er mit der Aufgabe überfordert oder will keine Verantwortung übernehmen.

Manchmal liegt das Problem aber nicht bei den Angestellten, sondern beim Chef oder der Chefin: etwa wenn die delegierten Aufgaben zu komplex waren oder nicht richtig erklärt wurden. Manche Vorgesetzten holen sich Aufgaben selbst zurück, sobald sie merken, dass ein Teammitglied sich schwertut – sie wollen helfen. Oder aber die Führungskraft denkt, sie könne die Aufgabe sowieso besser selbst erledigen, greift ein und kontrolliert.

So vermeiden Sie Rückdelegation

Die Situation ist vergleichbar mit einem Fußballspiel: Sie sind der Trainer, Ihre Angestellten die Mannschaft. Ein Trainer muss seine Spieler coachen und motivieren. Ins Spiel können Trainer aber nicht eingreifen: Abwehren und Tore schießen müssen die Spieler allein.

Dafür muss der Trainer seine Mannschaft anleiten, also Aufgaben richtig delegieren. Das heißt: trainieren, in Sachen Taktik schulen, Spielzüge besprechen. Oder um das Spielfeld wieder zu verlassen: mit dem Mitarbeiter besprechen, welche Aufgabe er bis wann erledigen soll, genau erklären, was man erwartet, und den Mitarbeiter fragen, ob er verstanden hat, was er zu tun hat. Führungskräfte (und Trainer) müssen auch Fehler ertragen können, aus denen der Angestellte lernen.

Aufgaben nicht selbst erledigen, aber auch nicht abblocken

Und wenn ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin trotzdem nicht zurechtkommt? Bei vermeintlich kleinen Aufgaben kann es verlockend sein, sie einfach selbst zu erledigen – das kostet möglicherweise sogar weniger Zeit, als genau zu erklären, was zu tun ist. So vorzugehen setzt aber ein falsches Signal, schließlich soll Ihr Team eigenständig arbeiten. Und wer seinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern alle Entscheidungen abnimmt, kann nicht erwarten, dass sie Probleme selbstständig lösen.

Ebenfalls wenig hilfreich: das Teammitglied abblocken, wenn es um Hilfe bittet, sagt Führungscoach Geropp. Das kann zu Frust führen, schließlich erwarten Angestellte, dass ihre Führungskraft sie unterstützt.

Einen Gesprächstermin vereinbaren

Stattdessen sollten Sie das Problem in Ruhe besprechen. Am besten vereinbaren Sie einen kurzen Termin. Selbst wenn Sie sofort Zeit hätten, sollte der Termin nicht gleich stattfinden, empfiehlt Marketing- und Psychologieprofessor Art Markman, sondern etwas später am selben Tag oder am nächsten Tag. So hat Ihr Teammitglied Zeit, noch einmal über die Aufgabe nachzudenken und mit Kolleginnen und Kollegen darüber zu sprechen – und findet die Lösung für sein Problem möglicherweise selbst. Wer Angestellte auf ein späteres Gespräch vertröstet, bringt ihnen laut Markman langfristig bei, selbst nach einer Lösung zu suchen, bevor sie zur Führungskraft gehen.

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Kann jemand seine Aufgabe trotzdem nicht erledigen, sollten Sie in Ruhe darüber sprechen, wo das Problem liegt. Die Verantwortung für das To-do sollte aber bei der jeweiligen Person bleiben.

Zu Selbstständigkeit erziehen

Führungscoach Bernd Geropp schreibt in seinem Blog, dass Chefs und Chefinnen die Lösung für ein Problem nicht selbst vorgeben sollten. Denn so machen Sie ihr Team abhängig und erziehen dazu, mit jedem Problem zu Ihnen zu rennen, anstatt selbst eine Lösung zu finden. Laut Geropp sollten Führungskräfte daher wenig erklären, sondern vor allem Fragen stellen.

Die Fragen können laut Geropp etwa so lauten:

  • Was würden Sie unternehmen, wenn ich nicht da wäre?
  • Was haben Sie schon getan, um das Problem zu lösen?
  • Welche Ideen haben Sie dafür?
  • Welche Informationen oder Entscheidungen brauchen Sie von mir?

„Mit dieser Art von Fragen coachen Sie“, schreibt Geropp. So lernen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, das Problem selbst zu lösen und in Zukunft selbstständiger zu arbeiten.

Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Aufgaben zu übertragen, loszulassen und ihnen zu vertrauen, ist nicht immer einfach. Aber notwendig – denn wer alles allein erledigen will, versinkt in Kleinstaufgaben und hat keine Zeit mehr fürs Wesentliche: das Unternehmen voranzubringen. Doch wer nicht richtig delegiert, hat letztlich mehr zu tun als vorher und eine Menge Stress noch dazu. Das passiert zum Beispiel, wenn ein Teammitglied eine Präsentation vor einem Kunden vorbereiten soll, am Tag vor dem Termin aber in Ihrem Büro auftaucht und um Hilfe bittet, weil noch Fragen offen sind. Und Sie die Präsentation doch am besten selbst vervollständigen sollen. Monkey Management heißt dieses Phänomen in den USA. Passiert das nur einmal, mag das nicht weiter schlimm sein. Häufen sich die rückdelegierten Aufgaben, finden sich Unternehmerinnen und Unternehmer irgendwann in einem Teufelskreis wieder: Denn die Angestellte wissen, dass die Führungskraft ihnen bei Aufgaben hilft, die sie eigentlich allein erledigen sollten. "Zum richtigen Arbeiten an wichtigen Führungsaufgaben kommen Sie dann nicht mehr", schreibt Führungscoach Bernd Geropp in seinem Blog. Die gute Nachricht: Rückdelegation lässt sich verhindern – wenn man die Gründe dafür kennt und lernt, richtig zu delegieren. Gründe für Rückdelegation Es kann viele Ursachen dafür geben, dass ein Teammitglied mit einer Aufgabe nicht zurechtkommt und denjenigen um Hilfe bittet, der ihm die Aufgabe übertragen hat: Möglicherweise kann er schlecht Nein sagen, hat sich zu viele Aufgaben aufgehalst oder steckt nicht tief genug im Thema. Vielleicht ist er mit der Aufgabe überfordert oder will keine Verantwortung übernehmen. Manchmal liegt das Problem aber nicht bei den Angestellten, sondern beim Chef oder der Chefin: etwa wenn die delegierten Aufgaben zu komplex waren oder nicht richtig erklärt wurden. Manche Vorgesetzten holen sich Aufgaben selbst zurück, sobald sie merken, dass ein Teammitglied sich schwertut - sie wollen helfen. Oder aber die Führungskraft denkt, sie könne die Aufgabe sowieso besser selbst erledigen, greift ein und kontrolliert. So vermeiden Sie Rückdelegation Die Situation ist vergleichbar mit einem Fußballspiel: Sie sind der Trainer, Ihre Angestellten die Mannschaft. Ein Trainer muss seine Spieler coachen und motivieren. Ins Spiel können Trainer aber nicht eingreifen: Abwehren und Tore schießen müssen die Spieler allein. Dafür muss der Trainer seine Mannschaft anleiten, also Aufgaben richtig delegieren. Das heißt: trainieren, in Sachen Taktik schulen, Spielzüge besprechen. Oder um das Spielfeld wieder zu verlassen: mit dem Mitarbeiter besprechen, welche Aufgabe er bis wann erledigen soll, genau erklären, was man erwartet, und den Mitarbeiter fragen, ob er verstanden hat, was er zu tun hat. Führungskräfte (und Trainer) müssen auch Fehler ertragen können, aus denen der Angestellte lernen. Aufgaben nicht selbst erledigen, aber auch nicht abblocken Und wenn ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin trotzdem nicht zurechtkommt? Bei vermeintlich kleinen Aufgaben kann es verlockend sein, sie einfach selbst zu erledigen – das kostet möglicherweise sogar weniger Zeit, als genau zu erklären, was zu tun ist. So vorzugehen setzt aber ein falsches Signal, schließlich soll Ihr Team eigenständig arbeiten. Und wer seinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern alle Entscheidungen abnimmt, kann nicht erwarten, dass sie Probleme selbstständig lösen. Ebenfalls wenig hilfreich: das Teammitglied abblocken, wenn es um Hilfe bittet, sagt Führungscoach Geropp. Das kann zu Frust führen, schließlich erwarten Angestellte, dass ihre Führungskraft sie unterstützt. Einen Gesprächstermin vereinbaren Stattdessen sollten Sie das Problem in Ruhe besprechen. Am besten vereinbaren Sie einen kurzen Termin. Selbst wenn Sie sofort Zeit hätten, sollte der Termin nicht gleich stattfinden, empfiehlt Marketing- und Psychologieprofessor Art Markman, sondern etwas später am selben Tag oder am nächsten Tag. So hat Ihr Teammitglied Zeit, noch einmal über die Aufgabe nachzudenken und mit Kolleginnen und Kollegen darüber zu sprechen - und findet die Lösung für sein Problem möglicherweise selbst. Wer Angestellte auf ein späteres Gespräch vertröstet, bringt ihnen laut Markman langfristig bei, selbst nach einer Lösung zu suchen, bevor sie zur Führungskraft gehen. Kann jemand seine Aufgabe trotzdem nicht erledigen, sollten Sie in Ruhe darüber sprechen, wo das Problem liegt. Die Verantwortung für das To-do sollte aber bei der jeweiligen Person bleiben. Zu Selbstständigkeit erziehen Führungscoach Bernd Geropp schreibt in seinem Blog, dass Chefs und Chefinnen die Lösung für ein Problem nicht selbst vorgeben sollten. Denn so machen Sie ihr Team abhängig und erziehen dazu, mit jedem Problem zu Ihnen zu rennen, anstatt selbst eine Lösung zu finden. Laut Geropp sollten Führungskräfte daher wenig erklären, sondern vor allem Fragen stellen. Die Fragen können laut Geropp etwa so lauten: Was würden Sie unternehmen, wenn ich nicht da wäre? Was haben Sie schon getan, um das Problem zu lösen? Welche Ideen haben Sie dafür? Welche Informationen oder Entscheidungen brauchen Sie von mir? "Mit dieser Art von Fragen coachen Sie", schreibt Geropp. So lernen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, das Problem selbst zu lösen und in Zukunft selbstständiger zu arbeiten.
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