Getting Things Done: Produktiver in 5 Schritten

Die Präsentation vorbereiten, Mitarbeitergespräche führen, eine Unterkunft für den Urlaub buchen – und war da nicht noch irgendein Meeting? Bei all den beruflichen und privaten To-dos ist es kein Wunder, wenn wir gelegentlich Aufgaben vergessen. Oder auch nachts stundenlang wachliegen, weil wir über anstehende Projekte nachdenken. Was ist die „Getting Things Done“-Methode? Hier setzt Getting Things Done (kurz: GTD) an, eine Selbstmanagement-Methode des US-Management-Beraters David Allen: Wer GTD anwendet, notiert Aufgaben nach einem bestimmten System. Das garantiert, dass man stets den Überblick darüber behält, was wann ansteht, und kein To-do vergisst. „Bei ‚Getting Things Done‘ geht es darum, alles aus dem Kopf zu bekommen, was unsere Aufmerksamkeit beansprucht. Es quasi vor die Tür unseres Gedächtnisses zu legen, wo wir es finden, wenn wir es wirklich brauchen“, sagt Selbstmanagement-Coach Sabri Eryiğit. „Ziel ist es, Raum für die Dinge zu bekommen, die wirklich wichtig sind. Beruflich wie privat.“ So schafft GTD einen klaren Kopf, macht produktiver und sorgt dafür, dass Unternehmer besser abschalten können. Wie funktioniert Getting Things Done? 1. Schritt: Sammeln Neue E-Mails, Nachrichten auf dem Handy, Mitarbeiter schieben einem Aufgaben zu, To-dos warten in diversen Notizbüchern, auf Post-its oder in elektronischen Listen: Unternehmer erhalten über verschiedenste Wege ständig neue Aufgaben. Da kann es schon mal passieren, dass ihnen einzelne Termine durchrutschen, etwa weil sie in einem Notizbuch stehen, das unter einem Stapel Zeitschriften begraben liegt. Damit das gar nicht erst passiert, sollten Sie im ersten GTD-Schritt alles, was an Informationen reinkommt, an möglichst wenigen Orten sammeln – idealerweise an einem einzigen. Das kann ein Eingangskorb mit losen Zetteln auf dem Schreibtisch sein, ein Notizbuch, eine App auf dem Handy oder Computer. Wichtig: „Sammeln heißt noch nicht, dass wir eine To-do-Liste erstellen. Wir sammeln erstmal alles, auch wenn wir noch nicht wissen, was wirklich wichtig ist“, sagt Eryiğit. Ob etwa aus einer Mail auch eine Aufgabe folgt, prüfe man erst im nächsten Schritt. Tipp: Um nichts zu übersehen, empfiehlt der Coach, sich alle 24 bis 36 Stunden hinzusetzen und aufzuschreiben, was einem an Aufgaben durch den Kopf geht. Sei es die Steuerklärung, ein Mitarbeitergespräch oder Weihnachtsgeschenke. Dieser sogenannte Mindsweep entlaste. [zur-person] 2. Schritt: Verarbeiten Anschließend schauen Sie alles an, was Sie in den Eingangskörben gesammelt haben, und entscheiden, was zu einer Aufgabe wird und was nicht. Eryiğit: „Beim Verarbeiten müssen Sie den Mut haben, Nein zu Dingen zu sagen.“ Der Experte unterscheidet zwischen Aufgaben und Projekten: Jede größere Aufgabe, die mehrere Schritte erfordert, sei ein Projekt. Das kann beispielsweise eine überarbeitete Website sein oder auch ein Sommerurlaub, für den Sie ein Reiseziel auswählen, Unterkünfte und Zug buchen müssen. Eryiğit empfiehlt, Projekte in einer separaten Liste festzuhalten. Tipp: Damit Sie Ihr GTD-System nicht mit zu vielen kleinen Aufgaben überfluten, sollten Sie Aufgaben, die weniger als zwei Minuten in Anspruch nehmen, direkt erledigen. 3. Schritt: Organisieren Sie haben alle Aufgaben und Projekte aufgeschrieben? Dann ordnen Sie sie jetzt in ein geeignetes System, etwa in einen Kalender oder in eine App. „Schauen Sie, welcher Ort dafür geeignet ist, die To-dos nur dann zu sehen, wenn Sie sie brauchen“, sagt Eryiğit. Denn wer seine Aufgabenliste ständig offen vor sich liegen hat, hat sie auch immer im Kopf - und verhindert so, dass er sich fokussieren oder auch abschalten kann. Um den Überblick zu behalten, rät Eryiğit, Aufgabenlisten für verschiedene Kategorien anzulegen: Etwa eine fürs Büro, eine für zu Hause, eine für reine PC-Aufgaben, eine für Telefonate. Der Coach: „Schauen Sie immer nur die Listen an, die Sie auch gerade bearbeiten können. Alles andere stresst nur. Wenn etwa jemand im Zug sitzt und seine Telefonliste anschaut, entlastet das nicht.“ Mehr Tipps für eine übersichtliche To-do-Liste: 1-Minute-To-do-List: So machen Sie Schluss mit Aufgaben-Wirrwarr 4. Schritt: Reflektieren Damit keine Aufgabe in Vergessenheit gerät, empfiehlt Eryiğit, sein System einmal am Tag durchzuschauen und sich einmal pro Woche eine bis eineinhalb Stunden Zeit für eine gründliche Wochendurchsicht zu nehmen. „Sie gehen dann ins Reflektieren, aber nicht ins Erledigen. Sie prüfen, ob Ihre Aufgaben noch die richtigen sind, überlegen, warum Sie etwas noch nicht erledigt haben, ob Sie einzelne Dinge aufgeben möchten“, sagt der Coach. 5. Schritt: Erledigen Jetzt geht es ans Machen: Erledigen Sie Ihre Aufgaben – aber nur die, die gerade in den Kontext passen. Wer am Computer im Büro sitzt, sollte also nicht die Urlaubsbuchung für die Familie einschieben. Welche Schwierigkeiten treten typischerweise auf? Getting Things Done ist recht aufwendig, dementsprechend treten besonders bei Neulingen typische Schwierigkeiten auf: Sie sammeln an zu vielen Orten: Ticketingtools, Nachrichten im Firmenchat, verschiedene E-Mail-Adressen – oft scheitern Unternehmer an zu vielen Orten, über die Aufgaben reinkommen. Diese zu reduzieren, sei enorm wichtig, sagt Eryiğit. So könne man sich selbst zur Regel setzen, keine Aufgaben auf Zuruf anzunehmen, sondern Kollegen zu bitten, sich kurz per Mail zu melden. Sie nutzen GTD zu selten: „Wer nicht regelmäßig schaut, was alles an Aufgaben reinkommt, und sie bearbeitet, hat irgendwann so einen hohen Berg, dass er nicht mehr hinterherkommt“, warnt der Coach. Sie planen zu große Schritte: Unternehmer müssen ihre Aufgaben möglichst präzise formulieren. Wer etwa eine Sommerparty für sein Team organisieren möchte und also To-do „Sommerparty organisieren“ aufschreibt, ist wahrscheinlich überfordert. Besser seien kleinteilige Schritte. Eryiğits Tipp: „Formulieren Sie Ihre nächsten Schritte genauso, als würden Sie diese Aufgabe an jemand anderes delegieren.“ Er rät außerdem, jede Aufgabe mit einem Verb zu versehen. Denn wer nur „Mail Meier“ aufschreibt, weiß zwei Tage später womöglich nicht mehr, was er damit gemeint hat. Besser: „Meiers E-Mail lesen und beantworten.“ Sie überorganisieren: Wen rufe ich an, wenn ich Frau Schmidt nicht erreiche? Was sind Option B und C? Eryiğits Erfahrung nach neigen einige Menschen dazu, sich zu viele Gedanken zu machen. Sie schmieden Pläne, wen sie kontaktieren, falls sie ihren Wunsch-Ansprechpartner nicht erreichen können – dabei haben sie noch gar nicht versucht, diesen anzurufen. Ein weiterer Klassiker: Unternehmer übertreiben es beim Organisieren ihres Posteingangs und haben 15 verschiedene Ordner für Mails. Und verlieren so den Überblick. Sie sind überfordert: Ein häufiger Kritikpunkt an GTD ist, dass das System recht aufwendig ist. Was beim Einstieg hilft: Laut Eryiğit sollte man sich klarmachen, dass fast jeder unbewusst täglich Teile von GTD bereits anwendet. Etwa, indem er oder sie To-do-Listen schreibt oder gelegentlich reflektiert, ob bestimmte Aufgaben wirklich sinnvoll sind. Um den Einstieg zu erleichtern, empfiehlt Eryiğit, abends die Aufgaben für den nächsten Tag aufzuschreiben. „Dann schauen Sie, was am nächsten Morgen die tollste Aufgabe ist, mit der Sie in den Tag starten. Das gibt Ihnen das gute Gefühl, schon etwas geschafft zu haben.“ [mehr-zum-thema] Für wen ist GTD geeignet? Grundsätzlich sei GTD für jeden Menschen geeignet, sagt Eryiğit. Zu seinen Kunden zählen Handwerker, Autoren, Sportler, Möbelrestauratoren oder Bundestagsabgeordnete. Sie melden ihm zurück, dass sie dank GTD besser darin geworden sind, Nein zu sagen, ihre Grenzen schneller erkennen, entspannter sind und besser schlafen können. Als Allheilmittel für jeden unorganisierten Menschen sieht der Coach GTD trotzdem nicht: Wichtig sei vielmehr, dass jeder für sich die Methoden findet, die zum ihm passen. Letztlich sei es mit GTD wie mit vielen anderen Selbstmanagement-Methoden: Alle bieten eigene Vorteile, jeder muss für sich testen, welche Selbstmanagement-Methode ihm liegt. GTD könne man beispielsweise auch mit Methoden wie Pomodoro oder mit dem Pareto-Prinzip verknüpfen. Lesen Sie auch: Eisenhower-Prinzip: So finden Zeit für das, was wirklich wichtig ist