Der eine notiert Aufgaben auf Papier – und steckt nach wenigen Tagen im Zettel-Chaos. Der andere schreibt To-dos nacheinander in ein Word-Dokument oder eine App, um bald an der scheinbaren Endlosigkeit der Liste zu verzweifeln. Und ein Dritter trägt Aufgaben in seinen Kalender ein, bis das ewige Suchen nach dem Wichtigen nur noch nervt. Klare Sache: Kaum etwas klingt in der Theorie so einfach und ist in der Realität so schwierig wie eine To-do-Liste ordentlich zu führen.
Für dieses Problem hat der US-amerikanische Zeitmanagement-Experte Michael Linenberger eine einfache Lösung entwickelt, die seit einigen Jahren immer mehr Anhänger findet: die 1-Minute-To-do-List. Wie diese Methode funktioniert, erklärt er auf seinem Blog und inzwischen auch in einem kostenlosen E-Book. So kommen Sie damit in vier Schritten zur idealen Aufgabenliste:
Schritt 1: Kategorien einrichten
Laut Linenberger eignen sich für die 1-Minute-To-do-List alle Medien gleichermaßen gut, ob Papier, Word-Dokument, Mailprogamm mit Aufgaben-Management-Funktion – oder Online-Tool zur Aufgabenverwaltung. Einzige Voraussetzung: Es muss die Möglichkeit bestehen, Aufgaben drei Kategorien zuzuordnen. Und: Wer gern auf Papier schreibt, sollte Zettel und Post-its durch eine Kladde ersetzen, so geht nichts verloren.
Linenberger rät, die Dringlichkeit Ihrer Aufgaben in drei Spalten oder Labels zu beschreiben. Die erste nennen Sie „Heute wichtig“ die zweite „Bald wichtig“ und die dritte „Irgendwann wichtig“.
Schritt 2: Aufgaben einsortieren
In einem zweiten Schritt gilt es, die Aufgaben entsprechend zu priorisieren. Der ersten Kategorie „Heute wichtig“ ordnen Sie all jene zu, die Sie wirklich heute erledigen müssen. In die zweite Kategorie „Bald wichtig“ gehört laut Linenberger alles, was minimal Zeit hat, Sie aber gern in spätestens zehn Tagen vom Tisch haben wollen. Und das dritte Label „Irgendwann wichtig“ versammelt Aufgaben, die noch länger Zeit haben.
Schritt 3: Aufgaben rausschmeißen
Das Problem bei vielen To-do-Listen: Die meisten von uns schreiben einfach hintereinanderweg wahllos alles auf. Um die Liste unter Kontrolle zu halten, sollten Sie Linenberger zufolge versuchen, in der ersten Kategorie nicht mehr als fünf Aufgaben stehen zu haben – und maximal zwanzig in der zweiten. Die dritte Kategorie mit den nicht zeitkritischen Aufgaben unterliegt dagegen keiner Beschränkung.
Schritt 4: Aufgaben überprüfen
Gewöhnen Sie sich an, regelmäßig zu checken, ob die Aufgaben richtig einsortiert sind – und, falls nicht, diese zu verschieben. Dabei empfiehlt Linenberger folgende Intervalle: Die erste Kategorie der heute zu erledigenden Aufgaben sollten Sie stündlich überprüfen, die zweite mindestens einmal pro Tag, die letzte einmal pro Woche.
Zudem sollten Sie diese Routine dafür nutzen, konsequent alles durchzustreichen oder zu löschen, was Sie erledigt haben.
Was der Realitätscheck der Redaktion ergeben hat
Die Methode der 1-Minute-To-do-List ist einfach und funktioniert – auch wenn das Einrichten digitaler Listen eher 15 Minuten erfordert statt nur eine. Ist das erledigt, dauert das regelmäßige Pflegen und Checken indes wirklich nur 60 Sekunden, weil die Zahl der notierten Aufgaben pro Liste beschränkt ist.
Letzteres hat einen positiven Nebeneffekt: Die Beschränkung hilft, sich zu disziplinieren und wirklich nur das als To-do aufzunehmen, was den Titel „Aufgabe“ verdient. Nur vermeintlich Wichtiges wie „Geschenk für Geschäftspartner XY kaufen“ oder „Steuerordner auf Vordermann bringen“ landet zuverlässig in der dritten Kategorie. Die Liste macht auch sichtbar, welche Aufgaben sich delegieren lassen (wie das leicht gelingt, zeigt der Artikel „Delegieren: 10 Tipps, wie Sie Aufgaben erfolgreich abgeben“).
Sie haben trotz allem keine Lust, Ihre Aufgabenverwaltung anzupassen? Dann hilft Ihnen vielleicht die Not-to-do-Liste, die Warren Buffet empfiehlt.
