Freie Budgets
Diese Vorteile hat es, wenn Mitarbeitende frei über Firmengeld entscheiden können

Ob für Fortbildungen, Teamevents oder Büromaterial: Wer für seine Mitarbeitenden freie Budgets einführt, kann Kosten sparen und das Vertrauen fördern. Drei Firmen zeigen, wie es geht.

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eigenverantwortliche Planung
© Javier Zayas Photography / Moment / GettyImages

Anfangs waren einige skeptisch, als Jan Protoschill und Kerstin Otto die Neuigkeit Mitte 2022 in ihrem IT-Beratungsunternehmen Convanced in Hannover verkündeten: Ab jetzt dürfen alle neun Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter selbst entscheiden, welche und wie viele Fortbildungen sie machen. Sie brauchen nichts von ihrer Chefin oder ihrem Chef genehmigen lassen. Es gibt keine Obergrenze. Lediglich im Intranet steht eine Liste mit Fortbildungsangeboten, die sie einfach buchen können.

Mit der Entscheidung wollen Kerstin Otto und Jan Protoschill zwei Probleme lösen: Zum einen braucht die Firma kompetente Teammitglieder, um Kunden optimal beraten zu können. „Wir sind eine IT-Beratung für Banken und Finanzdienstleister. Das Wissen unserer Mitarbeiter ist für uns eine der wichtigsten Wettbewerbsvorteile“, sagt Jan Protoschill. Deshalb soll sich das Team laufend weiterbilden. Zum anderen können er und seine Geschäftspartnerin nicht überblicken, wer welche Fortbildungen benötigt. Die Angestellten sollen selbst entscheiden, wie sie ihr Wissen aufstocken und ihre Fähigkeiten erweitern.

Ob für Fortbildungen, Büromaterial oder Teamevents – es bringt Vorteile mit sich, wenn Mitarbeitende frei über Budgets verfügen und mitbestimmen können, für welche Dinge in der Firma Geld ausgegeben wird. Es kann das Verantwortungsbewusstsein sowie eine Kultur des Vertrauens fördern. Zudem hilft es, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren. Doch einfach umsetzen lässt sich die Idee der frei verfügbaren Budgets nicht.

Drei Beispiele, was bei der Einführung zu beachten ist und welche Regeln es braucht, damit Teammitglieder im Sinne der Firma handeln.

Fall 1: Freie Auswahl bei Fortbildungen

Die erste Frage, die sich vermutlich jeder stellt: Geraten nicht die Kosten außer Kontrolle, wenn Mitarbeitende ohne Rücksprache mit Vorgesetzten Geld ausgeben können?

Auch Kerstin Otto, Mitgeschäftsführerin von Convanced, befürchtete, dass die Ausgaben für Fortbildungen durch die Decke gehen könnten. Darum gab es lange Diskussionen mit ihrem Geschäftspartner Jan Protoschill, als er die Idee von einem Seminar mitbrachte.

Er fragte sich: Was bringt es, Fortbildungen zu verordnen, die die Angestellten nur auf ihrer To-do-Liste abhaken? Der Chef ist überzeugt, dass Teammitglieder offener für Bildungsangebote sind, wenn sie freiwillig und selbst gewählt sind. Kerstin Otto wollte lieber das Fortbildungsbudget deckeln, ließ sich letztendlich überzeugen, keine Vorgaben zu machen: „Ich habe eingesehen, dass unsere Mitarbeiter einen besseren Blick darauf haben, welche Fortbildungen sie brauchen“, erklärt sie. Die Fachkräfte können selbst Schulungen buchen oder die Kollegin im Backoffice bitten, dies für sie zu tun. Die Rechnung wird auf die Firma ausgestellt. Die Befürchtung der Chefin, dass übermäßig viel Geld ausgegeben wird, bewahrheitete sich nicht. Stattdessen trat zunächst das Gegenteil ein: „Ein Großteil hatte erst mal Hemmungen, das zu nutzen“, erzählt Kerstin Otto.


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Anfangs waren einige skeptisch, als Jan Protoschill und Kerstin Otto die Neuigkeit Mitte 2022 in ihrem IT-Beratungsunternehmen Convanced in Hannover verkündeten: Ab jetzt dürfen alle neun Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter selbst entscheiden, welche und wie viele Fortbildungen sie machen. Sie brauchen nichts von ihrer Chefin oder ihrem Chef genehmigen lassen. Es gibt keine Obergrenze. Lediglich im Intranet steht eine Liste mit Fortbildungsangeboten, die sie einfach buchen können. Mit der Entscheidung wollen Kerstin Otto und Jan Protoschill zwei Probleme lösen: Zum einen braucht die Firma kompetente Teammitglieder, um Kunden optimal beraten zu können. „Wir sind eine IT-Beratung für Banken und Finanzdienstleister. Das Wissen unserer Mitarbeiter ist für uns eine der wichtigsten Wettbewerbsvorteile“, sagt Jan Protoschill. Deshalb soll sich das Team laufend weiterbilden. Zum anderen können er und seine Geschäftspartnerin nicht überblicken, wer welche Fortbildungen benötigt. Die Angestellten sollen selbst entscheiden, wie sie ihr Wissen aufstocken und ihre Fähigkeiten erweitern. Ob für Fortbildungen, Büromaterial oder Teamevents – es bringt Vorteile mit sich, wenn Mitarbeitende frei über Budgets verfügen und mitbestimmen können, für welche Dinge in der Firma Geld ausgegeben wird. Es kann das Verantwortungsbewusstsein sowie eine Kultur des Vertrauens fördern. Zudem hilft es, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren. Doch einfach umsetzen lässt sich die Idee der frei verfügbaren Budgets nicht. Drei Beispiele, was bei der Einführung zu beachten ist und welche Regeln es braucht, damit Teammitglieder im Sinne der Firma handeln. Fall 1: Freie Auswahl bei Fortbildungen Die erste Frage, die sich vermutlich jeder stellt: Geraten nicht die Kosten außer Kontrolle, wenn Mitarbeitende ohne Rücksprache mit Vorgesetzten Geld ausgeben können? Auch Kerstin Otto, Mitgeschäftsführerin von Convanced, befürchtete, dass die Ausgaben für Fortbildungen durch die Decke gehen könnten. Darum gab es lange Diskussionen mit ihrem Geschäftspartner Jan Protoschill, als er die Idee von einem Seminar mitbrachte. Er fragte sich: Was bringt es, Fortbildungen zu verordnen, die die Angestellten nur auf ihrer To-do-Liste abhaken? Der Chef ist überzeugt, dass Teammitglieder offener für Bildungsangebote sind, wenn sie freiwillig und selbst gewählt sind. Kerstin Otto wollte lieber das Fortbildungsbudget deckeln, ließ sich letztendlich überzeugen, keine Vorgaben zu machen: „Ich habe eingesehen, dass unsere Mitarbeiter einen besseren Blick darauf haben, welche Fortbildungen sie brauchen“, erklärt sie. Die Fachkräfte können selbst Schulungen buchen oder die Kollegin im Backoffice bitten, dies für sie zu tun. Die Rechnung wird auf die Firma ausgestellt. Die Befürchtung der Chefin, dass übermäßig viel Geld ausgegeben wird, bewahrheitete sich nicht. Stattdessen trat zunächst das Gegenteil ein: „Ein Großteil hatte erst mal Hemmungen, das zu nutzen“, erzählt Kerstin Otto. .paywall-shader { position: relative; top: -250px; height: 250px; background: linear-gradient(to bottom, rgba(255, 255, 255, 0) 0%, rgba(255, 255, 255, 1) 90%); margin: 0 0 -250px 0; padding: 0; border: none; } Sie möchten weiterlesen? Anmelden impulse-Mitglieder können nach dem Anmelden auf alle -Inhalte zugreifen. Jetzt anmelden impulse-Mitglied werden impulse-Magazin alle -Inhalte digitales Unternehmer-Forum exklusive Mitglieder-Events und vieles mehr … Jetzt Mitglied werden
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