E-Mail-Knigge Die 6 Todsünden beim E-Mail-Schreiben

Nicht immer erwartet Sie eine freundliche Nachricht, wenn Sie ihr E-Mail Postfach öffnen. Manchmal muss sich ein Unternehmer auch mit  unhöflichen E-Mails beschäftigen.

Nicht immer erwartet Sie eine freundliche Nachricht, wenn Sie ihr E-Mail Postfach öffnen. Manchmal muss sich ein Unternehmer auch mit unhöflichen E-Mails beschäftigen.© arborpulchra / Fotolia.com

Warum "Danke im Voraus" in einer E-Mail passiv-aggressiv rüberkommen kann und in welche Fettnäpfchen Sie bei der digitalen Kommunikation noch tappen können: Der E-Mail-Knigge hilft, Ärger zu vermeiden.

Es gibt viele gute Gründe, mit Geschäftspartnern, Kunden oder Mitarbeitern per E-Mail zu kommunizieren: Der Empfänger wird nicht bei der Arbeit unterbrochen, keiner muss sich unleserliche Notizen machen und alle Beteiligten können hinterher Satz für Satz nachlesen, was vereinbart wurde. Rund 112,5 Milliarden Geschäftsmails pro Tag wurden laut einer Schätzung der Radicati Goup 2015 verschickt und empfangen – und jährlich soll diese Zahl um drei Prozent steigen.

Über wie viele dieser E-Mails sich die Empfänger geärgert haben? Das ist statistisch nicht erfasst. Doch wahrscheinlich hat sie jeder schon einmal bekommen: eine unhöfliche E-Mail – sei es von einem gestressten Geschäftspartner oder einem urlaubsreifen Mitarbeiter. Doch wie sollten Sie auf eine solche Nachricht reagieren? Und wie vermeiden Sie es, Ihr Gegenüber mit einer E-Mail gegen sich aufzubringen?

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1. Rechtschreib- und Grammatikfehler machen

Als Erstes sollten Sie sich klar machen, wie Sie selbst in der elektronischen Nachricht wirken wollen. Gerade auf dem Smartphone werden E-Mails oft „mal eben schnell“ verfasst, der höfliche Umgangston bleibt dabei leicht auf der Strecke.  Viele peinliche Tippfehler und Grammatikschnitzer lassen sich verhindern, wenn man sich für seine E-Mails ein wenig mehr Zeit nimmt und die Nachrichten vor dem Abschicken noch einmal durchliest. Schließlich ist der geschäftliche E-Mail-Verkehr kein Whatsapp-Chat!

2. Abkürzungen nutzen

Nicht jeder kennt die Bedeutung von Abkürzungen wie „FYI“ (for your information), „z.K.“ (zur Kenntnis) oder „fyeo“ (for your eyes only). Ganz klar: Es ist Faulheit und schlichtweg unhöflich, die Wörter nicht auszuschreiben und vorauszusetzen, dass der Empfänger die Kürzel kennt. Er könnte beim Lesen schlechte Laune bekommen, weil er alles erst einmal übersetzen muss.

3. Passiv-aggressive Floskeln verwenden

Die „The Geek-Gap“-Co-Autorin Minda Zeitlin hat für die Website des US-amerikanischen Wirtschaftsmagazins inc.  Sätze und Floskeln zusammengetragen, die wohl jeder schon einmal geschrieben hat, die Ihr Gegenüber aber als Affront verstehen könnte.

  • „Danke im Voraus“ bedeutet für Zeitlin so viel wie: „Ich danke Ihnen für den Gefallen, den Sie noch nicht geleistet haben.“ Das setzt den Empfänger unter Druck.
  • „Ich freue mich auf …“ „… Ihre Antwort“ oder „… die gemeinsame Zusammenarbeit“. Diese Aussage ist gleichzusetzen mit „Danke im Voraus“. Der Absender freut sich möglicherweise auf etwas, wozu der Empfänger noch keine Einwilligung gegeben hat – fällt die Antwort negativ aus, ist klar, dass der Absender wahrscheinlich enttäuscht ist.
  • „Kann ich Ihnen ein paar Informationen zukommen lassen?“ Am Ende macht es eigentlich keinen Unterschied, ob Sie erst fragen oder gleich die Unterlagen zuschicken. Einzig die Zusage, dass der Empfänger den Informationen wirklich Aufmerksamkeit schenkt, rechtfertigt diesen Satz – dennoch ist er fragwürdig, denn der Empfänger muss jetzt zwei E-Mails lesen.
  • „Ich hoffe, dass es Ihnen nichts ausmacht“ ist eine der Phrasen, die für Zeitlin rot markiert und nie benutzt werden sollten. Denn es bedeute so viel wie: Der Absender plant etwas oder hat womöglich schon etwas getan, wofür er eigentlich erst die Zustimmung haben sollte.
  • „Für den Fall, dass Sie es übersehen haben …“ Natürlich kann es sein, dass man in der Flut an E-Mails eine Nachricht übersieht. Doch in den meisten Fällen will der Absender Ihre Aufmerksamkeit auf eine Nachricht lenken, von der Sie schon entschieden haben, dass sie unwichtig für Sie ist.
  • „Entschuldigen Sie das Missverständnis“/“Entschuldigen Sie die Unklarheit“, bedeutet für Zeitlin übersetzt: „Sie haben nicht gelesen, was ich geschrieben habe, und sollten aufmerksamer sein.“
  • „Alles Gute.“ Damit wird für Zeitlin ausgedrückt, dass die Konversation vorbei ist. Würde die Diskussion weitergehen, würde „Mit freundlichen Grüßen“ am Nachrichtenende stehen. Erwarten Sie keine weiteren Nachrichten von diesem Absender.

4. Verteiler aufblähen

Als eine der größten E-Mail Sünden gilt es, jemanden unnötig in „CC zu setzen“ oder E-Mails gar gleich an den ganzen Verteiler zu schicken. Das mag zwar für den Absender bequemer sein, doch oft genug ist der Inhalt der Nachricht nicht für jeden von Interesse.

5. Dringlichkeit vortäuschen

Eine Unsitte ist auch vorgetäuschte Dringlichkeit: Ein rotes Ausrufezeichen neben dem Betreff kann ein gutes Mittel sein, um dem Empfänger die Wichtigkeit seiner Mail mitzuteilen – und besonders bei einer nahenden Deadline ist es womöglich keine so schlechte Idee. Doch die Priorisierung wird auch gern missbraucht: Dann steht plötzlich vor jeder E-Mail ein rotes Ausrufezeichen – und das nervt den Empfänger.

Dasselbe gilt übrigens auch für die Verwendung von „ASAP“ (as soon as possible): Wenn etwas wirklich dringend ist, sollte man besser einmal mehr zum Telefonhörer greifen.

6. Lesebestätigung anfordern

Gern genutzt und mindestens genauso nervig wie das rote Ausrufezeichen sind Lesebestätigungen. Damit setzen Sie den Empfänger unnötig unter Druck, zeigen Misstrauen und wirken wie ein Kontrollfreak.

Was tun, wenn ich eine unhöfliche E-Mail bekomme?

Unverschämt, unverständlich, voller Fehler: Klar, dass man sich ärgert, wenn so eine Mail im Postfach landet. Dennoch sollten Sie es nicht wie der Absender machen und unhöflich zurückschreiben – auch wenn es in den Fingern juckt. Weisen Sie Ihr Gegenüber lieber mit einem Augenzwinkern darauf hin, dass er in ein Fettnäpfchen getappt ist.

Sollten Sie sich allerdings von einer Mail ernsthaft auf den Schlips getreten fühlen, greifen Sie lieber zum Telefonhörer oder suchen Sie das persönliche Gespräch. So lässt sich die Sache meist schneller und einfacher aus der Welt schaffen als mit einem ausufernden Mailverkehr.

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2 Kommentare
  • LuckyDuke 27. April 2016 22:45

    …und das Anfordern einer Lesebestätigung dient auch dem Empfänger denn so kann ich sicher sein dass er das dringend benötigte Angebot etc. auch wirklich erhalten hat. Lesebestätigungen werden im übrigen vom eMailclient automatisch verschickt und nerven nur die Anwender die zu blöd sind ihre Anwendungen vernünftig zu konfigiurieren. Das sind dann auch die Leute die in Spam ersticken oder nichts mit Inbox Zero anfangen können…

  • Günter Weick 26. April 2016 10:14

    Der Artikel zeigt, dass nicht alle aus dem Amerikanischen übernommenen Empfehlungen automatisch auch für den deutschen Sprachraum gelten. SofTrust Consulting berät seit über 15 Jahren Unternehmen beim richtigen Einsatz von E-Mail und hat weltweit zigtausende Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen geschult. Aus diesen Schulungen wissen wir: Die überwiegende Anzahl der deutschsprachigen Beschäftigten hat keine Probleme mit den hier als „passiv-aggressiv“ titulierten Formulierungen. Im Gegenteil, einige der Formulierungen werden in unserem Sprachraum sogar als angenehm empfunden. Ich hätte mir hier eine Referenz auf die bei uns üblichen Praktiken gewünscht – oder aber den Hinweis, dass man diese Formulierungstipps im Umgang mit angelsächsischen Kommunikationspartnern berücksichtigen sollte. Denn bei der Kommunikation mit Amerikanern und Engländern gelten die Ratschläge wirklich.
    Günter Weick

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