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Die geschäftliche E-Mail-Signatur gibt nicht nur den Verfasser einer Nachricht preis. Sie ist auch eine elektronische Visitenkarte, muss gesetzlichen Vorschriften genügen, sollte alle wichtigen Kontaktinformationen enthalten und dabei übersichtlich sein. Wie bringt man all diese Anforderungen unter einen Hut? Tipps für die perfekte E-Mail-Signatur.
Welche Kontaktinformationen gehören in die E-Mail-Signatur?
Folgende Angaben sind in privaten und geschäftlichen E-Mail-Signaturen üblich:
- Vorname Name
- Postadresse
- Telefonnummer mit Durchwahl
- E-Mail-Adresse
Bei allen anderen Kontaktkanälen sollte man sich fragen, ob man diese Art der Kontaktaufnahme will: Wer eine Faxnummer einfügt, muss damit rechnen, Faxe zu bekommen; wer den E-Mail-Empfängern in der Signatur seine Mobilnummer verrät, wird womöglich auf dem Handy angerufen.
Selbstverständlich sollten die Kontaktinformationen aktuell und fehlerfrei sein. Veraltete Durchwahlen oder Tippfehler bei Anschrift oder Namen sorgen für Frust, wenn der Adressat den Absender oder die Absenderin kontaktieren will.
Minimalisten stellen in Frage, ob das Einfügen der E-Mail-Adresse in der Signatur wirklich nötig sei – schließlich könne die empfangende Person diese Information dem Adresskopf der E-Mail entnehmen. Dennoch empfiehlt es sich, sie auch in der Signatur aufzuführen: So sind alle Kontaktdaten auf einen Blick ersichtlich. Außerdem ist die Adresse so auch nach Weiterleitungen leicht zu finden.
Welche rechtlichen Vorgaben gibt es für die E-Mail-Signatur?
Für geschäftliche E-Mail-Signaturen gelten dieselben gesetzlichen Pflichtangaben wie für einen Geschäftsbrief. Fehlen diese, kann das zuständige Registergericht ein Zwangsgeld bis zu 5000 Euro zu verhängen.
Schon aus diesem Grund sollte die Signatur von Gewerbetreibenden in jeder Geschäftsmail obligatorisch sein. Folgende Pflichtinformationen dürfen in der E-Mail-Signatur einer GmbH nicht fehlen:
- Firmenname wie im Handelsregister angegeben
- Rechtsform der Gesellschaft (GmbH oder UG)
- Sitz der Gesellschaft
- Registergericht und Handelsregisternummer
- Vornamen und Nachnamen aller Geschäftsführer und Geschäftsführerinnen; Vorstandsmitglieder; sollte es einen Aufsichtsrat geben, außerdem Vorname und Nachname des oder der Aufsichtsratsvorsitzenden.
- Wird die Gesellschaft abgewickelt, ist darauf hinzuweisen, etwa mit der Abkürzung „i.L.“ für „in Liquidation“. Statt der Geschäftsführer sind dann die Liquidatoren zu nennen.
Die gesetzliche Grundlage hierfür ist Paragraf 35 a GmbH-Gesetz. Die Pflichtangaben ändern sich je nach Rechtsform. So gelten zum Beispiel für ein nicht im Handelsregister eingetragenes Einzelunternehmen andere Vorgaben als für eine offene Handelsgesellschaft (oHG).
Vorlage für eine gut strukturierte E-Mail-Signatur
Diese E-Mail-Signatur-Vorlage ist für den Geschäftsführer einer GmbH ohne Aufsichtsrat.
Ist Werbung in der E-Mail-Signatur erlaubt?
Viele Unternehmen nutzen die E-Mail-Signatur, um auf Sonderangebote oder neue Produkte hinzuweisen. Doch ist diese Art von Werbung per E-Mail erlaubt?
„Die typischen Signaturhinweise auf die eigenen Onlinepräsenzen – Links zur Webseite oder zu Facebook – halte ich für zulässige Informationen“, sagt Rechtsanwalt Thomas Schwenke, spezialisiert auf Marketingrecht. Sie dürfen daher in einer Signatur aufgeführt werden.
Aber darf man auch in der E-Mail-Signatur auf die neueste Rabattaktion des Unternehmens hinweisen? Heikel, warnt Schwenke: Nach seiner Einschätzung ist das als Werbung zu verstehen – und wer Werbung per E-Mail verschicken will, muss vorher grundsätzlich die Einwilligung des Empfängers einholen. Tut er dies nicht, riskiert er eine Abmahnung.
Dennoch fügen Unternehmen immer häufiger Werbung in Signaturen ein – wohl weil sie das Risiko einer Abmahnung als gering einschätzen. Wer ebenfalls die E-Mail-Signatur fürs eigene Marketing der Firma nutzen möchte, sollte Chancen und Risiken abwägen.
Ist ein Disclaimer in der E-Mail-Signatur Pflicht?
„Diese E-Mail kann vertrauliche und/oder rechtlich geschützte Informationen enthalten. Wenn Sie nicht der beabsichtigte Empfänger sind oder diese E-Mail irrtümlich erhalten haben, informieren Sie bitte sofort den Absender telefonisch oder per E-Mail und löschen Sie diese E-Mail aus Ihrem System. Das unerlaubte Kopieren sowie die unbefugte Weitergabe dieser Mail ist nicht gestattet.“
Solche oder ähnliche Texte fügen Unternehmen häufig am Ende der Signatur von E-Mails ein. Ein solcher Disclaimer ist jedoch weder vorgeschrieben noch rechtlich verbindlich – daher kann man auch einfach darauf verzichten.
Sollte die Grußformel Teil der E-Mail-Signatur sein?
Wer jede E-Mail „Mit freundlichen Grüßen“ beschließt, kann diese Formulierung ruhig in seine E-Mail-Signatur aufnehmen. Kommunikationstrainerin Nandine Meyden allerdings rät, bei längeren E-Mail-Dialogen Grußformeln zu variieren – damit der Adressat nicht das Gefühl bekommt, er werde mit unpersönlichen Standardfloskeln abgespeist. Das wiederum spricht gegen die Grußformel in der Signatur.
i. A. oder ppa.? Was bedeuten Abkürzungen in E-Mail-Signaturen?
In geschäftlichen E-Mail-Signaturen finden sich manchmal die Abkürzungen i. A., i. V., ppa.
- i. A.: im Auftrag – bedeutet, dass der Absender oder die Absenderin eine Mitteilung im Auftrag der Firma übermittelt und keine rechtliche Verantwortung für den Inhalt trägt.
- i. V.: in Vollmacht – bedeutet, dass der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin eine offizielle Handlungsvollmacht des Arbeitgebers bekommen hat, die Nachricht zu versenden, und somit auch rechtliche Verantwortung für den Inhalt trägt.
- ppa.: per procura – bedeutet, dass der Absender Prokurist oder Prokuristin ist. Die Prokura ist im Handelsregister eingetragen und wurde bekannt gemacht.
Was sollte man beim Gestalten der E-Mail-Signatur beachten?
Kontaktinformationen, Anschrift, Pflichtangaben, eventuell noch Hinweise auf Online-Präsenzen des Unternehmens: Eine E-Mail-Signatur enthält viele Informationen. Eine durchdachte Formatierung hilft dem Empfänger oder der Empfängerin, das Wichtigste schnell zu erfassen.
Die Pflichtangaben laut GmbH-Gesetz (s.o.) kann man beispielsweise in kleinerer Schriftart ans Ende der Signatur einfügen. Wichtige Informationen wie der Firmenname lassen sich durch Fettungen hervorheben. Absätze geben der Signatur Struktur und sorgen für Übersichtlichkeit.
Gibt es im Unternehmen Gestaltungsrichtlinien (ein so genanntes Corporate Design), sollten diese auch bei der E-Mail-Signatur zum Einsatz kommen. Und: Selbstverständlich sollte jede Abteilung und jedes Teammitglied einer Firma eine einheitlich gestaltete Signatur verwenden!
Welche Gestaltungselemente sind in E-Mail-Signaturen noch möglich?
Wer sich eine individuelle E-Mail-Signatur wünscht, sollte ein Foto in Erwägung ziehen. Ein Porträt des Absenders verleiht der E-Mail nicht nur eine persönliche Note, es hat noch eine weitere Funktion: Haben sich Absender und Empfänger der E-Mail noch nicht kennengelernt, erleichtert es das Erkennen beim ersten Treffen. Auch das Logo der Firma kann in die Signatur mit aufgenommen werden.
Früher wurden E-Mails mit Bildern von E-Mail-Programmen häufig als Sicherheitsrisiko aussortiert. Moderne Programme können jedoch inzwischen gut mit Bildern umgehen.
Allerdings lassen sich manche Nutzer E-Mails im Nur-Text-Format anzeigen, statt im HTML-Format. Daher sollte man sicherstellen, dass die Signatur wichtige Informationen nicht nur im Bild zeigt. Bilder vergrößern außerdem das Datenvolumen von E-Mails, wodurch das Aufrufen mitunter länger dauert.
Wie kann man eine E-Mail-Signatur in Outlook erstellen und ändern?
Wie man eine E-Mail-Signatur erstellt und einer Nachricht hinzufügt, hängt von dem verwendeten E-Mail-Programm ab.
Besonders häufig wird in Unternehmen Microsoft Outlook genutzt. Falls du deine E-Mail-Signatur in Outlook erstellen möchtest, folge dieser einfachen Anleitung:
- Öffne Outlook und gehe auf „Datei“ > „Optionen“ > „E-Mail“.
- Klicke unter „Nachrichten verfassen“ auf „Signaturen…“.
- Wähle „Neu“ und gib deiner Signatur einen Namen.
- Trage die gewünschten Informationen ein, z. B. Firmenname, Kontaktdaten und Pflichtangaben.
- Optional: Füge ein Firmenlogo oder Social-Media-Links hinzu.
- Speichere die Änderungen und weise die Signatur den gewünschten E-Mail-Konten zu.
Worauf sollte man in E-Mail-Signaturen verzichten?
E-Mail-Signaturen, die viele verschiedene Schriftgrößen und -farben oder Grafiken enthalten, können chaotisch wirken. Für die Signatur sollte man zudem dieselbe Schriftart und Einstellungen verwenden wie für die E-Mail. Verzichten sollte man auch auf eine Hintergrundfarbe.
Außerdem sollte man auf die Länge der Signatur achten. Zu viele Zeilen lassen sie unübersichtlich wirken. Das Gleiche gilt für lange Links.
Slogans und Mottos à la „Carpe diem“ kommen nicht bei jedem gut an, ebenso wie Animationen und Videos. Diese sind in Outlook zudem nicht darstellbar.
