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Direkte Kommunikation fördern So dämmen wir die E-Mail-Flut ein

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Von 842 auf null: Wer die die E-Mail-Flut eindämmen will, muss die direkte Kommunikation fördern.

Von 842 auf null: Wer die die E-Mail-Flut eindämmen will, muss die direkte Kommunikation fördern.© Marie Maerz / photocase.de

Reden statt E-Mails schreiben - dieses Credo verfolgt impulse-Bloggerin Anabel Ternès in ihrem Unternehmen. Mit diesen Tricks gelingt es ihr, einen E-Mail-Tsunami in der Firma zu verhindern.

Bei einem meiner alten Arbeitgeber habe ich erlebt, wie nach der Einführung eines Großraumbüros die Mitarbeiter nicht öfter direkt miteinander redeten, sondern viel weniger. Sie sprachen am Telefon, obgleich sie nur wenige Meter voneinander entfernt saßen.

Nach kurzer Zeit beschwerten sich einige über den hohen Lärmpegel. Sie könnten sich kaum noch konzentrieren. Dieses ständige Telefonieren. Kurzum entschied der Konzern, dass man möglichst alle Telefonate auf E-Mails verlegen sollte – selbst den telefonischen Kundenservice. Und so geschah es.

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Einige Wochen später hörte man im Großraumbüro nur noch das Klappern der Tasten. Nur selten telefonierte jemand mit gedämpfter Stimme. Nun aber beschwerten sich viele der Mitarbeiter über zu viele E-Mails. Was war die Folge? Einige Burnout-Fälle, Ausfälle wegen Rückenschmerzen, Tinnitus. Die Stimmung im Großraumbüro wirkte angespannt.

Ein Großraumbüro verhindert direkte Kommunikation
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Auch in meinem letzten Start-up hatten wir ein großzügiges Großraumbüro. Die wenigen Räume hatten nur Glaswände – und wer mal ein Büro mit Glaswänden hatte, der weiß, wie wenig Glas geeignet ist, um Privatsphäre zu schaffen. Der Mitarbeiter mit der lautesten Stimme beherrschte immer das gesamte Büro. Die meisten anderen dämpften ihre Stimmen oder verlegten das Telefonieren auf die Toilette, in die Küche oder auf die Dachterrasse. Wenn es kalt war, zog man sich zum Telefonieren draußen eine warme Jacke an und setzte eine Mütze auf oder nahm in der Küche in Kauf, dass nebenbei die Spülmaschine rauschte oder der Selbstreinigungsprozess der Kaffeemaschine startete. Wann immer es aber ging, schrieb man E-Mails, denn man wollte die anderen ja nicht stören.

Die vielen Mails nervten. Genau wie bei meinem alten Arbeitgeber wünschte sich jeder ein klassisches Einzel- oder Zweierbüro mit einer Wand und einer Tür, die man hinter sich schließen konnte.

Großraumbüros führen also offensichtlich nicht dazu, dass die Mitarbeiter mehr miteinander sprechen, sondern dazu, dass die Kommunikation nur noch schriftlich erfolgt, damit man niemanden stört.

Nach diesen Erfahrungen habe ich unser jetziges Büro so ausgesucht, dass wir kein Großraumbüro haben, sondern Räume mit richtigen Wänden und Türen. Die Mitarbeiter begrüßen das sehr. Zwar werden weiterhin viele Mails geschrieben, aber ich habe mit dem Team eine Kultur entwickelt, die die persönliche Kommunikation kultiviert.

Erst sprechen, dann schreiben

Statt am Computer zu sitzen und jede Information für den Kollegen einen Raum weiter per E-Mail zu schicken, gilt die Regel: wann immer möglich direkt miteinander reden, per Telefon oder beim direkten Treffen. Und wenn es mal schnell gehen muss, nutzen wir Google Hangouts, das ähnlich wie eine Kommentarspalte am Bildschirmrand erscheint.

Natürlich ersetzt das persönliche Gespräch nicht generell das Schreiben – je nachdem, um welche Art von Kommunikation es geht. Aber viele Mails werden durch ein schnelles Telefonat oder kurzes Treffen überflüssig.  Direkte Gespräche sind meist tiefgehender, sie führen oft auch zu schnelleren Lösungen als eine E-Mail oder ein E-Mail-Pingpong.

Seit wir versuchen, weniger Mails zu schreiben, ist die Arbeitsleistung deutlich höher, und die Mitarbeiter sind zufriedener.

Wie wir die E-Mail-Flut eingedämmt haben

In diesen Fällen verzichten wir auf E-Mails und haben sinnvollere Wege gefunden, uns auszutauschen:

Terminabsprachen

Für das Absprechen von Terminen eignen sich E-Mails nur, wenn es dabei kein E-Mail-Pingpong gibt – und das ist selten. Stattdessen gilt: Wenn zwei einen Termin miteinander ausmachen wollen, dann sollten sie telefonieren. Wenn mehr als zwei versuchen, einen Termin zu finden, dann haben wir gute Erfahrungen mit einem System wie Doodle gemacht. Damit lässt sich auch ein Treffen mit mehr als zehn Personen zügig und klar organisieren.

Dokumente gemeinsam bearbeiten

Wenn zwei oder mehr Kollegen ein Dokument erstellen oder bearbeiten, ist es in den seltensten Fällen eine gute Idee, es per E-Mail hin und her zu schicken. Wir nehmen dann eine Plattform wie Google Docs zur Hilfe, auf der das Dokument hochgeladen wird und wo alle Beteiligten per Einladung die Möglichkeit zur Bearbeitung erhalten. Dort können mehrere Teilnehmer gleichzeitig Änderungen an einem Dokument vornehmen. Auch Dropbox ist in solchen Fällen praktisch. Dort lassen sich Ordner anlegen, in die die eingeladenen Mitarbeiter Dokumente hoch- und herunterladen können.

Strategien und Konzepte erstellen

Um neue Strategien und Konzepte, kurzum alle wichtigen und komplexen Inhalte, zu erstellen, treffen wir uns generell persönlich. Zusammen über einen Entwurf schauen, eine Planungsskizze gemeinsam erstellen, verschiedene weitere Materialien hinzuziehen – das alles geht am besten, wenn man direkt zusammensitzt.

Visualisierung

Bei allem, was mit Visualisierung zu tun hat, eignet sich ein persönliches Gespräch oft besser als eine E-Mail – vor allem, wenn das Dokument in der Besprechung gleich bearbeitet werden soll. Ist es nicht möglich, sich dabei zu sehen, dann kombinieren wir ein Telefonat mit einer E-Mail, um erklärungsbedürftige oder längere Sachverhalte schriftlich klarzustellen.

Projektmanagement

In meinem Unternehmen müssen wir zahlreiche Projekte parallel managen. Seit das Team eine Projektmanagement-Software nutzt, fallen viele E-Mails weg. Dort gibt es eine Push-Funktion, die automatisch informiert, wenn es Änderungen bei Projekten gibt, in die man selbst involviert ist.

Nachfragen

Gute Erfahrungen habe ich auch damit gemacht, bei wichtigen E-Mails eine Regel für Lese- oder Bearbeitungs-Bestätigungen einzuführen. Zum einen kann man damit wichtige E-Mails so verschicken, dass man eine Bestätigung bekommt, sobald der Empfänger diese geöffnet hat. So weiß ich zumindest, dass die Mail angekommen ist, ohne dass ich noch mit einer weiteren Mail nachfragen muss. Jedes To-do bekommt ein verbindliches Datum, zu wann es erledigt sein muss. Handelt es sich um eine E-Mail, die der andere schreiben sollte, weiß man ganz einfach, dass dies erledigt ist, wenn man in Kopie oder Blindkopie gesetzt wird.

Mehrere Adressaten

Bei einer Informationsanfrage an mehrere Mitarbeiter, bei der ein Austausch mit allen keinen Mehrwert bietet, sollte man alle Adressaten per BCC anschreiben. Ein Beispiel: Die Marketingabteilung schreibt mehrere Mitarbeiter in einer E-Mail an und bittet mitzuteilen, was auf der neuen Visitenkarte stehen soll. Mit dem BCC vermeidet man, dass die Angesprochenen ihre Antwort an alle Angeschriebenen zurückschicken und ein E-Mail-Tsunami entsteht. Und Rückfragen können schnell telefonisch erfolgen.

Treffen absichern

Was ich immer wieder beobachte: Schon bestätigte Treffen werden mehrfach mit E-Mail-, WhatsApp- oder SMS-Nachfragen abgesichert– und dann greift man doch zum Telefonhörer, weil es beiden Beteiligten zu kompliziert und zu nervig wurde. Wir haben deshalb grundsätzliche Regeln eingeführt, um das Hin und Her zu vermeiden: Ein einmal vereinbarter Termin steht, wenn er nicht von einem der Beteiligten abgesagt wird. Absagen haben über das Medium zu erfolgen, über das das Treffen organisiert wurde. Ein Termin wird vorab schon mit genauem Treffpunkt vereinbart und per Einladung in den Kalender eingestellt.

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