Mahnung schreiben So kommen Sie an Ihr Geld

Mahnung schreiben, abheften, warten - viel mehr kann ein Unternehmer erst einmal nicht tun, wenn der Kunde nicht zahlt.

Mahnung schreiben, abheften, warten - viel mehr kann ein Unternehmer erst einmal nicht tun, wenn der Kunde nicht zahlt.© picture alliance / chromorange

Eine Mahnung schreiben, das bedeutet für Unternehmer so viel wie: Lieber Kunde, ich will mein Geld! Wie Sie richtig mahnen - und wie es weitergeht, wenn der Kunde auch dann nicht zahlt.

Vor allem für kleinere Unternehmen mit wenig Eigenkapital hat es verheerende Folgen, wenn Kunden nicht zahlen. Damit Sie erst gar nicht in Schwierigkeiten geraten, zeigt Ihnen impulse, wie Sie effektiv mahnen und welche Fehler Sie vermeiden sollten.

Zahlungserinnerung

Nach Ablauf der vertraglich vereinbarten Frist (in der Regel zehn bis 14 Tage) schicken Sie ein Erinnerungsschreiben, in dem Sie den Kunden an die noch ausstehende Zahlung erinnern. Setzen Sie gleichzeitig eine neue Frist (von fünf bis zehn Tagen).

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Das Schreiben sollte freundlich abgefasst sein, weil jeder Kunde einmal vergessen kann, seine Rechnung zu bezahlen. Beispiel: „Sicher ist es Ihrer Aufmerksamkeit entgangen, dass die Rechnung Nr. XYZ von Ihnen noch nicht bezahlt wurde.“

Erste Mahnung

Reagiert der Kunde auch nach Ablauf der zweiten Frist nicht auf Ihre Zahlungsaufforderung, schicken Sie ein Mahnschreiben.

Dies sollte durch ein fettgedrucktes „1. Mahnung“ im Briefkopf auch als solches kenntlich sein. Außerdem sollte die Mahnung noch einmal eine genaue Bezeichnung des Auftrages oder des Vertrages enthalten, ebenso das Lieferdatum, die Rechnungsnummer und eine neue Zahlungsfrist (wiederum fünf bis zehn Tage). Nennen Sie ein genaues Datum. Dieses fällt am besten auf einen Werktag, damit Ihr Kunde die Frist auch einhalten kann.

Aus rechtlicher Sicht sind keine weiteren Mahnungen notwendig. Da diese vor allem Ihr Geld und Ihre Zeit kosten, müssen Sie selber entscheiden, ob es sich bei dem säumigen Zahler lohnt, noch eine zweite oder dritte Mahnung zu schicken oder gleich einen gerichtlichen Mahnbescheid zu beantragen.

Wenn Sie auf weitere Mahnungen verzichten wollen, müssen Sie allerdings sicher sein, dass Ihr Schuldner die erste Mahnung erhalten hat – zum Beispiel durch eine persönliche Übergabe der Mahnung durch einen Dritten, eine Quittung des Schuldners oder einen Einschreibebeleg. Ansonsten besteht die Gefahr, dass der Kunde in einem möglichen Gerichtsverfahren behauptet, er habe die Mahnung nie erhalten.

Zweite Mahnung

Zahlt der Kunde auch nach Ablaufen der ersten Mahnfrist nicht, schicken Sie eine zweite Mahnung. Diese kann nach demselbem Schema aufgebaut sein wie die Erste. Setzen Sie eine Frist von maximal zehn Tagen, die wiederum an einem Werktag endet. Nennen Sie wieder eine genaues Datum, an dem der Schuldner die Forderung erfüllt haben muss.

Ihre Kosten können Sie ab der zweiten Mahnung gegenüber dem Schuldner als Verzugschaden geltend machen.

Dritte Mahnung

Haben Sie Ihr Geld jetzt immer noch nicht bekommen, müssen Sie in der dritten Mahnung deutlich machen, dass sie härtere Mittel anwenden werden, um an Ihr Geld zu kommen. Drohen Sie mit dem Gang zum Rechtsanwalt, Gericht oder Inkassounternehmen. Setzen sie eine weitere, aber kurze Frist. Weisen Sie den zahlungsunwilligen Kunden daraufhin, dass alle weiteren Schritte mit Kosten für ihn verbunden sind. Am besten schicken Sie die dritte Mahnung per Einschreiben.

Jetzt sollten Sie auch darüber nachdenken, ob Sie weiter mit diesem Kunden Geschäfte machen wollen. Stellen Sie den Verkauf an den Kunden ein, stoppen Sie eventuelle Lieferungen oder liefern Sie nur noch gegen Vorkasse.

Um den Schuldner doch noch zu einer Zahlung zu bewegen, können Sie einen Rechtsanwalt einschalten, um den Druck zu erhöhen. Im nächsten Schritt können Sie auch einen gerichtlichen Mahnbescheid beantragen oder ein Inkassobüro mit dem Eintreiben der Schuld beauftragen. Die Kosten für einen Rechtsanwalt trägt bei einer berechtigten Forderung der Schuldner.

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2 Kommentare
  • netztaucher 14. Dezember 2015 16:30

    Säumige Zahler sind kein Problem. Meine Zahlungserinnerung ist in Reimform. Sie sorgte schon für erheiternde Anrufe.

    Wirkliche Nichtzahler beeindrucken Drohungen recht wenig. Wirklich effektiv ist ja nur die Übermittlung der Daten an die Schufa.

    Gerade dieser Passus ist ein wirklich schlechter Rat, wenn es die Übermittlung an Schufa meint:

    Drohen Sie mit dem Gang zum Rechtsanwalt, Gericht oder Inkassounternehmen.

    Oberlandesgericht Celle (Urteil vom 19. Dezember 2013, Az. 13 U 64/13)

    Aus meiner Erfahrung helfen kurze Zahlungsfristen und ein straffer automatisierter Mahnlauf meisten:

    # Zahlungsfrist 7 Tage
    # Mahnung am 14 Tag nach Rechnung
    # Sperrung des Kundenaccounts nach 21 Tagen

    Wenn jetzt noch nicht gezahlt wurde:

    # Ausbuchung der Forderung
    # Übergabe per CSV an Inkasso

    Ich habe seit Anwendung dieser Prozedur meine Aussenstände um mehr als 80% senken können.

  • Hans Schüßler 18. November 2015 12:24

    Zu dieser Vorgehensweise habe ich eine komplett andere Auffassung:
    Auf der Rechnung muss klar ein Zahlungsdatum versehen sein.
    Nach Ablauf der Zahlungsfrist befindet sich der Kunde dann im Verzug.
    Darauf muss er in einer Mahnung hingewiesen werden und er wird nach verstreichen lassen einer weiteren Frist, z.B. 3 – 5 Werktage, auch für die weiteren Maßnahmen Zahlungspflichtig. Es folgt dann ein Mahnbescheid!
    Achtung Risiko der Rückzahlung § 133 InsO (tolles Gesetz!)
    Ein Kunde, der nicht zahlt und sich nicht meldet IST KEIN KUNDE!

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