Projektstart So wird aller Anfang leicht

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Wenn sich die Schneeglöckchen zeigen, naht der Frühling - und mit ihm nicht selten der Start neuer Unternehmensprojekte.

Wenn sich die Schneeglöckchen zeigen, naht der Frühling - und mit ihm nicht selten der Start neuer Unternehmensprojekte.© shnipestar / photocase.de

Große Pläne sind schnell geschmiedet - aber werden oft nur langsam umgesetzt. impulse-Bloggerin Nina Forkefeld über die Hürden beim Projektstart und ihre Tipps fürs Anfangen.

Den Anfang zu machen war eigentlich noch nie mein Ding. Zu Schulzeiten hatte ich das Glück, dass mein Nachname mit einem „F“ beginnt – in alphabetischer Reihenfolge waren immer ein bis zwei Kandidaten vor mir an der Reihe. Heute ist das anders. Heute mache oft ich den Anfang.

Als Gründerin bin ich der kreative Kopf und der erste Beweger: Wie soll das Produkt sein? Welchen Nutzen soll es haben? Wie soll das Produkt verpackt, präsentiert und vertrieben werden? Die Beantwortung dieser Fragen fällt mir ganz allein zu. Mein Team möchte ich auf diesem Weg mitnehmen, damit sie die Vision und die Ziele verstehen. Nur dann können sie effektiv mitwirken.

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Nach dem Start des eigenen Geschäftsmodells bat mich mein Partner um Unterstützung. Er wollte in seinem Unternehmen ein Magazin für Kunden und Mitarbeiter entwickeln. In unserer Produktentwicklungsphase waren wir im regen Austausch und so wurde auch ich zu einem kreativen Teil seines Teams. Ein Heimspiel also?

Projektstarts – zwischen Routine und Neuem

Ich fand mich in der folgenden Situation wieder: Der Raum ist vorbereitet, der Beamer surrt, es gibt genug Plätze. Gleich kommen alle zusammen und ich werde dann mit dem entscheidenden Impuls beginnen –  ein Kundenmagazin soll her. In der letzten Zeit haben wir die Außenkommunikation vernachlässigt und unsere Marktberichte (Analysen und Beschreibungen über die Entwicklung der Nuss- und Mandelpreise) via E-Mail in vielen digitalen Papierkörben versenkt.

Das soll sich ändern und einer muss den Anstoß geben – ich. Nur wie? Dieses Projekt ist mehr als andere auf das Mitwirken aller Mitarbeiter angewiesen. Ein wichtiges Ziel des neuen Magazins: Die Mitarbeiter sollen sich besser mit dem Unternehmen identifizieren können. Das wird nur gelingen, wenn ich es schaffe, ihr Interesse zu wecken. Ich gehe in Gedanken durch, womit ich starten könnte, und stelle mir die Runde vor, die gleich eintreffen wird. Ich höre schon, wie sich der Produktionsleiter äußert: „Gedrucktes? Das liest doch heute keiner mehr.“ Während unser IT-Leiter sich wohl an dem provokanten Titel stoßen dürfte: Er ist an eine unserer Werbekampagnen angelehnt, der er gar nichts abgewinnen konnte.

Gegenargumente zulassen und für sich nutzen

Wer sich in diesem Moment durch negative Stimmen und Bedenkenträger verunsichern lässt, ist kein guter Impulsgeber und bekommt im Zweifel nichts als ein verunsichertes Stammeln heraus. Freuen Sie sich, dass Sie die Kollegen und Mitarbeiter kennen, und legen Sie sich zurecht, wie Sie Gegenargumente entkräften können.

Auf das Argument, dass „Gedrucktes“ heute nichts mehr zählt, kann entgegnet werden, dass der bisher übliche Marktbericht mit vielen Grafiken bislang oft von den Kunden als Druckversion angefordert wurde. Eine digitale Variante des Magazins sei begleitend ebenfalls geplant. Wenn Sie anschließend erwähnen, dass diese Aufgabe dem IT-Leiter zugedacht ist, und ihn fragen, welche Möglichkeiten er hierfür sieht, ist dieser mehr mit der zugewiesenen Aufgabe beschäftigt als damit, wie er das große Ganze findet.

Aufgaben verteilen und durch Fragen führen

Kick-off-Meetings haben ihre Tücken, vor allem da nicht jeder Kontrapunkt im Voraus bekannt ist und nicht alle Bedenken der Mitarbeiter und Kollegen ohne Weiteres zerstreut werden können. Meiner Meinung nach ist es zwar sehr wichtig, die Bedenken zu hören und ernst zu nehmen, aber ebenso wichtig ist es, zu einer Entscheidung zu kommen, die nicht immer einem allgemeinen Konsens entsprechen kann.

Statt sich gegen Kontrahenten zu wappnen und in die Verteidigungsrolle zu fallen, bleiben Sie standhaft und kommunizieren Sie klar, was Sie vom Team erwarten. Überlegen Sie sich vorab, wer welche Rolle in dem Projekt spielen soll, und verteilen Sie diese Aufgaben. Versichern Sie sich im zweiten Schritt, ob jeder seine Aufgabe verstanden hat. Dies können Sie durch Rückfragen tun. Fordern Sie Ihr Team auf, mit eigenen Worten wiederzugeben, was seine Aufgabe in dem Projekt ist.

Die Debattengefahr beim Projektstart

Sicher haben Sie folgende Worte schon oft gehört: „Wer fragt, der führt.“ Diese Aussage hat meiner Meinung nach einen wahren Kern. Gerade zu Beginn eines neuen Projekts wollen Beteiligte oft ausgiebig darüber diskutieren, ob ein anderer Kollege nicht besser für die Rolle geeignet wäre. Sobald Sie diese Debatte in größerer Runde führen, gefährden Sie den Beginn Ihres Projekts und verlieren wertvolle Zeit. Schlagen Sie daher vor, das Projekt zunächst einmal zu starten und an vorher festgelegten Meilensteinen inne zu halten und erst dann zu hinterfragen, ob die Rollenverteilung weiterhin sinnvoll ist oder nicht.

Ich bin der Meinung, dass gerade bei neuen Thematiken ein Raum für Fehler und Irrtümer notwendig ist. Vor allem, wenn das Unternehmen sich auf ein Terrain begibt, das nicht alltäglich ist. Schließlich sind redaktionelle Inhalte, ein neues Energie-Management oder eine weitere Zertifizierung für fast jedes Unternehmen Neuland. Der Gedanke, sich ausprobieren zu können, anstatt nur auf eingetretenen Pfaden zu wandern, führt manchmal sogar zu einem kleinen bisschen mehr Motivation.

Im Motivationsdschungel auf das eigene Gespür achten

Mitarbeitermotivation ist für mich eines der größten Mysterien unserer heutigen Zeit. Ich stehe oft völlig erstaunt in der Beobachterrolle und bin davon fasziniert, für welche Dinge sich mein Team begeistern und zu welchen Leistungen es sich motivieren kann. Oftmals sind es nicht die Dinge, von denen ich zuvor dachte, sie würden einen Begeisterungsschub hervorrufen. Und Sie können mir glauben, ich habe oft hinterfragt, ob ich vielleicht die falschen Erwartungen an mein Team habe.

Gelehrt hat mich das flatterhafte Motivationsaufkommen jedoch eins: mich lauernd auf die Pirsch zu legen. Ich habe aufgegeben, Mitarbeiter davon überzeugen zu wollen, sie wären für bestimmte Dinge besonders gut geeignet. Während der Aufgabenverteilung versuche ich also ein Gespür für das Gegenüber zu bekommen. In der Fragerunde, ob die Aufgabenverteilung verstanden ist, wird anhand von gewählter Sprache und der Art der Rückfragen schnell deutlich, wer sich für das Projekt begeistern kann. Vertrauen Sie auf Ihre Intuition – oft ist Ihr erster Eindruck richtig.

Wenn es später darum geht, die weniger motivierten Beteiligten in das Projekt zu integrieren, sehne ich mich wieder zurück in die Schulzeit. Es wäre doch nicht schlecht, wenn sich vor mir bereits jemand anderes an dieser Übung versuchte und ich erst beim Buchstaben „F“ dran wäre, oder? Um es kurz zu machen: Das Kundenmagazin hat nun einen Sportteil; einmal angefangen, fanden sich plötzlich eifrige Helfer. Was soll ich sagen? Einer muss einfach anfangen … auch wenn man es manchmal selbst ist.

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