| Blog für Unternehmer
logo_Smarter_mittelstand_dunkel
Nutzen Sie das Potenzial der Digitalisierung für Ihr Unternehmen bestmöglich aus, um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben. Wir helfen Ihnen dabei: mit digitalen Trendthemen, praktischen Problemlösungen und innovativen Ansätzen - wöchentlich auf dieser Seite sowie auf unseren diesjährigen Digitalisierungskonferenzen smarter mittelstand.
E-Mail-Knigge 9 Fettnäpfchen, die Sie in E-Mails meiden sollten
  • Serie
Um nicht unprofessionell zu wirken, sollte man sich am E-Mail-Knigge orientieren.

Um nicht unprofessionell zu wirken, sollte man sich am E-Mail-Knigge orientieren.© marie maerz/photocase.de

Dutzende E-Mails schreibt und empfängt jeder Deutsche pro Tag. Dabei tappen viele unabsichtlich in das eine oder andere Fettnäpfchen. Der E-Mail-Knigge hilft, professionell zu wirken – und peinliche Momente zu vermeiden.

848,1 Milliarden E-Mails wurden 2018 in Deutschland versendet – Spammails nicht eingerechnet. Pro Tag erhalten Berufstätige rund 21 E-Mails. Prognosen zufolge sollen die Zahlen jedes Jahr um drei Prozent steigen. Was nicht erfasst ist: Wie viele dieser E-Mails die Empfänger verärgert haben, weil sie etwa missverständlich oder unhöflich formuliert waren. Klar ist: Die Zahl dürfte hoch sein – lauern doch viele Fettnäpfchen, in die E-Mail-Schreiber tappen können.

Das Gute: Es ist ganz einfach, die perfekte E-Mail zu schreiben und so mit jeder Nachricht aufs Neue beim Empfänger einen kompetenten und freundlichen Eindruck zu hinterlassen. Der E-Mail-Knigge erklärt, und welche Fettnäpfchen Sie umgehen sollten:

Anzeige

1. Rechtschreib- und Grammatikfehler

Gerade auf dem Smartphone verfasst man E-Mails oft „schnell mal eben“. Das Problem: Dabei passieren noch mehr Tippfehler als sowieso schon. Wer mit einem „Gruten Tag“ in der Anrede beginnt und die Mail mit „Hezliche Grüße“ beendet, wird den Empfänger sehr wahrscheinlich verärgern. Schließlich vermitteln Sie auf diese Weise, dass der Adressat keine Gewissenhaftigkeit verdient hat.

Deshalb, auch wenn es in der Hektik des Alltags noch so schwerfällt: Nehmen Sie sich Zeit beim Formulieren von E-Mails – und auch Zeit für einen Korrekturgang. Dadurch lassen sich peinliche Tippfehler und Grammatikschnitzer vermeiden. Checken Sie besonders den Namen des Angeschriebenen doppelt: Hier schleichen sich schnell Fehler ein. Bedenken Sie stets: Es geht um geschäftliche Korrespondenz – nicht um einen Whatsapp-Chat.

2. Abkürzungen

„MfG“, „LG“, „FYI“ (for your information), „z.K.“ (zur Kenntnis) oder „fyeo“ (for your eyes only): Alles, was vermeintlich Zeit spart, sollten Sie sich verkneifen. Denn Abkürzungen lassen Sie faul und unhöflich wirken. Schließlich vermitteln Sie damit, dass der Adressat Ihnen nicht einmal die paar Sekunden wert ist, die es dauert, jedes Wort auszuschreiben.

Hinzu kommt: Müssen Empfänger spezielle Abkürzungen erst einmal nachschlagen, sorgt das zusätzlich für schlechte Laune.

3. Kryptische Betreffzeilen

Die Betreffzeile ist das Schaufenster einer jeden E-Mail. Sie soll neugierig machen und vermitteln, worum es in der Nachricht geht. Dazu ist ein klar formulierter Betreff eine Frage des Respekts: Schließlich kann der Empfänger die Mail dann schneller einordnen und auch ablegen – das erleichtert ihm die Arbeit und spart Zeit.

Wie aber gelingt es, die perfekte Betreffzeile zu finden? Tipps zum cleveren Formulieren gibt der Artikel: “Betreffzeilen texten: Die wichtigste Stellschraube für Ihr E-Mail-Marketing“.

4. Unpassender Ton

Sie wollen Mitarbeitern und Kunden mitteilen, dass Sie zwei Wochen in den Urlaub gehen – und versehen das Ganze mit einem Palmen-Icon und dahinter einem Smiley? Das kann, muss aber nicht gut ankommen: Mitarbeiter könnten neidisch werden, Kunden und Geschäftspartner diese Art der Kommunikation als zu intim empfinden. Umgekehrt vermittelt beispielsweise ein „Sehr geehrte(r)“ als Anrede auch in der vierten Mail eine formelle Tonart, die ebenfalls unangemessen wirken kann – obwohl sie objektiv betrachtet sehr höflich ist.

Deshalb sollten Sie sich bei jedem Empfänger genau überlegen, in welcher Beziehung Sie zu diesem stehen – und wie Sie umgekehrt von diesem Adressaten angeschrieben werden wollen würden. Das macht es leichter, den passenden Ton zu finden.

Besonders schwer tun sich die meisten mit Grußformeln am Ende einer Mail. Hier sind konventionelle Varianten eine sichere Bank – originelle Versionen wirken häufig ungewollt komisch oder zu bemüht. Was Sie mit welchem Schluss unbewusst vermitteln und wie Sie für jede Mail die passenden letzten Worte finden, erklärt der Artikel „Grußformeln. Freundliche, beste oder liebe Grüße?“.

5. Rumschwafeln

Der Vorteil von E-Mails besteht darin, dass sie eine schnelle und unkomplizierte Kommunikation ermöglichen. Diesen Charakter sollten Sie nicht zerstören, indem Sie ausschweifend formulieren oder in einem unansehnlichen Textblock Informationen weitergeben, die eigentlich völlig überflüssig sind.

Besser: So knapp und präzise wie möglich schreiben und klar formulieren, wenn es einen Handlungsauftrag gibt. Auch Absätze, die die Übersichtlichkeit erhöhen, geben jeder Mail einen professionelleren Anstrich.

6. Signatur vergessen

Gerade Kunden wollen nicht immer nur per Mail antworten – sondern oft einfach mal durchklingeln. Das geht aber nur, wenn die Kontaktdaten auf den Text folgen. Deshalb sollten Sie in jeder geschäftlichen Mail prüfen, ob die Signatur vollständig anhängt – samt Telefonnummer und Adresse. Was Sie dabei außerdem beachten sollten und welche rechtlichen Vorgaben es gibt, erfahren Sie im Artikel: „Das gehört in eine professionelle Signatur für geschäftliche E-Mails“.

7. Sensible Mails nicht verschlüsseln

Was viele im Alltagsstress gern vergessen: Laut DSGVO müssen E-Mails mit besonders sensiblen Daten verschlüsselt werden – etwa wenn sie Personaldaten enthalten oder aber Angaben zu Geschäftsgeheimnissen. Dies ist nicht nur eine Frage der Sicherheit, sondern auch der Höflichkeit: Geht es beispielsweise in einer Nachricht um die Gesundheit des Empfängers, gebietet es der Respekt vor dem anderen, dafür zu sorgen, dass kein Dritter mitlesen kann.

Das Gute: Die gängigen E-Mail-Programme verfügen bereits über eine Funktion, mit deren Hilfe sich Nachrichten leicht verschlüsseln lassen. Eine genaue Anleitung sowie weitere Informationen, etwa zu drohenden Bußgeldern bei Nicht-Beachtung der Vorgaben, finden Sie im Artikel „E-Mail-Verschlüsselung: So verschicken Sie sensible Daten DSGVO-konform.“

8. Sammelmails verschicken

Als eine der größten E-Mail-Sünden gilt es, jemanden unnötig in „CC zu setzen“ oder E-Mails gleich an den gesamten Verteiler zu schicken. Das mag zwar für den Absender bequemer sein, doch oft genug ist der Inhalt der Nachricht nicht für jeden von Interesse – und das Absenden an alle ein Akt der Unhöflichkeit. Deshalb: Machen Sie sich die Mühe, genau zu überlegen, wer von Ihrer Nachricht wirklich profitiert.

9. Dringlichkeit vortäuschen

Eine weitere Unsitte: vorgetäuschte Dringlichkeit. Ein rotes Ausrufezeichen neben dem Betreff kann ein gutes Mittel sein, um dem Empfänger die Wichtigkeit seiner Mail mitzuteilen – und besonders bei einer nahenden Deadline ist es womöglich keine schlechte Idee. Doch wer die Priorisierung missbraucht, um sicherzugehen, dass seine Mail gelesen wird, macht sich unbeliebt – denn der Empfänger fühlt sich, zu Recht, hinters Licht geführt.

Das Gleiche gilt für die Verwendung von „ASAP“ (as soon as possible): Wenn etwas wirklich dringend ist, sollte man besser zum Telefonhörer greifen. Ebenfalls ungut, wenn es zur Regel wird: eine Lesebestätigung anfordern. Das setzt den Empfänger unnötig unter Druck, zeigt Misstrauen und lässt den Absender wie einen Kontrollfreak wirken.

Was tun, wenn ich eine unhöfliche E-Mail bekomme?

Unverschämt, unverständlich, voller Fehler: Klar, dass man sich ärgert, wenn so eine Mail im Postfach landet. Dennoch sollten Sie es nicht wie der Absender machen und unhöflich zurückschreiben – auch wenn es in den Fingern juckt. Weisen Sie Ihr Gegenüber lieber mit einem Augenzwinkern darauf hin, dass er in ein Fettnäpfchen getappt ist.

Sollten Sie sich allerdings von einer Mail ernsthaft auf den Schlips getreten fühlen, greifen Sie besser zum Telefonhörer oder suchen Sie das persönliche Gespräch. So lässt sich die Sache meist schneller und einfacher aus der Welt schaffen als mit einem ausufernden Mailverkehr.

Welche weiteren Vorteile es hat, ab und an wieder vermehrt in den analogen Austausch zu treten, und wie dieser gelingen kann, hat Unternehmerin Anabel Ternès zusammengefasst – in ihrem Blog-Beitrag „Direkte Kommunikation fördern: So dämmen wir die E-Mail-Flut ein“.

Der Newsletter für Unternehmer

Sie wollen mit Ihrem Business durchstarten? Dann abonnieren Sie unseren Newsletter mit genialen Tipps, Denkanstößen und erprobten Strategien, die Unternehmer und Selbstständige nach vorn bringen.

Unsere Themen:
Mitarbeiterführung ✩ Produktivität ✩ Recht + Steuern
Kundengewinnung ✩ Selbstmanagement ✩ Motivation

Jeden Morgen in Ihrem Postfach - jetzt kostenlos anmelden! Unternehmer-Newsletter
Hinterlassen Sie einen Kommentar

(Die Redaktion schaltet Kommentare montags bis freitags von 10 bis 18 Uhr frei. Die Angabe von Name und E-Mail-Adresse ist freiwillig. IP-Adressen werden nicht gespeichert. Mit der Abgabe eines Kommentars stimmen Sie unseren Datenschutzbestimmungen zu.)