Kommunikationstools: „Wer darf wo mitreden?“

Wenn in einem Unternehmen ein neues Tool eingeführt wird, versetzt das das Team häufig in Aufregung – ganz gleich, ob es um eine Software für das Kundenbeziehungsmanagement geht, ein Task-Management-System oder ein neues Kommunikationstool. Meist bedeutet es einen Bruch mit dem Gewohnten. Es schürt Hoffnungen („Jetzt wird alles viel einfacher“) oder Ängste („Wie soll das denn funktionieren?“). Digitale Tools können die Kultur einer Organisation verändern, da sie den Arbeitsalltag und die Art des Zusammenarbeitens grundlegend beeinflussen. So ging es für uns bei smartsteuer vor einiger Zeit darum, einen Ersatz für interne E-Mails zu finden, um die Kommunikation und Zusammenarbeit weitestgehend auf einer Plattform zu ermöglichen. Einer der ausschlaggebenden Punkte dafür war, dass einige Kollegen und Kolleginnen vom Homeoffice in Holland aus oder pendelnd arbeiten. Kurz: Alle Teammitglieder sollten besser am Informationsfluss teilhaben können. Nachdem wir zunächst Hipchat genutzt haben, sind wir – nach dem Aus dieses Messaging-Dienstes – Anfang 2019 auf Slack umgestiegen. Es geht um zentrale Machtfragen Ich bin überzeugt: Für die Weiterentwicklung der Unternehmenskultur spielt die richtige Auswahl von Tools eine enorm wichtige Rolle. Entsprechend lohnenswert ist es, sich nicht nur mit den oberflächlichen Funktionen eines Tools auseinanderzusetzen; sondern auch die dahinterliegende Philosophie mit dem Zielbild des eigenen Unternehmens abzugleichen und sich zu fragen: Will das Tool, was wir wollen? Welches Tool wir im Unternehmen auswählen, spiegelt unser Führungsverständnis, ja, es ist ein Abbild bestehender und erwünschter Kultur. Ein Beispiel macht dies sehr deutlich: Vergleichen wir die Kommunikation über einen Messaging-Dienst wie Slack mit der Kommunikation per E-Mail, dann geht es nicht um zeitgemäße User-Interfaces, sondern um ein völlig anderes Verständnis von Kommunikation innerhalb eines Unternehmens. Es geht letztlich um zentrale Machtfragen: Wer darf was wissen? Wer darf wo mitreden? Wer entscheidet und wer empfängt bloß Befehle? Die E-Mail mit klarem Sender und klarem Adressaten atmet eine Informationskultur der alten Welt, in der Herrschaftswissen und Informationsasymmetrien kultiviert und als Mittel zu Machtausübung und Machterhalt gepflegt werden. Die E-Mail steht in ihrer Intransparenz für den hierarchischen Informationsfluss zentralisierter Organisationen – und damit für das exakte Gegenteil der modernen, von Selbstverantwortung geprägten Organisation von Morgen. Ein Raum, zu dem jeder Zutritt hat Slack hingegen ist als Raum konzipiert, zu dem jeder Zutritt hat. In den Kanälen bildet sich eine Kommunikationsstruktur aus, die auf Expertise und Projekten beruht, nicht auf dem Organigramm. Ein solcher Messaging-Dienst übersetzt den Glauben an die Kraft der Dezentralität in ein digitales Tool und kann eine Organisation grundlegend verändern. Wir nutzen Slack bei smartsteuer grundsätzlich nur mit offenen Kanälen, zu denen jeder Zutritt hat. So bringen beispielsweise auch Kolleginnen und Kollegen aus der IT ihre Ideen und Impulse in den Marketing-Channel ein – und andersherum. Von diesem Mehr an Perspektiven, das wir mit Slack abbilden können, aber auch von der Transparenz, die wir über Slack herstellen, profitiert das Unternehmen enorm. Doch klar ist auch: Es kommt letztlich darauf an, wie das Tool genutzt wird. Wer anstelle von E-Mails über Slack lauter Direktnachrichten austauscht und Informationen in hermetisch abgeschlossenen Kanälen einschließt, der wird lange auf die Transparenzrendite in Form von motivierten, kreativen und eigenverantwortlich agierenden Mitarbeitern warten müssen. Unser wichtigstes Tool ist ein simpler Bildschirm Tools sollten nicht nur zur bestehenden Unternehmenskultur passen und Veränderungen vorantreiben, sie müssen auch die Antwort auf einen bestehenden Schmerz sein. Die besten Tools sind demnach nicht die aktuell gehypetesten, sondern die, die ein sehr konkretes organisationsspezifisches Problem lösen. Vor einigen Jahren haben wir bei smartsteuer im Flur einen Bildschirm mit den wesentlichen Unternehmenskennzahlen in Echtzeit aufgehängt. Davor stand kein kilometerlanger Auswahlprozess – es war ein relativ kurzentschlossener Akt, der uns dabei helfen sollte, dass alle Mitarbeiter wissen, wie es dem Unternehmen gerade geht. Alle wichtigen Zahlen auf einem Bildschirm, ganz einfach. Aus heutiger Perspektive ist dieses simple Dashboard zum vielleicht wichtigsten Tool unseres Unternehmens geworden, da es für die bei uns gelebte Transparenz steht und dem gesamten Team ein viel plastischeres Gefühl für die Effekte der eigenen Projekte, Ideen und Arbeit gibt. Ein neues Büro für noch mehr Transparenz Mittlerweile haben wir im Unternehmen gelernt, mit Veränderungen sehr selbstbewusst umzugehen. Dass uns bestimmte Tools dabei helfen, effektiver und effizienter zu kommunizieren und wir so mehr Transparenz schaffen, hat uns ermutigt, den nächsten Schritt zu gehen: In unserem neuen Büro bilden wir die neuen, funktionsübergreifenden Rollen innerhalb des Teams ab, indem wir uns in Sachen Sitzordnung und Raumnutzung an den Kommunikationsweisen orientieren, die sich seit der Einführung von Slack herauskristallisiert haben. Das alte Büro passte allein aufgrund der Architektur nicht mehr zu uns; die räumliche Trennung zu den Kollegen war im Altbau mit Stuckdecke einfach zu hemmend. Wir konnten uns nicht so austauschen, wie wir es uns wünschten. Das neue, offene Büro ermöglicht es jedem, sich nach Interessen und Projekten mit anderen zusammenzusetzen und jederzeit mitzubekommen, was bei anderen gerade vor sich geht. Stark vereinfacht kann man sagen: Wir haben unser neues Büro nach den bei Slack etablierten Gepflogenheiten eingerichtet. Das passende Tool findet man nicht in Fachbüchern Besonders die Geschichte unseres Dashboards zeigt mir, dass sich das richtige Toolset für eine Organisation nicht am Reißbrett entwerfen und nicht in Fachbüchern erlernen lässt. Die richtigen Tools für eine Organisation findet man, indem man Dinge ausprobiert, indem man über Probleme spricht und gemeinschaftlich überlegt, wie sich diese Probleme mithilfe von Tools und Technik – oder ganz anders – beheben lassen. In unserem neuen Büro machen wir das endlich auch erlebbar. Denn Tools sollten am Ende keinem Selbstzweck dienen, sondern müssen uns das Zusammenarbeiten leichter machen und mit ihrer zugrundeliegenden Philosophie zum Zielbild der eigenen Organisation passen. Wenn wir das beachten, dann sind digitale Tools ein enormer Hebel auf dem Weg zu einem modernen, transparenten und funktionsübergreifend agierenden Unternehmen.