Zusammenarbeit mit Steuerbüro: So werden Sie Steuerberaters Liebling

1. Nehmen Sie sich Zeit für das erste Kennenlerngespräch Wer noch einen Steuerberater sucht, sollte Kanzleien persönlich und individuell ansprechen, rät der Präsident der Bundessteuerberaterkammer, Hartmut Schwab: „Rufen Sie an, erklären Sie kurz, was das Unternehmen auszeichnet.“ Idealerweise kommen Sie auf Empfehlung anderer Mandanten. Zudem sollten Sie sich auf ein ein- bis zweistündiges Kennenlerngespräch einstellen. Und dazu gut vorbereitet mit allen wichtigen Zahlen erscheinen. 2. Hinterfragen Sie nicht jeden Posten auf der Rechnung Was Steuerberater im Moment überhaupt nicht mögen, sind „klassische Preisdrücker“, sagt Michael Wohlfart, Berater für Steuerkanzleien aus Speyer. „Manche Unternehmer fragen buchstäblich bei jeder Rechnung: Wie kommt dieses Honorar zustande? Erklären Sie mir das mal! „Damit macht man sich ziemlich unbeliebt.“ , sagt er. Normalerweise rechnen Steuerberater nach Gebührentabelle ab. Es gibt Ausnahmen, wenn Fixpreise für bestimmte Leistungen berechnet werden. Lieber vorher erfragen, was alles genau berechnet wird. 3. Bestehen Sie nicht auf eine Chef- oder Chefinnenbetreuung Manche Unternehmerinnen und Unternehmer rufen reflexhaft auch bei Detailfragen direkt beim Inhaber der Kanzlei an. Das sei unangebracht, findet der Berater Michael Wohlfart. „Sie sollten sich vor Augen führen, dass eine mittelgroße Kanzlei 500 oder mehr Mandanten hat“, erklärt der Experte. Falls Ihnen das bisher wichtig war, nehmen Sie lieber Abschied von einer solchen „Chefarztbehandlung“, rät der Experte. Denn die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Steuerbüro können einen Großteil der Standardaufgaben prima abdecken. 4. Geben Sie sortierte Belege ab und schaffen Sie digitale Prozesse Die meiste Arbeit macht den Kanzleien die Lohn- und Finanzbuchhaltung. Besser, Sie rücken nicht mit Kartons voll unsortierter Papierbelege an – im schlimmsten Fall auf den allerletzten Drücker. Was Sie ebenfalls vermeiden sollten: jedes Formular reflexhaft an die Kanzlei abschieben, obwohl Sie es auch selbst ausfüllen könnten. Unternehmen, die das ständig tun, gelten irgendwann als Nerv-Kunden. Schon beim Onboarding bei einer neuen Kanzlei können Unternehmer mit professionellen Buchhaltungstools punkten. „Es hilft zum Beispiel enorm, wenn Unternehmen wesentliche Vorarbeiten oder die Umsatzsteuervoranmeldung selbst machen“, sagt der Berliner Steuerberater Carsten Butenschön. Mit moderner Software müssen Firmen die Unterlagen nur noch einscannen, Künstliche Intelligenz und Texterkennung machen oft automatisch Buchungsvorschläge. „In den meisten Unternehmen sollte sich jemand finden, der mit solchen Systemen vorarbeiten kann“, sagt Butenschön. 5. Kommunizieren Sie proaktiv jede steuerrelevante Veränderung Immer wieder gründen Unternehmen Tochterfirmen, wechseln zu einer speziellen Rechtsform, stellen Mitarbeiter im Ausland ein, oder die Besitzverhältnisse ändern sich. „Alles normal“, sagt Kanzleiberater Michael Wohlfart. „Wichtig ist aber, dass Unternehmer so etwas früh im Voraus mit ihrem Steuerberater besprechen.“ Dem Steuerbüro erst kurz vor dem Notartermin mitzuteilen, dass es sich künftig um eine weitere Gesellschaft zu kümmern hat, ist keine gute Idee. 6. Seien Sie offen für Beraterteams aus verschiedenen Kanzleien Bei großen Veränderungen gilt es noch etwas zu bedenken: Nicht jede Kanzlei kennt sich mit allen Rechtsformen oder gar ausländischen Steuerregeln aus. Hier gilt: Fragen Sie Ihren Steuerberater möglichst frühzeitig und ganz offen, ob es sich mit dem Thema auskennt. „Vielleicht muss man wechseln“, erklärt Carsten Butenschön. Besser: Identifizieren Sie gemeinsam mit Ihrem Steuerberater oder Ihrer Steuerberaterin einen Spezialisten, der mit einsteigt. Der Augsburger Steuerberater und Kammerpräsident Hartmut Schwab etwa ist auch Fachanwalt für internationales Steuerrecht und arbeitet zu diesem Thema mit mehreren kleineren Steuerbüros und deren Mandanten zusammen. 7. Sorgen Sie für gute Stimmung im Team des Steuerbüros Auch Steuerberaterinnen und -berater haben es wie viele Betriebe schwer, Mitarbeiter zu finden. „Kanzleiinhaber können es sich wirklich nicht erlauben, Leute zu verlieren, weil ein Mandant sie anschnauzt oder sich sonst irgendwie ruppig und unverschämt benimmt“, sagt Kanzleiberater Wohlfart. Deshalb sollten Chefs und Chefinnen freundlich und zuvorkommend mit den Fachkräften im Steuerbüro umgehen. Achten Sie auch darauf, dass Ihre Mitarbeitenden sich mit den ihnen zugeteilten Kolleginnen und Kollegen in der Kanzlei gut verstehen. Sie können in Buchhaltungslehrgänge investieren und gegenüber Ihren Angestellten immer wieder betonen: Der Steuerberater ist wichtig für uns! Das ist kein Dienstleister, den man einfach so austauscht!