Schlechte Nachrichten überbringen Wie sag‘ ich das bloß meinen Mitarbeitern?

Er hört die Bombe nicht platzen: Wer als Chef Mitarbeitern schlechte Nachrichten überbringen muss, sollte auf Reaktionen wie Verleugnung, Trauer und Wut gefasst sein.

Er hört die Bombe nicht platzen: Wer als Chef Mitarbeitern schlechte Nachrichten überbringen muss, sollte auf Reaktionen wie Verleugnung, Trauer und Wut gefasst sein.© David-W- / photocase.de

Mitarbeitern schlechte Nachrichten überbringen: für die meisten Unternehmer eine verhasste Aufgabe. Wie man sie souverän meistert - plus: die eine Frage, die man dabei immer beantworten sollte, auch wenn sie niemand stellt.

Ein Vertrag wird nicht verlängert, eine Beförderung bleibt aus. Weil das Geschäft nicht läuft, müssen Budgets gekürzt oder gar Leute entlassen werden. Wie bringt man solche schlechten Nachrichten seinen Mitarbeitern bei – möglichst schonend, aber doch klar und souverän? Führungskräfte-Coach Peter Holzer weiß, worauf es dabei ankommt. Ein Interview.

impulse: Herr Holzer, Mitarbeitern schlechte Nachrichten überbringen – vor dieser Aufgabe würden sich viele Unternehmer am liebsten drücken.

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Peter Holzer: Keine gute Idee! In einer heiklen Situation einen Vertrauten vorzuschicken oder schlechte Nachrichten per E-Mail zu übermitteln, ist grundsätzlich keine Alternative. Denn dadurch verlieren Sie als Unternehmer an Status. Führen, das heißt: vorneweggehen – und in schwierigen Situationen Ruhe, Kraft und Zuversicht spenden.

Ruhe, Kraft und Zuversicht spenden, wenn man sich doch innerlich ganz anders fühlt: Das klingt nahezu unmöglich. Kann ich lernen, mich in solchen Situationen souveräner zu fühlen?

Diesen Wunsch höre ich immer wieder, wenn ich Führungskräfte coache: „Ich möchte lernen, mich souveräner zu fühlen, wenn ich unter Druck gerate.“ Entscheidend ist aber etwas ganz anderes: nämlich, dass Sie souverän wirken – auch dann, wenn Sie sich innerlich ganz anders fühlen.

Und wie mache ich das?

Indem Sie so tun, als wären Sie in diesem Moment souverän. Denken Sie beispielsweise an die Stimmlage: Wer mit tiefer Stimme spricht, wirkt ruhig und kompetent – und das können Sie trainieren. Ebenso wie den Atem: Wer unter Druck gerät, atmet häufig in die Brust statt in den Bauch. Dadurch klingt die Stimme gepresst. Wenn Sie tief im Bauch atmen, klingt Ihre Stimme automatisch bestimmt.

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Gibt es noch mehr, was ich beachten sollte?

Reden Sie nicht ohne Punkt und Komma. Wenn Menschen sich unsicher fühlen, reden sie oft viel zu schnell. Achten Sie auf regelmäßige Pausen. Und suchen Sie sich Vorlagen: Schauen Sie sich an, wie sich andere Menschen in heiklen Situationen verhalten. Das kann Barack Obama sein – oder auch James Bond.

Wie bringe ich meine heikle Botschaft obamamäßig souverän rüber?

Ganz wichtig: bloß kein Rumgeschwafel, sondern kurz und knackig auf den Punkt kommen. Eine heikle Botschaft vom Chef, das ist für den Mitarbeiter wie ein Besuch beim Arzt. Der will nicht mit Fragezeichen aus dem Gespräch rausgehen; der will wissen: „Bin ich gesund oder bin ich krank? Und wenn ich krank bin: Wie schlimm ist es?“ Ich erlebe immer wieder, dass Führungskräfte ihre Mannschaft viel zu sehr im Unklaren lassen. Die Folgen: Der Flurfunk dreht durch und im Unternehmen regieren Fantasie und Angst.

Während ich Klartext rede: Blickkontakt halten – ja oder nein?

Das kommt darauf an, wer Ihnen gegenüber sitzt. Ist es ein tougher Typ, der autark durchs Leben geht? Dann halten Sie unbedingt Blickkontakt, wenn Sie mit dem reden. Wie ein Boxer vom Kampf; am besten nicht mal ein Blinzeln, wenn Sie Ihre Botschaft abfeuern. Denn wenn Sie den Blick senken, würde er das als ein Zeichen von Schwäche auffassen.

Und wenn mein Gegenüber nicht so ein harter Hund ist?

Dann machen Sie den wahrscheinlich fix und fertig, wenn Sie die ganze Zeit Blickkontakt halten: Denn dann nimmt er die schlechte Nachricht persönlich.

Wie mache ich es ihm leichter?

Visualisieren Sie Ihre Botschaft – zum Beispiel auf einem Block oder einem Flipchart. Sie sagen zum Beispiel: „Schauen Sie mal hier, die Zahlen liegen 15 Prozent unter Plan“ und deuten Sie auf Ihren Block. Ihr Gegenüber schaut automatisch auf das Papier – damit wird das Papier der Überbringer der schlechten Botschaft. Sie trennen auf diese Weise die Sachebene von der Beziehungsebene. Diese Methode hat übrigens noch einen weiteren Vorteil: Sie macht es auch Ihnen leichter, die Botschaft zu überbringen.

Wenn ich eine Bombe platzen lasse, muss ich hinterher mit Fragen rechnen. Auf welche sollte ich eine Antwort parat haben?

Es gibt eine Frage, die immer gestellt wird, aber nicht immer geäußert wird: „Wie konnte es nur soweit kommen?“

Und darauf sollte ich antworten? Selbst dann, wenn die Frage gar nicht geäußert wurde?

Unbedingt. Ich nenne das: den Elefanten aus dem Gebüsch holen. Es ist schlau, der Mannschaft zu signalisieren: „Ich weiß genau, was ihr denkt“. Das ist ohnehin das Beste, was ein Unternehmer in einer solchen Situation machen kann: Verantwortung zu übernehmen und eigene Fehler zuzugeben. Es ist in diesem Moment sogar wichtiger, als sofort Wege aus der Krise zu präsentieren. Über Lösungen können Sie zu einem späteren Zeitpunkt immer noch reden.

Bei Ihnen klingt das alles so einfach. Aber ob ich mich im Ernstfall wirklich an Ihre Tipps erinnern würde …

Es reicht auch nicht, dass Sie kognitiv verstehen, was Sie tun müssen. Sie müssen es üben! Entweder zu Hause im stillen Kämmerlein oder in einfacheren Gesprächssituationen. Nur dann haben Sie eine Chance, das Verhalten abzurufen, wenn Sie unter Druck geraten.

Das klingt ganz schön mühsam.

Souveränität erreichen Sie leider nicht allein dadurch, dass Sie ein paar Tricks befolgen oder eine bestimmte Technik korrekt anwenden. Sie müssen sich vielmehr fragen: „Wer möchte ich werden? Wie sehe ich mich in der Zukunft?“ Und dann konsequent an sich und Ihren Verhaltensweisen arbeiten.


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1 Kommentar
  • Ferdinant 8. September 2017 21:20

    Täglich gibt es Mitarbeiter, die schlechte Nachrichten an ihre Chefs übermitteln müssen. Eine Projektdeadline wurde zu knapp gesetzt, ein Budget reicht nicht aus, ein Zulieferer hält Termine und vertragliche Zusagen nicht ein, usw. Dabei müssen Mitarbeiter allerhand Launen ihrer Chefs ertragen, mitunter werden die Überbringer solcher Nachrichten für das Geschehene noch persönlich verantwortlich gemacht, obwohl sie als Überbringer solcher Nachrichten größeren Schaden vermeiden, wenn sie rechtzeitig auf einen Mißstand hinweisen.
    Was also Mitarbeiter können, das sollte doch ein Chef schon lange können. Sonst hat er es nicht verdient, Chef zu sein.

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