Arbeitspensum schaffen In vier Etappen zum Ziel

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In Etappen bis zum Gipfel: Was beim Wandern gilt, zählt auch beim Bewältigen des Arbeitspensums.

In Etappen bis zum Gipfel: Was beim Wandern gilt, zählt auch beim Bewältigen des Arbeitspensums.© mad hillbilly / photocase.de

Was tun, wenn sich die Aufgaben auf dem Schreibtisch stapeln? Unternehmerin Nina Forkefeld gibt aus eigener Erfahrung vier Tipps, wie sie ihr Arbeitspensum schafft.

Wer kennt ihn nicht, den hohen Berg an Arbeit, der von Zeit zu Zeit bedrohliche Schatten auf den eigenen Schreibtisch wirft? Er kann atemberaubend, ziemlich beeindruckend und massiv sein. Eines ist klar: Er ist nur in Etappen zu bewältigen – und manche Wegstrecken kann man nicht alleine schaffen.

1. Mitarbeitern Aufgaben schmackhaft machen

Muss eine Aufgabe delegiert werden? Ich bin lange genug im Vertrieb, um sofort damit zu beginnen, Argumente zu sammeln, die die Aufgabe positiv beschreiben. Schließlich muss ich ja jemanden davon überzeugen, die Aufgabe zu übernehmen.

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Ein Beispiel aus dem Bereich Verpackungen: Unsere Produkte werden in Seidenpapier eingewickelt, bevor sie in den Karton kommen. Nicht nur aufgrund der Ästhetik, sondern auch wegen des „Raschelns“, also der Akustik beim Öffnen. Wie also legt man den Verpackern nahe, einen Arbeitsschritt mehr zu tun? In unserem Fall bekamen die betreffenden Kollegen eine Woche lang das Beschwerdemanagement. Sie hatten Kontakt zu Kunden, die mit der Verpackung unzufrieden waren und eigene Ideen einbrachten. Die Argumente pro Seidenpapier fanden die Beteiligten schließlich selbst – und sie wussten auch, warum sich der Aufwand lohnt: Er macht den Kunden zufriedener.

Auch wenn der Schriftsteller Antoine de Saint-Exupéry kein Vertriebler war, so schreibt man ihm posthum folgende Weisheit zu: Wenn Du ein Schiff bauen willst, dann trommle nicht Männer zusammen, um Holz zu beschaffen, (…) sondern lehre die Männer die Sehnsucht nach dem weiten, endlosen Meer.“ (Zitat: Citadelle. Die Stadt in der Wüste. 1948.)

Das trifft so ungefähr auch auf den Berg an Arbeit zu: Ist die Vorstellung, wie schön die Aussicht beim Aufstieg sein kann, erst einmal vorhanden, lässt sie sich auch an andere vermitteln.

2. Eigenverantwortung fördern

Normalerweise hat bei uns jeder Kunde einen festen Ansprechpartner. Die „One-face-to-the-customer“- Strategie lässt sich aber gerade in kleineren Unternehmen nicht immer durchhalten. Bei uns darf jeder seine Kunden nach eigenem Gespür beraten. Was aber, wenn eine Kunde dran ist, der sonst mit dem Kollegen spricht?

Ich habe kürzlich ein Kundengespräch an einen Mitarbeiter abgegeben. Ein Unternehmen aus Süddeutschland hatte einen Artikel bestellt, bei dem der Wunsch-Liefertermin nicht eingehalten werden konnte. Um ihm den Sachverhalt zu erklären, reichte eine E-Mail nicht aus. Zur gemeinsamen bestmöglichen Lösung musste ein persönliches Gespräch mit dem Kunden geführt werden. Ein wenig unbequem dabei war, dass der Ansprechpartner als „komplex“ gilt.

Genau diesen Punkt sprach mein Mitarbeiter bei der Übergabe an. Ich sagte nur, das liege jetzt nicht mehr in meiner Verantwortung – mit dem Resultat, dass die Freude über das entgegengebrachte Vertrauen sehr groß war. Es bedurfte nicht vieler Worte – der Kollege verstand, dass ihm von nun an auch komplexe Themen anvertraut werden.

3. Auf Kernkompetenzen konzentrieren

Gleich mehrere Aufgaben haben Priorität – und was jetzt? In diesem Fall gilt: Wer sich auf seine eigenen Kompetenzen besinnt, kommt zur besten Lösung. Zu meinen Stärken zählen beispielsweise Kommunikation und Kreativität. Diese kann ich zum Beispiel bei der „Übersetzung“ zwischen Produktionsteam und Kreativteam nutzen. Die kann nämlich strapaziös sein, insbesondere wenn das Team wie bei uns klein ist und eine hohe Emotionalität beim Austausch mitschwingt. Bei genauerer Betrachtung muss also jemand mit viel Fingerspitzengefühl ran, der beide Perspektiven einnehmen kann. Zwar mag mir selbst die Aufgabe als lästig erscheinen, aber was für das restliche Team gilt, gilt ebenso für mich: Derjenige, zu dem die Aufgabe am besten passt, muss die Kröte schlucken.

4. Den inneren Schweinehund überwinden

Der wahrscheinlich größte Gegner beim Aufstieg auf den Arbeitsberg ist der eigene innere Schweinehund. Es gibt Tage, an denen einfach überhaupt nichts läuft – und nachdem man bereits alle anderen motiviert hat, bleibt einfach verdammt wenig für einen selbst übrig. Was also tun Sie, wenn Sie sich selbst zu nichts aufraffen können?

Wer jetzt gerade innerlich sein Facebook-Passwort tippt, hat vollkommen Recht: In solchen Momenten hole ich mir Impressionen von außen – Freunde, Mentoren, Ex-Chefs, Friseure. Sie alle können in diesem Moment dazu beitragen, aus dem eigenen Gedankenkreis auszubrechen. Auch Vorbilder helfen. Am nachhaltigsten sind Erinnerungen an die Unternehmer, denen man zuletzt begegnet ist. Ich versuche daher regelmäßig Konferenzen und Netzwerkveranstaltungen zu besuchen, von denen ich sehr lange zehren kann.

Wer sich öffnet und auch andere Gedanken zulässt, wächst schnell über sich selbst hinaus und schafft so auch sicher die nächste Berg-Etappe.

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