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E-Mails sortieren Antworten Sie nie wieder auf E-Mails wie diese!

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Ab in den Papierkorb damit! Cal Newports radikaler Ansatz, E-Mails zu sortieren, erspart sehr viel Zeit.

Ab in den Papierkorb damit! Cal Newports radikaler Ansatz, E-Mails zu sortieren, erspart sehr viel Zeit. © zettberlin / photocase.de

Radikal - und extrem zeitsparend: In seinem Buch "Konzentriert arbeiten" stellt Cal Newport einen neuen Ansatz vor, E-Mails zu sortieren: Trifft nur ein Punkt seiner Checkliste auf eine Nachricht zu, beantwortet er sie nicht.

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E-Mails, Social Media, Smartphone-Gebimmel: Unser Arbeitsalltag ist heute geprägt von Ablenkungen. Doch Cal Newport, Juniorprofessor für Computerwissenschaften an der Georgetown University, hält sich in seinem Buch „Konzentriert arbeiten“ nicht lange mit Lamentieren über diese ständigen Störungen auf. Vielmehr erklärt er schlüssig, warum konzentrierte Arbeit heute wichtiger ist denn je, und gibt handfeste Tipps, wie sich das Ziel erreichen lässt. Einige betreffen das Thema E-Mail-Management – ist doch das ewige „Pling!“ einer neuen Nachricht im Posteingang eine der häufigsten Unterbrechungen, denen wir heute ausgesetzt sind.

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Es geht in dem Buch jedoch auch um Zeitplanung, Rituale, Konzentrationsphilosophien, um „Deep Work“ und „Shallow Work“ und um Pausen, Langeweile und Social Media. Eine lohnende Lektüre für alle, die komplexe Probleme in kurzer Zeit lösen müssen und deshalb darauf angewiesen sind, geistige Höchstleistungen zu bringen.

Unter dem Originaltitel „Deep Work“ war das Buch in den USA ein Bestseller. In Deutschland ist „Konzentriert arbeiten. Regeln für eine Welt voller Ablenkungen“ im Redline Verlag erschienen und kostet 19,99 Euro.

Den folgenden Buchauszug haben wir mit freundlicher Genehmigung des Redline Verlags veröffentlicht.


Als Student am MIT hatte ich die Gelegenheit, mit berühmten Gelehrten zusammenzutreffen. Dabei fiel mir auf, dass viele von ihnen einen faszinierenden und recht raren Umgang mit E-Mails pflegten: Ihr Standardverhalten beim Erhalt einer Nachricht bestand darin, nicht zu antworten.

Lohnt es sich zu antworten?

Im Laufe der Zeit erkannte ich die Philosophie, die diesem Verhalten zugrunde liegt. Bei E-Mails, so ihre Überzeugung, trägt der Absender die Verantwortung dafür, den Empfänger zu überzeugen, dass eine Antwort lohnenswert ist. Die folgende E-Mail zum Beispiel würde von vielen der berühmten Namen am Institut sehr wahrscheinlich unbeantwortet bleiben:

Hi Professor. Ich würde gern mal vorbeikommen, um über [Thema XY] mit Ihnen zu reden. Haben Sie Zeit?

Diese Mail zu beantworten erfordert zu viel Aufwand („Haben Sie Zeit?“ ist zu allgemein, um rasch beantwortet werden zu können). Es gibt auch keinerlei Versuch der Beweisführung, dass dieses Gespräch die Zeit des Professors wert sein könnte.

Vor dem Hintergrund dieser Kritikpunkte kommt nun eine Version derselben Nachricht, die eine größere Chance auf Antwort hat:

Hi Professor. Ich arbeite mit meinem wissenschaftlichen Betreuer, [Professor Y], derzeit an einem Projekt ähnlich [Projekt X]. Wäre es in Ordnung, wenn ich am Donnerstag in der letzten Viertelstunde Ihrer Sprechstunde mal vorbeikomme, um Ihnen genauer zu erläutern, wonach wir suchen, und zu schauen, ob dies zu Ihrem aktuellen Projekt passen könnte?

Im Gegensatz zur ersten Nachricht stellt diese deutlich heraus, warum das Treffen sinnvoll ist, und minimiert den Antwortaufwand des Empfängers.

3-Punkte-Checkliste: Auf diese E-Mails müssen Sie nicht beantworten

Kopieren Sie in dem Maße, wie es in Ihrem beruflichen Kontext machbar ist, diese akademische Ambivalenz gegenüber E-Mails. Versuchen Sie dazu, die folgenden drei Regeln anzuwenden, um einzuordnen, welche Nachrichten eine Antwort erfordern und welche nicht.

Antworten Sie nicht auf E-Mails, wenn einer der folgenden Punkte zutrifft:

  1. Sie ist nicht eindeutig oder erschwert es Ihnen anderweitig, eine vernünftige Antwort darauf zu schreiben.
  2. Es handelt sich nicht um eine Frage oder einen Vorschlag, der für Sie von Interesse ist.
  3. Wenn Sie antworten, passiert nichts wirklich Gutes, und wenn Sie nicht antworten, passiert nichts wirklich Schlimmes.

Von offenkundigen Ausnahmen abgesehen fordert der akademische Ansatz Sie dazu heraus, sehr viel rigider zu entscheiden, ob Sie auf „Antworten“ klicken oder nicht.

Mit diesen Folgen müssen Sie rechnen

Anfangs kann das Befolgen dieses Tipps unbequem sein, denn es wird dazu führen, dass Sie mit einer Schlüsselkonvention im Zusammenhang mit E-Mails brechen: Eine Antwort wird erwartet, unabhängig von der Relevanz oder Angemessenheit der Nachricht. Es gibt auch keine Möglichkeit zu vermeiden, dass ein paar unangenehme Dinge passieren, wenn Sie dieses Vorgehen übernehmen.

Zumindest werden ein paar Leute verwirrt oder verärgert sein – besonders wenn es ihnen noch nie passiert ist, dass die allgemeinen E-Mail-Konventionen infrage gestellt oder ignoriert werden. Wissen Sie was? Das ist in Ordnung so. Wie der Autor Tim Ferriss mal sagte: „Machen Sie es sich zur Gewohnheit, kleine unangenehme Dinge geschehen zu lassen. Tun Sie das nicht, finden Sie niemals die Zeit für die lebensverändernden großen Dinge.“

Vielleicht ist es Ihnen ein Trost, dass die Menschen, wie die Professoren an der MIT entdeckten, ihre Erwartungen rasch an die Besonderheiten Ihrer Kommunikationsgewohnheiten anpassen. Die Tatsache, dass Sie ihnen auf ihre eilig verfasste Nachricht nicht geantwortet haben, wird vermutlich kein zentrales Ereignis ihres Lebens darstellen. Wenn Sie das Unbehagen bei dieser Methode erst einmal überwunden haben, fangen Sie an, ihre Vorteile zu genießen.

Eine Methode, die gleich zwei Probleme löst

Wenn es um E-Mail-Überlastung geht, werden Meinungen häufig geäußert. Die eine besagt, dass das Verschicken von Mails weitere Mails erzeugt; die andere lautet, dass die Mühe mit nicht eindeutigen oder irrelevanten E-Mails eine wesentliche Ursache für den Stress mit dem Posteingang darstellt. Die hier vorgestellte Vorgehensweise reagiert aggressiv auf alle beide Probleme – Sie verschicken weniger Mails und ignorieren diejenigen, deren Beantwortung aufwendig ist – und lockert dadurch maßgeblich den Würgegriff, in dem Ihr Postfach Ihre Zeit und Ihre Aufmerksamkeit gefangen hält.

2 Kommentare
  • Michael Keutner 10. Mai 2017 14:57

    Mails? … beantworte ich jeden Freitag abend. In eiligen Fällen können Sie versuchen, mich anzurufen. Der Überraschungseffekt war immer auf meiner Seite

  • Martin Schmaeh 4. Mai 2017 08:58

    Für mein konzentriertes Arbeiten wäre es besser gewesen, Ihre Email gar nicht zu beachten – geschweige denn, einen Kommentar zu hinterlassen.

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