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Agiles Projektmanagement Wer digital sagen will, muss auch agil sagen

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Die digitalisierte Arbeitswelt dreht sich schnell. Ohne Strategien wird einem da schnell schwindelig.

Die digitalisierte Arbeitswelt dreht sich schnell. Ohne Strategien wird einem da schnell schwindelig.© AllzweckJack / photocase.de

Wie kann ein Unternehmen den Sprung in die digitale Welt schaffen? Agiles Projektmanagement kann einen wichtigen Beitrag leisten, sagt Business Analyst Tina Egolf - und gibt vier Tipps für die Arbeit mit agilen Methoden.

Lassen Sie mich mal eine provokante Behauptung in den Raum stellen: So spannend die Sache mit der „Digitalisierung“ auch klingen mag, so richtig klar, wie er denn nun genau verlaufen soll, der digitale Wandel in deutschen Unternehmen … so richtig klar ist das irgendwie noch nicht. Denn so hell der Fix-Stern „Digitalisierung“ aktuell am Wirtschaftshimmel leuchtet, so klar zeigt sich bei Tageslicht die recht nüchterne Bilanz, in der hehre Ziele auf eine wenig innovative Realität treffen.

Dabei schien doch alles ganz planbar zu sein: IT-Abteilungen wurden aufgestockt, eine neue App wurde in Auftrag gegeben – und mit agilen Methoden, die für schlankere und flexiblere Teamstrukturen sorgen sollten, zogen Scrum Master und bunte Post-its in die Büroräume neben der Topfpflanze ein.

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Aber irgendwie reicht das nicht, nicht wahr? Irgendwie erfüllt sie sich noch nicht, die Vision von den selbstorganisierten Teams, von den schlanken Prozessen und innovative Ideen, die Ihr Unternehmen fit für die Zukunft machen sollten.

Was nun? Die Digitalisierung für gescheitert erklären? Sicher nicht! Schließlich war der Ansatz der richtige. Die Sache hat nur einen Haken: Erfolgreiche Digitalisierung beginnt beim Management, nicht in der IT-Abteilung. Denn agile Prinzipien haben deutlich mehr zu bieten, als Ihnen bis jetzt vielleicht bewusst sein dürfte:

4 Tipps für agiles Projektmanagement

Vereinfachen Sie.
Das Ziel: „Wir sind ein innovatives Unternehmen.“

Die Realität: Standardisierung ist die Allzweckwaffe für alle Prozesse und Strukturen in Unternehmen nahezu jeder Größe. Und da nichts so vielfältige Ausprägungen entwickelt wie ein standardisierter Prozess, existieren zugleich unzählige Ausnahmen von der Regel, die es mit viel Steuerungs- und Abstimmungsaufwand zu kennen und zu managen gilt.

Der agile Weg: Die Welt, in der Unternehmen agieren, wird von Tag zu Tag komplexer. Ein gutes Maß dieser Komplexität entsteht jedoch von innen. Für jedes neue Projekt, jede Wachstumsphase und sonstige Form der Organisation sollte gelten: so einfach wie möglich. Die Komplexität kommt von ganz allein.

Und damit ist gemeint: Standardisierung und klar definierte Tools und Prozesse klingen verlockend, doch sie skalieren nicht, ohne Komplexität zu erzeugen. Wir können uns jetzt gemeinsam einreden, dem wäre nicht so, und dabei tapfer die Abertausenden aktiven Firmencomputer mit Windows 95 ignorieren, die darüber Zeugnis ablegen. Oder wir hören auf, der Welt zeigen zu wollen, was für abstrakte Systeme wir bauen und managen können. Sie können Ihr Portfolio-Management nicht auf ein DIN-A4-Blatt zeichnen? Glauben Sie mir, das Problem ist nicht die Größe des Blattes.

Vermeiden Sie „Müll“ in Ihren Strukturen.
Das Ziel: „Ihr seid jetzt ein selbstorganisiertes Team.“

Die Realität: Regelmäßige Update-, Status-, Sync- und KPI-Meetings nehmen 60 bis 80 Prozent der verfügbaren Zeit von Managern und Mitarbeitern in Anspruch.

Der agile Weg: Nein, Berichte und Updates sind kein Selbstzweck. Starten Sie immer mit dem geringstmöglichen strukturellen Aufwand und fügen Sie nur Dinge hinzu, die einen spezifischen Mehrwert bieten.

Als Grundregel gilt: Wenn ein Meeting nicht zu einem konkreten Ergebnis wie einer Aktion oder einer Entscheidung führt, sollte es nicht stattfinden. Stellen Sie sich ganz einfach die Frage: Welche Informationen benötige ich von wem, um was tun zu können? Welche ein bis maximal zwei Meetings müsste es in diesem Projekt auf jeden Fall geben, um dieses Resultat zu erzielen? Denn Kontrolle ist kein Grund, irgendjemanden vom Arbeiten abzuhalten.

Hinterfragen Sie Ihre Dokumentation.
Das Ziel: „Was zählt, sind Ergebnisse, nicht Dienst nach Vorschrift.“

Die Realität: Dokumentationen und Berichte über Auslastung, Projektstatus, Budget, Output und KPIs erfordern mindestens so viel „Produktionsaufwand“ wie die Arbeit am eigentlichen Projekt.

Der agile Weg: Denken Sie noch mal über Ihr Reporting-Modell nach. Informationen und Daten ohne Erkenntnis und Konsequenz sind schlichtweg wertlos. Tabellen und Zahlenwüsten genau wie die schönsten Powerpoint-Präsentationen mit Flow-Diagrammen geben dem Ersteller vielleicht die Möglichkeit, ein To-Do auf seiner Liste abzuhaken. Doch auch hier gilt: Wenn Sie auf Basis der Informationen, die Sie erhalten, keine Entscheidung treffen werden oder können, ist der Aufwand, diese Information zusammen zu stellen, schlicht nicht gerechtfertigt.

Rechnen Sie mit Veränderungen, nicht Konsistenz.
Das Ziel: „Wir entwickeln und produzieren mit schlanken und flexiblen Prozessen.“

Die Realität: Projekt-Pläne müssen mit Drei- bis Fünf-Jahres-Vorhersagen erstellt und budgetiert werden. Seitenlange Dokumentationen und Hochrechnungen gehen selbst jenen Projekten voraus, die später mit agilen Teams entwickelt werden sollen.

Der agile Weg: Es ist längst kein hinter vorgehaltener Hand gemurmeltes Gerücht mehr. Die Geschwindigkeit, in der sich Märkte, Produkte und Unternehmen über alle Branchen hinweg verändern, hat alle klassischen Planungstools längst überholt. Sie können jetzt entweder versuchen, diese Veränderungen immer häufiger und mit immer mehr Aufwand in traditionelle Projektmanagement- und Budget-Prozesse zu pressen – oder wir gestehen uns einfach ein, dass alte Konzepte keine neuen Lösungen hervorbringen werden.

Warum ändern wir nicht die Prämisse und planen nicht mehr mit der Erwartung, dass sich der Plan erfüllt? Wie würden Sie Ressourcen und Budgets planen, wenn Sie damit rechnen würden, dass sich die Welt verändert?

Für den Wandel gibt es keine Anleitung

Gewagte Thesen, nicht wahr? Oder liegt Ihnen schon das „Ja, aber …“ auf der Zunge?

Niemand behauptet, dass die Sache mit der Digitalisierung einfach sei. Denn sind wir ehrlich: Es ist eben nicht bis ins letzte Detail klar, wie man ein Unternehmen aus einer tayloristischen, auf Effizienz und Kontrolle getrimmten Tradition herausholt und Menschen und Strukturen mit völlig neuen Prämissen und Fragestellungen konfrontiert. Denn anders als sein Vorgängermodell gibt es für diese neue Form der digitalen Unternehmen mit ihren digitalen Geschäftsmodellen keine erprobte Referenz und schon gar keine Anleitung für einen widerstandslosen Wandel.

Wenn Sie also keine Antwort auf die Frage haben, wie das denn nun funktioniert mit der Digitalisierung, machen Sie sich keine Sorgen. Wirklich wissen müssen Sie es nicht. Sie müssen es nur herausfinden wollen.

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