Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie wird viele mittelständische Unternehmen härter treffen als erwartet. Ab Juni 2026 sollen deutlich strengere Regeln für Gehaltsstrukturen, Auskunftsansprüche und Berichtspflichten gelten. Viele Geschäftsführer denken dabei zuerst an Bürokratie. Das eigentliche Problem liegt jedoch in gewachsenen Strukturen, unklaren Prozessen und verstreuten Daten.
Warum es nicht am Gesetz scheitert
Das bestehende Entgelttransparenzgesetz gibt es bereits seit 2017. Die EU-Richtlinie verschärft die Anforderungen jedoch deutlich:
- Berichtspflichten greifen künftig bereits ab 100 Mitarbeitenden,
- Gehaltsrahmen sollen in Stellenanzeigen genannt werden,
- Unternehmen müssen Vergütungsunterschiede nachvollziehbar erklären können,
- und bei auffälligen Gender-Pay-Gaps reagieren.
Viele Unternehmen unterschätzen dabei vor allem den operativen Aufwand, denn Transparenz entsteht nicht dadurch, dass man „alle Gehälter offenlegt“. Entscheidend ist vielmehr, ob sich Vergütungsentscheidungen sauber erklären und dokumentieren lassen.
Genau daran aber hapert es häufig:
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HR- und Payroll-Daten liegen in getrennten Systemen,
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Stellenbezeichnungen sind uneinheitlich,
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Vergütungsmodelle historisch gewachsen,
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Verantwortlichkeiten nicht klar definiert.
Was bislang irgendwie funktionierte, wird unter den neuen Transparenzpflichten plötzlich sichtbar.
© Sage
In 5 Schritten zur Transparenzfähigkeit
Die gute Nachricht: Die meisten Unternehmen müssen nicht alles neu aufbauen. Entscheidend ist ein strukturierter Einstieg.
1. Bestandsaufnahme machen
Welche Systeme enthalten relevante Gehaltsdaten? Welche Rollen und Gehaltsstrukturen existieren bereits? Wo gibt es Inkonsistenzen?
2. Daten zusammenführen
HR- und Payroll-Daten müssen konsistent abgebildet werden. Nur so lassen sich spätere Auswertungen belastbar durchführen.
3. Vergütungsstrukturen ordnen
Welche Tätigkeiten gehören zusammen? Welche Kriterien beeinflussen Gehälter? Wo fehlen nachvollziehbare Regeln?
4. Prozesse definieren
Wer beantwortet Auskunftsansprüche? Wie werden Entscheidungen dokumentiert? Welche Datenbasis wird genutzt?
5. Recruiting vorbereiten
Gehaltsrahmen in Stellenanzeigen und Gender-Pay-Gap-Analysen werden künftig wichtiger. Unternehmen sollten diese Prozesse frühzeitig vorbereiten.
„Entgelttransparenz scheitert in den seltensten Fällen am fehlenden Willen oder am Gesetz. Sie scheitert daran, dass HR- und Payroll-Daten in getrennten Welten leben und Vergütungsentscheidungen über Jahre ohne einheitliche Systematik gewachsen sind.“
Oliver Rozić
Vice President Product Engineering Central Europe, Sage
Die teuersten Irrtümer zur Entgelttransparenz
Rund um die neue Richtlinie kursieren viele Missverständnisse.
„Das betrifft nur Konzerne.“
Nicht mehr. Die neuen Schwellenwerte erfassen deutlich mehr mittelständische Unternehmen.
„Alle Gehälter müssen offengelegt werden.“
Nein. Es geht um Vergleichswerte und nachvollziehbare Kriterien, nicht um öffentliche Gehaltslisten.
„Das machen wir später.“
Genau das kann teuer werden. Rollenmodelle, Datenstrukturen und Prozesse entstehen nicht innerhalb weniger Wochen.
Warum frühes Handeln Vorteile bringt
Unternehmen, die sich frühzeitig vorbereiten, reduzieren nicht nur Risiken. Sie schaffen gleichzeitig bessere Voraussetzungen für das Recruiting, die Mitarbeiterbindung und moderne Personalprozesse.
Mit der Sage HR Suite lassen sich HR- und Payroll-Daten zentral konsolidieren. Ergänzend analysiert der Gehaltsmonitor Vergütungsstrukturen direkt auf Basis vorhandener Daten, ohne manuelle Exporte oder zusätzliche Datensilos.
Der kostenfreie Praxisguide von Sage zeigt Schritt für Schritt, wie Unternehmen Transparenzfähigkeit aufbauen, inklusive Checkliste und konkreter Handlungsempfehlungen.
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Disclaimer: Der Praxisguide und die Inhalte auf der Website zum Thema Entgelttransparenz dienen der Orientierung und ersetzen keine Rechtsberatung. Für die rechtliche Einordnung der individuellen Situation empfiehlt sich die Einbindung von Arbeitsrecht oder spezialisierten Beratungsunternehmen.
Sage ist Anbieter von Business-Software mit KI für kleine und mittlere Unternehmen. Mit leistungsstarken Lösungen für Buchhaltung & Finanzen, ERP & Warenwirtschaft, sowie HR & Payroll sorgt Sage dafür, dass Sie jederzeit den vollen Überblick haben – mit verlässlichen Zahlen, automatisierten Prozessen und intelligenter KI-Unterstützung. 
