Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen Diese Angaben dürfen auf Ihrer Korrespondenz nicht fehlen

Bevor sie die Geschäftsbriefe in den Umschlag stecken, sollten Sie kontrollieren, ob alle Pflichtangaben aufgeführt sind.

Bevor sie die Geschäftsbriefe in den Umschlag stecken, sollten Sie kontrollieren, ob alle Pflichtangaben aufgeführt sind.© VRD / Fotolia.com

Welche Pflichtangaben gelten für Geschäftsbriefe? Und was zählt eigentlich als Geschäftsbrief? Informationen für alle Rechtsformen im Überblick - von GmbH bis oHG.

Wer als Unternehmer schriftlich mit Geschäftspartnern in Kontakt treten will, muss einiges beachten: Denn für Geschäftsbriefe verlangt der Gesetzgeber eine Reihe an Pflichtangaben. Welche genau, ist abhängig von der Rechtsform.

Was gilt als Geschäftsbrief?

Zu den Geschäftsbriefen gehören alle schriftlichen Mitteilungen, die an Empfänger außerhalb des Unternehmens gerichtet sind. Das können beispielsweise Angebote, Auftragsbestätigungen oder Korrespondenz mit Kunden oder Lieferanten sein.

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Nicht als Geschäftsbrief zählen Mitteilungen, die innerhalb des Unternehmens verschickt werden, etwa zwischen mehreren Abteilungen oder Zweigstellen. Auch Lieferscheine gelten nicht als Geschäftsbrief, ebensowenig wie Werbeprospekte, Newsletter oder andere Mitteilungen für einen unbestimmten Personenkreis.

Gelten die Pflichtangaben für Geschäftsbriefe auch für E-Mails?

Die gesetzlichen Vorschriften gelten nicht nur für geschäftliche Korrespondenz auf Papier, sondern auch für andere Mitteilungen in Schriftform, etwa E-Mails oder Faxe.

Sind Rechnungen eigentlich auch Geschäftsbriefe?

Rechnungen zählen zu den Geschäftsbriefen. Für sie sind jedoch nicht nur die Pflichtangaben für Geschäftsbriefe vorgeschrieben, sondern sie müssen noch weitere Angaben enthalten. Welche, erfahren Sie in unserem Artikel „Pflichtangaben: Das muss auf der Rechnung stehen“.

Welche Pflichtangaben gelten je nach Rechtsform?

Nicht im Handelsregister eingetragenes Einzelunternehmen

  • Vor- und Zuname des Einzelunternehmers
  • ladungsfähige Anschrift

Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR)

  • Vor- und Zunamen aller Gesellschafter
  • Rechtsform (GbR)
  • ladungsfähige Geschäftsanschrift

Im Handelsregister eingetragenes Einzelunternehmen

  • Firmenname wie im Handelsregister angegeben
  • Rechtsformzusatz wie „eingetragener Kaufmann“ oder „eingetragene Kauffrau“ – eine Abkürzung ist möglich
  • Ort der Handelsniederlassung
  • Registergericht und Handelsregisternummer

Das regelt § 37a HGB.

Offene Handelsgesellschaft (oHG) und Kommanditgesellschaft (KG)

  • Firmenname wie im Handelsregister angegeben
  • Rechtsform (oHG oder KG)
  • Sitz der Gesellschaft
  • Registergericht und Handelsregisternummer

Das regeln § 125a und § 177a HGB.

Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) und Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) (UG (haftungsbeschränkt))

  • Firmenname wie im Handelsregister angegeben
  • Rechtsform der Gesellschaft (GmbH oder UG (haftungsbeschränkt))
  • Sitz der Gesellschaft
  • Registergericht und Handelsregisternummer
  • Vor- und Zunamen aller Geschäftsführer; außerdem Vor- und Zuname des Aufsichtsratsvorsitzenden, falls vorhanden.
  • Wird die Gesellschaft abgewickelt, ist darauf hinzuweisen, etwa mit der Abkürzung „i.L.“ für „in Liquidation“. Statt der Geschäftsführer sind dann die Liquidatoren zu nennen.

Das regelt § 35 a GmbHG.

Aktiengesellschaft (AG)

  • Firmenname wie im Handelsregister angegeben
  • Rechtsform der Gesellschaft (AG)
  • Sitz der Gesellschaft
  • Registergericht und Handelsregisternummer
  • Vor- und Zunamen aller Vorstandsmitglieder (der Vorstandsvorsitzende ist zu benennen) und des Aufsichtsratsvorsitzenden
  • Wird die Gesellschaft abgewickelt, ist darauf hinzuweisen, etwa mit der Abkürzung „i.L.“ für „in Liquidation“. Statt der Vorstandsmitglieder sind dann die Liquidatoren zu nennen.

Das regelt § 80 AktG.

GmbH & Co. KG, AG & Co. KG, GmbH & Co. OHG, AG & Co. OHG

Bei diesen Gesellschaften ist die persönlich haftende Gesellschafterin keine natürliche Person, sondern eine GmbH, bzw. eine AG. Daher müssen ergänzende Angaben gemacht werden.

  • Firmenname wie im Handelsregister angegeben
  • Sitz der Gesellschaft
  • Registergericht und Handelsregisternummer
  • Firmenname der Gesellschaft, die die Funktion der persönlich haftenden Gesellschafterin übernommen hat, mit allen weiteren Pflichtangaben der jeweiligen Rechtsform (siehe GmbH oder AG). Gehört zu den Gesellschaftern eine oHG oder KG, bei der ein persönlich haftender Gesellschafter eine natürliche Person ist, ist das nicht nötig.

Das regeln § 125a und § 177a HGB.

Was kann passieren, wenn die Pflichtangaben in Geschäftsbriefen fehlen?

Das zuständige Registergericht hat in diesen Fällen das Recht, ein Zwangsgeld zu verhängen. Es kann bis zu 5000 Euro betragen.

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1 Kommentar
  • Peter 9. Mai 2016 12:30

    TOP! Diese und andere hilfreichen Informationen habe ich kompakt im Buch „Spickzettel, das 1×1 der Kommunikationsmittel“ gefunden. Kann ich nur empfehlen.

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