Pflichtangaben auf Rechnungen Diese Angaben dürfen auf Rechnungen nicht fehlen

30 Euro, 50 Euro... Egal, ob Sie Rechnungsbeträge mit dem Computer oder ganz altmodisch mit dem Rechenschieber ermitteln: Bestimmte Pflichtangaben dürfen auf Rechnungen nicht fehlen.

30 Euro, 50 Euro... Egal, ob Sie Rechnungsbeträge mit dem Computer oder ganz altmodisch mit dem Rechenschieber ermitteln: Bestimmte Pflichtangaben dürfen auf Rechnungen nicht fehlen.© manun / photocase.de

Wer Pflichtangaben auf Rechnungen vergisst, riskiert Ärger mit dem Finanzamt. Das können Sie vermeiden: Eine Checkliste der Pflichtangaben - und eine Musterrechnung.

Unternehmer sollten immer sichergehen, dass alle Angaben auf eingehenden und ausgehenden Rechnungen vollständig und korrekt sind. Das erspart Rückfragen von Geschäftspartnern, nachträgliche Korrekturen und vor allem: Ärger mit Finanzbeamten und den Verlust des Vorsteuerabzugs.

Welche Angaben gehören auf eine Rechnung? Und was passiert, wenn Ihnen doch mal ein Patzer unterläuft und Sie wichtige Angaben vergessen? Eine Checkliste der Pflichtangaben auf Rechnungen nach § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG).

Anzeige

Welche Angaben müssen auf Rechnungen stehen?

1. Adresse des Ausstellers

Das leistende Unternehmen muss auf der Rechnung den Namen und die vollständige Anschrift angeben. Noch ungeklärt ist, ob am genannten Sitz auch wirtschaftliche Aktivitäten stattfinden müssen oder ob Briefkasten-Adressen ausreichen. Von Letzteren ist abzuraten, bis die Frage höchstrichterlich entschieden ist.

2. Adresse des Leistungsempfängers

Außer bei Kleinbetragsrechnungen bis 150 Euro* muss auch die vollständige Anschrift des Empfängers auf der Rechnung stehen. Vorsicht: Das ist oft nicht der Ort, an den geliefert oder an dem die Leistung erbracht wurde. Die Angabe „c/o“ genügt nicht, wenn ein Dritter und nicht der Auftraggeber die Rechnung in Empfang nimmt.

3. Rechnungsnummer

Ab 150 Euro* sind fortlaufende Rechnungsnummern vorgeschrieben. Wie sie aufgebaut sind, ist egal, auch eine Kombination aus Ziffern und Buchstaben ist erlaubt – Hauptsache, eine fortlaufende Nummerierung ist erkennbar. Zum Beispiel: Rechnungsnr. 01-2017, 02-2017 und so weiter.

4. Zeitpunkt und Ausstellungsdatum 

Auch der – gegebenenfalls voraussichtliche – Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung muss genannt werden. Der Monat oder die Kalenderwoche reichen aus. Unabhängig davon muss auf jeder Rechnung das Ausstellungsdatum stehen.

5. Leistungsbeschreibung

Unternehmen sollten konkret beschreiben, was und wie viel sie geleistet, geliefert oder verkauft haben. Im Zweifel gilt: Lieber ein Detail zu viel als eines zu wenig. Gerade bei Dienstleistungen rügen Finanzbeamte schnell, dass nicht erkennbar ist, was genau gemacht wurde.

6. Entgelt

Auf Rechnungen gehört eine Angabe der Netto-Rechnungssumme und des Gesamtbetrags inklusive Umsatzsteuer. Die Brutto- und Nettosumme, den Steuersatz und Steuerbetrag müssen Sie einzeln auflisten.

7. Umsatzsteuer 

Für die meisten Waren und Dienstleistungen sind 7 oder 19 Prozent Mehrwertsteuer fällig. Diese muss der Rechnungsaussteller auf den Nettobetrag draufschlagen und gesondert ausweisen – außer beim „Reverse-Charge-Verfahren“, bei dem der Rechnungsempfänger verpflichtet ist, die Mehrwertsteuer auszurechnen und dem Finanzamt zu melden.

Rechnungsbeträge, die unterschiedlichen beziehungsweise keinen Steuersätzen unterliegen, müssen jeweils getrennt aufgeführt werden. Auch vorab vereinbarte Rabatte, Skonti oder Boni müssen Sie extra vermerken.

Stellt der Leistungsempfänger die Rechnung selbst aus (= Abrechnung per Gutschrift), muss die Rechnung seit  30. Juni 2013 die Angabe “Gutschrift“ enthalten.

+++ Mehr von impulse regelmäßig ins Postfach? Hier für den Unternehmer-Newsletter anmelden +++

8. Steuerfreiheit 

Je nach Art des Geschäfts können weitere Pflichtangaben hinzukommen; so ist bei Verkäufen ins EU-Ausland der Hinweis „steuerfrei aufgrund innergemeinschaftlicher Lieferung“ Pflicht. Auf sogenannten „Reverse-Charge-Rechnungen“ wiederum muss der Vermerk „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ stehen.

9. Steuernummer 

Unternehmen können ab 150 Euro* entweder ihre acht- bis elfstellige Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Ust-IdNr.) angeben. Für Rechnungen an Kunden im EU-Ausland ist aber die Umsatzsteuer-ID vorgeschrieben – damit sind Unternehmen also immer auf der richtigen Seite.

* Laut dem Mitte Mai verabschiedeten Bürokratieentlastungsgesetz II steigt die Grenze für Kleinbetragsrechnungen auf 250 Euro. Nach Inkrafttreten des Gesetzes im Sommer 2017 gilt diese Änderung rückwirkend ab dem 1.1. 2017.

Musterrechnung

Was gilt für Kleinbetragsrechnungen?

Für Rechnungen, deren Gesamtbetrag 150 Euro* inklusive Umsatzsteuer nicht übersteigt, gelten vereinfachte Vorschriften. Pfilchtangaben auf der Rechnung sind:

  • Name und Anschrift des Rechnungsausstellers
  • Ausstellungsdatum
  • Beschreibung der Leistung
  • Rechnungssumme (brutto)
  • Steuersatz der in der Rechnungssumme enthaltenen Umsatzsteuer

Auf die fortlaufende Rechnungsnummer können Sie bei Kleinbetragsrechnungen verzichten (§ 33 UStDV). Gleiches gilt für den Empfängernamen, Rechnungs- und Steuernummern und eine separate Aufführung der Umsatzsteuer.

Was müssen Kleinunternehmer beachten?

Kleinunternehmer müssen alle oben genannten Punkte auf Rechnungen angeben. Die einzige Ausnahme: Weil sie nach § 19 UStG von der Umsatzsteuer befreit sind, können sie diese nicht ausweisen. Stattdessen müssen sie darauf hinweisen, dass sie von der Umsatzsteuer befreit sind – und den Grund für die Befreiung nennen.

Die Angabe kann zum Beispiel so lauten: „Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.“


Mehr zum Thema: aktuelle Urteile zu Formfehlern auf Rechnungen in der impulse-Ausgabe 06/2017

Sie können die Ausgabe als Einzelheft oder als ePaper kaufen. Übrigens: Mitglieder im impulse-Netzwerk erhalten die neueste Ausgabe nach Hause geliefert. Und über die impulse-App für iOS- und Android-Geräte können Sie die neuen Ausgaben bequem auf Tablet oder Smartphone lesen.

Hinterlassen Sie einen Kommentar

(Kommentare werden von der Redaktion montags bis freitags von 10 bis 18 Uhr freigeschaltet)

Bitte beantworten Sie die Sicherheitsabfrage (Anti-Spam-Schutz): * Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.