Was sind die größten Hürden im Finanzmanagement?
Medienbrüche, inkonsistente Daten und Fachkräftemangel – das sind die drei größten Herausforderungen. Viele mittelständische Unternehmen arbeiten mit gewachsenen Systemlandschaften: Excel hier, ein altes Buchhaltungssystem dort. Das Ergebnis? Doppelte Datenerfassung, Fehler und endlose Diskussionen über Zahlen, die nicht zusammenpassen. Und dann fehlen qualifizierte Buchhalter – nicht nur im HR-Bereich, sondern mittlerweile auch in der Buchhaltung.
Gibt es ein konkretes Praxisbeispiel?
Die DFR GmbH zeigt, was möglich ist. Der Buchhaltungsdienstleister kämpfte mit sechs verschiedenen Systemen und Papierchaos. Nach der Umstellung auf Sage Intacct buchen sie heute 40 Kreditorenrechnungen in einer halben Stunde – vorher dauerte das mit Nacharbeiten bis zu drei Stunden. Das entspricht einer Zeitersparnis von über 80 Prozent. „Mit Sage Intacct haben wir nicht nur Zeit gespart, sondern auch die Fehlerquote drastisch reduziert“, berichtet Jonas Kapitz, CEO der DFR GmbH.
© SageWelche Risiken bergen fragmentierte Systeme?
Fragmentierte Systeme bergen erhebliche operative, strategische und Compliance-Risiken. Operative Risiken durch Fehleranfälligkeit und verspätete Abschlüsse. Compliance-Risiken, wenn die GoBD-Konformität nicht gewährleistet ist – das kann steuerliche Konsequenzen haben. Und strategische Risiken, weil Echtzeit-Daten für fundierte Entscheidungen fehlen. Bei manueller Buchhaltung nimmt man sich das meist am Monatsende vor – dann fehlt die Aktualität.
Wie hilft künstliche Intelligenz konkret?
KI bringt massive Zeitersparnis. Bei der Belegerfassung werden Daten automatisiert ausgelesen, die manuelle Eingabe entfällt weitgehend. Gleichzeitig prüft die KI Daten, erkennt Muster und markiert ungewöhnliche Buchungen. Das Vier-Augen-Prinzip wird effizienter. Echtzeit-Dashboards geben direkte Einblicke. Aber Vorsicht: 90 Prozent der Finanzverantwortlichen setzen bereits KI ein, doch nur 26 Prozent sparen damit tatsächlich Zeit. Der Grund? 95 Prozent der KI-Tools wurden nicht für Finanzprozesse entwickelt.
Was ändert sich für die Mitarbeiter?
Der klassische Buchhalter, der den ganzen Tag Belege abtippt, wird zum Auslaufmodell. Sage Intacct automatisiert administrative Aufgaben: automatische Belegerfassung, Workflows, automatisches Buchen beim Bankeingang. Buchhalter können sich endlich auf ihre Kernkompetenz konzentrieren: Zahlen interpretieren, Rückschlüsse ziehen, das Unternehmen beraten. Sie werden vom Datenerfasser zum strategischen Berater.
Warum sind Echtzeit-Daten so wichtig?
Globale, volatile Märkte erfordern schnelle Reaktionen. Es reicht nicht mehr, am Monatsende festzustellen, dass die Zahlen nicht stimmen. Unternehmer brauchen jederzeit Zugriff auf aktuelle Daten. Mit Sage Intacct können Sie jede Zahl bis zur einzelnen Rechnung herunterbrechen – so verstehen Sie sofort die Ursachen und können gegensteuern. Das ist der Unterschied zwischen aktivem Führen und reaktivem Reagieren.
Was gilt beim Multi-Entity-Management?
Viele mittelständische Unternehmen wachsen durch Akquisitionen. Das Problem? Jede Tochtergesellschaft hat eigene Systeme, Kontenrahmen und Bewertungen. Die Konsolidierung in Excel ist manuell, fehleranfällig und langsam. Sage Intacct löst das elegant: automatische Währungskonsolidierung, Mapping der Kontenrahmen, gemeinsame Datenbasis, Echtzeitkonsolidierung. CEO und CFO haben jederzeit den kompletten Überblick.
Was empfehlen Sie für den Einstieg?
Der Weg zur digitalen Finanzabteilung ist klar: Erstens, das Alte aufarbeiten – Papier reduzieren, Datensilos aufbrechen, Excel professionalisieren. Zweitens, KI pragmatisch nutzen, um Fehler zu reduzieren und Routineaufgaben zu automatisieren. Drittens, an Verfahrensdokumentation denken und GoBD-konform arbeiten. Die gute Nachricht? Moderne Lösungen sind modular aufgebaut. Sie können klein anfangen und schrittweise erweitern.
Über den Experten:
Dominic Wanrooij ist Leiter Sales Engineering – Trusted Advisor für Finanzdigitalisierung im Mittelstand bei Sage und berät mittelständische Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Finanzprozesse.
Weiterführende Informationen:
Success Story: Wie die DFR GmbH über 80 % Zeit spart
E-book: Das Potenzial Künstlicher Intelligenz in HR
Mehr über Sage Intacct: Cloud-Finanzmanagement für den Mittelstand
Sage ist Anbieter von Business-Software mit KI für kleine und mittlere Unternehmen. Mit leistungsstarken Lösungen für Buchhaltung & Finanzen, ERP & Warenwirtschaft, sowie HR & Payroll sorgt Sage dafür, dass Sie jederzeit den vollen Überblick haben – mit verlässlichen Zahlen, automatisierten Prozessen und intelligenter KI-Unterstützung.
