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Aufbewahrungsfristen für Unternehmen 2026: 10, 8 oder 6 Jahre? Was jetzt gilt
Weniger Papier, kürzere Fristen: Was 2025 beschlossen wurde, ist 2026 gelebte Praxis. Für Unternehmen gelten seit dem vergangenen Jahr verkürzte Aufbewahrungsfristen für bestimmte Unterlagen. Wer seine Ablage jetzt überprüft, kann viele Belege früher entsorgen als früher erlaubt. Grundlage sind die Abgabenordnung und das Handelsgesetzbuch in der Fassung nach dem Bürokratieentlastungsgesetz IV.
Buchungsbelege wie zum Beispiel Rechnungskopien, Kontoauszüge sowie Lohn- und Gehaltslisten müssen inzwischen nur noch acht Jahre statt bislang zehn aufbewahrt werden. Unternehmen können diese Belege also früher als bisher entsorgen.
Empfangene oder abgesandte Handels- und Geschäftskorrespondenz muss grundsätzlich sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Kalender oder Arbeits- und Fahrberichte, Angebote, die nicht zu einem Auftrag geführt haben, oder Halbjahresbilanzen sind dagegen nicht aufbewahrungspflichtig.
In welcher Form müssen Unterlagen aufbewahrt werden?
Unterlagen müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben. Das gilt sowohl für Papierbelege als auch für digitale Dokumente.
Besondere Vorsicht ist bei Thermopapier geboten, etwa bei Tankquittungen oder Faxen. Diese verblassen mit der Zeit. Sind sie steuerlich relevant, müssen sie rechtzeitig kopiert oder digitalisiert werden. Das Original sollte zusammen mit der Kopie aufbewahrt werden.
Welche Unterlagen können 2026 vernichtet werden?
Aufbewahrungsfrist 6 Jahre: Folgende Unterlagen, die bis zum 31. Dezember 2019 erstellt wurden, kannst du jetzt dem Reißwolf übergeben:
- Schriftwechsel und Geschäftsbriefe
- Versicherungspolicen (nach Ablauf)
- Finanzberichte
- Betriebsprüfungsberichte
- Jahresabschlusserklärungen
- Angebote mit Auftragsfolge
- Bankbürgschaften und Darlehensunterlagen
- Exportunterlagen
- Mahnbescheide
- Geschenknachweise
- Kalkulationsunterlagen
Aufbewahrungsfrist 8 Jahre: Folgende Unterlagen, die bis zum 31. Dezember 2017 erstellt wurden, kannst du jetzt vernichten:
- Ausgangs- und Eingangsrechnungen
- Kassenzettel
- Lieferscheine
- Effektenkassenquittungen
- Bankbelege
- Gehaltslisten
Aufbewahrungsfrist 10 Jahre: Folgende Unterlagen, die bis zum 31. Dezember 2015 erstellt wurden, kannst du jetzt vernichten:
- Jahresabschlüsse
- Jahresbilanzen
- Inventare
- Kassenberichte
- Kredit- und Steuerunterlagen
- Prozessakten
Zwei Dinge sind dabei wichtig: Für Jahresabschlüsse, Bilanzen, Lageberichte und Inventare zählt das Jahr der Erstellung, nicht das Geschäftsjahr. Beispiel: Der Jahresabschluss für 2019 wurde im Jahr 2021 erstellt. Da er ab dem Jahr, in dem er erstellt wurde, zehn Jahre aufzubewahren ist, darf er erst ab dem 1.1.2032 vernichtet werden. Die Aufbewahrungsfrist für Verträge beginnt erst nach dem Ende der Vertragsdauer zu laufen.
Und: Die zehnjährige Aufbewahrungsfrist gilt nur unter der Voraussetzung, dass alle Steuerbescheide bestandskräftig sind. Das ist der Fall, wenn du nicht innerhalb eines Monats nach Erhalt des Steuerbescheids Einspruch eingelegt hast, der Steuerbescheid nicht vorläufig ist und er nicht unter dem Vorbehalt der Nachprüfung steht.
Aufzeichnungspflichten im Mindestlohngesetz
Auch das Mindestlohngesetz enthält Aufbewahrungspflichten für Arbeitgeber: Seit dem Jahr 2015 müssen Arbeitgeber in der Regel die Arbeitszeiten von geringfügig Beschäftigten, kurzfristig Beschäftigten sowie Beschäftigten in bestimmten Branchen wie dem Bau- und Gaststättengewerbe aufzeichnen und mindestens zwei Jahre lang aufbewahren.
Was Immobilienbesitzer zu Aufbewahrungsfristen wissen sollten
Wer aus Kapitalvermögen, Vermietung und Verpachtung mehr als 500.000 Euro im Jahr erzielt hat, der muss die entsprechenden Unterlagen sechs Jahre lang aufheben. Wichtig: Ab 2027 gilt eine neue Einkunftsgrenze, nämlich mehr als 750.000 Euro. Die bis 2026 bestehenden Aufbewahrungsfristen gelten aber weiterhin, auch wenn die Einkunftsgrenze 2027 nicht mehr überschritten würde. Wer also 2026 auf Einkünfte über 500.000 Euro kommt, muss die Belege sechs Jahre, also bis 2032, aufbewahren.
Bei Rechnungen über Bauleistungen gilt außerdem, unabhängig vom Einkommen des Steuerzahlers: Nach dem Umsatzsteuergesetz muss man Rechnungen, die für Arbeiten oder Dienstleistungen an einem Grundstück ausgestellt wurden, zwei Jahre lang aufbewahren. Die Baurechnungen enthalten meistens einen entsprechenden Hinweis zu dieser Aufbewahrungsfrist.
Alle Handwerksleistungen, die einer Gewährleistungspflicht unterliegen, müssen sogar fünf Jahre lang archiviert werden.
Aufbewahrungsfristen privat: Was gilt für private Belege?
Private Rechnungen und Belege für die Einkommensteuererklärung muss man grundsätzlich nicht langfristig archivieren. Dennoch sollte man gewisse Regeln einhalten und Unterlagen nicht blindlings entsorgen.
Belege müssen seit 2017 dem Finanzamt zwar nicht mehr automatisch vorgelegt werden, aber mit ihrer Entsorgung sollte man warten, bis der Steuerbescheid da ist, auf seine Ordnungsmäßigkeit überprüft wurde und Bestandskraft hat.
Neben den steuerlichen Aspekten sollte man Rechnungen oder Quittungen auch aus zivilrechtlichen Gründen behalten. Mit diesen Belegen lassen sich im Streitfall Verjährungsfristen, Garantien oder Gewährleistungsrechte besser durchsetzen.
