Kontrollen vorbereiten: Optimal vorbereitet für die Betriebsprüfung - in 6 Schritten

Betriebsprüfungen setzen Unternehmer unter Stress. Und das zu Recht: Selbst im Corona-Jahr 2020 sammelten die Finanzbeamten bei den Kontrollen in den Firmen Mehrsteuern von rund 11 Milliarden Euro ein. Das waren zwar etwa 4 Milliarden Euro weniger als üblich. Allerdings lag das nur daran, dass es wegen der Pandemie zu Verzögerungen, Verschiebungen oder zur Unterbrechung von laufenden Außenprüfungen kam.

Das Risiko einer umfassenden Außenprüfung ist für jede Unternehmerin und jeden Unternehmer immer da – selbst wenn kleine und mittlere Firmen in der Regel nicht lückenlos über alle Jahre vom Finanzamt gecheckt werden. „Per Losverfahren können sogar Kleinunternehmer kurz hintereinander für eine Betriebsprüfung ausgewählt werden, die vielleicht erst vor zwei, drei Jahren dran waren“, erläutert Christian Goede-Diedering, Steuerexperte beim IT-Dienstleister Datev.

Genauso können Kontrollmitteilungen zwischen den Behörden nach einer Außenprüfung bei den Geschäftspartnern des Geprüften Kontrollen auslösen. Oft sind es auch firmeninterne Gründe, die die Finanzbeamten hellhörig werden lassen: Etwa wenn der Wareneinsatz beim letzten Jahresabschluss viel niedriger als in der Branche üblich ausgefallen ist. Und selbst private Umstände können eine Betriebsprüfung zur Folge haben: „Wenn sich ein Unternehmer beispielsweise ein Grundstück gekauft hat oder wenn er für seine Lebensführung auch sonst viel Geld ausgibt, will das Finanzamt wissen, ob im Betrieb alles regelgerecht abgewickelt wird“, sagt Goede-Diedering.

Dann liegt plötzlich ein Schreiben im Briefkasten, das die Betriebsprüfung ankündigt – die sogenannte Prüfungsanordnung. In der Regel hat die Firmenchefin dann mindestens zwei Wochen Zeit, um sich vorzubereiten. Sie muss die notwendigen Unterlagen heraussuchen und ihre Schwachstellen kennen. impulse hat für Sie ermittelt, welche Prüffelder die Beamten aktuell besonders interessieren – und wie sich Unternehmerinnen und Unternehmer am besten auf die Kontrolle vorbereiten.

1. Welche Daten und Belege darf der Prüfer sehen?

Bilanzen, Einnahmen-Überschuss-Rechnung, Kassenbuch, Buchungsbelege, Verträge mit Angestellten oder Angehörigen, Darlehensund Gesellschaftsverträge, Fahrtenbücher des Prüfungszeitraums, Inventur- und AfA-Abschreibungslisten oder Kontokorrentkonten: Es sammelt sich eine ganze Palette diverser Unterlagen an, auf die Betriebsprüfer einen Anspruch haben. Für welche Jahre sie sich interessieren, steht in der Prüfungsanordnung.

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