Privatfahrten mit dem Firmenwagen So vermeiden Sie Ärger mit dem Finanzamt

Privatfahrten mit dem Firmenwagen können für Ärger mit dem Finanzamt sorgen. Treffen Sie vorher für klare Absprachen - sonst können hohe Steuernachzahlungen drohen.

Privatfahrten mit dem Firmenwagen können für Ärger mit dem Finanzamt sorgen. Treffen Sie vorher für klare Absprachen - sonst können hohe Steuernachzahlungen drohen.© anyaberkut/Fotolia

Privatfahrten mit dem Firmenwagen sorgen oft für Streit mit dem Finanzamt - egal, ob der Chef am Steuer saß oder seine Mitarbeiter. So vermeiden Arbeitgeber Ärger mit der Steuer.

Sind Privatfahrten mit dem Firmenwagen erlaubt oder verboten? Wichtig sind klare Vereinbarungen, die Firmenchef und Arbeitnehmer buchstabengetreu einhalten. Selbst bei nur geringen Fehlern oder Nachlässigkeiten drohen in späteren Betriebsprüfungen hohe Steuernachzahlungen durch die so genannte Ein-Prozent-Methode für die Abrechnung von Privatfahrten mit Firmen- oder Dienstwagen.

Privatfahrten des Firmenchefs

Stehen dem Firmenchef mehrere Firmenwagen zur Verfügung, kassiert das Finanzamt ab. Die Behörde unterstellt, dass der Unternehmer sämtliche Fahrzeuge sowohl geschäftlich als auch privat nutzt.

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Die Privatfahrten rechnet das Finanzamt pauschal ab: pro Monat ein Prozent vom Listenpreis – eine teure Angelegenheit, wenn der Betriebsprüfer diese Rechnung Jahre später für mehrere Fahrzeuge aufmacht. Wer behauptet, er sei mit bestimmten Fahrzeugen nie privat unterwegs, muss dies per Fahrtenbuch nachweisen.

Dies gilt auch für Gesellschafter-Geschäftsführer von GmbHs. Auch sie sollten vorsorglich Fahrtenbuch führen, wenn sie für bestimmte Fahrzeuge Steuer auf Privatfahrten vermeiden wollen. Es reicht Behörden und Finanzgerichten meist nicht, dass der GmbH-Chef sich die Privatnutzung im Anstellungsvertrag verbietet. Solche Verbote seien nur zum Schein geschlossen, so heißt es dann, der GmbH-Chef habe keine arbeitsrechtlichen Konsequenzen zu befürchten.

GmbH-Chefs, die zwar ein Privatnutzungsverbot vereinbart, aber kein Fahrtenbuch geführt haben, können sich indes auf ein Urteil des Finanzgerichts München berufen. Im Urteilsfall hatte der Geschäftsführer argumentiert, er habe für Privatfahrten ein gleichwertiges Privatfahrzeug. Konsequenz: „Die Behauptung, das Betriebsfahrzeug sei nicht privat genutzt worden, ist somit nicht von vornherein unglaubhaft. Allein der Umstand, dass eine solche Privatnutzung durchaus möglich ist, ist noch kein Grund, die Angaben als unwahr anzusehen und eine Zuschätzung zum Gewinn im Wege der verdeckten Gewinnausschüttung vorzunehmen“, so das Finanzgericht München (Aktenzeichen 6 K 5409/02, rechtskräftig).

Privatfahrten der Mitarbeiter

Wenn Mitarbeiter mit Firmenwagen keine Privatfahrten unternehmen dürfen, sollte ihnen das ausdrücklich per Arbeitsvertrag verboten werden. Wer das versäumt, zahlt drauf: Steuerpflichtig ist dann als geldwerter Vorteil pro Monat ein Prozent vom Listenpreis.

Doch das Verbot allein genügt nicht. Die Finanzämter argwöhnen, dass es oft nur zum Schein ausgesprochen wird, der Arbeitgeber in Wahrheit Privatfahrten zulässt oder duldet. Somit ist ein Verbot auch zu überwachen. In einem Schreiben aus dem Bundesfinanzministerium heißt es dazu: Es müsse ein Fahrtenbuch geführt werden. Außerdem müsse sich der Stellplatz des Fahrzeugs auf dem Betriebsgelände befinden und der Fahrzeugschlüssel im Betrieb aufbewahrt werden (Aktenzeichen IV B 6 – S 2334 – 173/96).

Für diese strengen Beweisanforderungen gibt es jedoch keine gesetzliche Grundlage. Das schrieb das Niedersächsische Finanzgericht einem Finanzamt ins Stammbuch. Im Urteilsfall wurden die Autos nach Dienstschluss auf dem Firmengelände geparkt und die Schlüssel im Büro abgeben. Nach Geschäftsschluss wurde kontrolliert, ob alle Schlüssel vorhanden sind. Somit keine Steuer für Privatfahrten – auch ohne Fahrtenbuch.

Um eine ausufernde Privatnutzung von Dienstwagen zu vermeiden, vereinbaren Arbeitgeber mit Arbeitnehmern häufig Zuzahlungen. Die wichtigsten Varianten: Der Mitarbeiter zahlt alle oder einen Teil der Betriebskosten selbst; er leistet kilometerbezogene oder pauschale Zuzahlungen durch Verrechnung mit dem Arbeitslohn; er zahlt einen Zuschuss zu den Anschaffungskosten des Autos; er übernimmt einen Teil der Leasingkosten, bei Full-Service-Leasing einen Teil der monatlichen Pauschale. Entscheidend für die steuerliche Anerkennung ist, dass der vom Arbeitnehmer geforderte Betrag angemessen ist (Steuerberater einschalten).

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