Check-in bei Meetings Mit diesem simplen Trick sind bei Besprechungen alle bei der Sache

Die Aufmerksamkeit aller soll sich auf das Meeting richten? Dann sollten Sie zu Beginn einen Check-in machen.

Die Aufmerksamkeit aller soll sich auf das Meeting richten? Dann sollten Sie zu Beginn einen Check-in machen.© sör alex / photocase.de

Warum fühlen sich manche Meetings an wie die reinste Zeitverschwendung? Weil viele Teilnehmer unkonzentriert sind. Woran das liegen könnte - und was dagegen hilft.

Sie bringen einfach nichts: Besprechungen, bei denen die Gedanken der meisten Anwesenden um alles Mögliche kreisen – nur nicht um die Themen auf der Agenda. Die Kollegin aus der Kundenbetreuung sitzt vielleicht da und grübelt, warum das Kundengespräch gestern schiefgelaufen ist. Der Teamleiter denkt womöglich darüber nach, ob er es schaffen wird, sein Kind rechtzeitig aus der Kita abzuholen. Das ist normal, macht Besprechungen aber oft zäh und unproduktiv.

Macht den Kopf frei: Der Check-in

Die fünf Autoren des Buches „Future Fit Company“ sind überzeugt: Damit bei einem Meeting gute Entscheidungen gefunden und kreative Ideen geboren werden können, brauchen die Teilnehmer zu Beginn einen Moment, um kurz zu berichten, was sie umtreibt. Diesen Moment nennen die Autoren Check-in.

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Sie glauben, dass so ein Check-in ablenkende Gedanken und Sorgen automatisch in den Hintergrund treten lässt und den Kopf der Teilnehmer freimacht. Der Check-in habe noch einen weiteren positiven Effekt: In so einem Klima der Offenheit wachse das Team stärker zusammen.

So funktioniert der Check-in bei Meetings

Zu Beginn eines Meetings sollte einer der Teilnehmer die Rolle des Moderators übernehmen. Er fragt jeden: „Was braucht es, damit du heute optimal an diesem Treffen teilnehmen kannst? Gibt es etwas, das dir nicht aus dem Kopf geht? Oder etwas, das dich stark beschäftigt und das du kurz mit der Runde teilen möchtest?“ So bekommt jeder die Gelegenheit, sich den Kopf freizureden. Wer nicht möchte, muss nichts sagen. Das Ganze sollte freiwillig sein.

Der Moderator behält immer die Uhr im Blick. Länger als fünf bis zehn Minuten sollte der Check-in nicht dauern. Wenn das Ganze irgendwann zur Routine wird, reicht es, einen Timer auf den Tisch zu stellen. Wenn die Zeit abgelaufen ist, startet das Meeting.

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