Führen aus der Ferne Lieber Mitarbeiter, vermisst du mich?

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"Chef, wie geht das nochmal?" Wenn die Geschäftsleitung nicht vor Ort sein kann, ist die Erreichbarkeit per Telefon oder E-Mail wichtig.

"Chef, wie geht das nochmal?" Wenn die Geschäftsleitung nicht vor Ort sein kann, ist die Erreichbarkeit per Telefon oder E-Mail wichtig. © David-W- / photocase.de

Das Team von Unternehmerin Annette Timm verteilt sich auf zwei Standorte in Lübeck und München. Da ist gute Organisation alles. Doch was, wenn es mal ruckelt?

Mal ehrlich: Ist es nicht ein schönes Gefühl, vermisst zu werden? Schließlich vermisst man nur das, was einem wichtig ist. Das schmeichelt unserem Ego. Man denkt: „Wow! Ich bin wichtig. Ohne mich geht’s nicht.“ Oder geht es etwa doch? Das ist eine Frage, die mich und meinen Mann in unserem Alltag als Unternehmer immer wieder beschäftigt.

Denn die beiden Teams unseres Pressebüros arbeiten an zwei Standorten: in Lübeck und München. In beiden Städten produzieren wir Rätsel für Print- und Onlineobjekte und verarbeiten sie so weiter, dass sie als Einzelrätsel, Rätselstrecken oder komplette Rätselhefte an die Verlage gehen. Zwar gibt es Programme, mit denen Rätsel automatisch erstellt werden können. Trotzdem sind bei der Produktion nach wie vor viel Know-how und Handarbeit im Spiel. Die Einarbeitungszeit eines neuen Mitarbeiters liegt bei uns im Schnitt bei 14 Monaten.

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Vernachlässigen wir das Team in München?

Unser Lübecker Familienbetrieb wird mittlerweile in der dritten Generation geführt. In Lübeck sind wir zu Hause, hier genießen wir den Sturm, den Sand, das Meer – eben das, was den Norden so ausmacht. Als unser Münchner Mitbewerber in den wohlverdienten Ruhestand gegangen ist, haben mein Mann und ich uns vor gut drei Jahren entschlossen, seinen Betrieb weiterzuführen. Wir haben uns vom Reiz Bayerns überzeugen lassen. Berge und Seen, Land und Leute sind uns ans Herz gewachsen. Und damit auch unser weiß-blaues Team.

Aber schon zu Beginn des vergangenen Jahres war absehbar, dass wir es anders als in den Jahren zuvor nicht schaffen würden, regelmäßig in kurzen Abständen nach München zu reisen. Das Pendeln war auf Dauer einfach nicht durchzuhalten. Gleichzeitig wurde das schlechte Gewissen den Mitarbeitern gegenüber zum täglichen Begleiter. Telefonate, E-Mails und Skype können den persönlichen Kontakt, das Zusammensitzen am runden Tisch, nicht ersetzen. Sie können nur eine Ergänzung sein.

Bald stand die Frage im Raum: Fehlen wir unseren Mitarbeitern im Süden eigentlich? Grund genug, einmal nachzuhaken: „Liebe Mitarbeiter, vermisst ihr uns?“

Die einhellige Antwort aus München lautete: „Nein.“

Wie es auch ohne Chef vor Ort gut läuft

Dafür gibt es mehrere Gründe. Zum einen war es das Münchner Team schon seit Jahren gewohnt, ohne einen stets anwesenden Chef zu agieren. Der damalige Inhaber und Geschäftsführer zog sich bereits lange vor seinem Ruhestand aus dem operativen Geschäft zurück. Wenn der Kapitän von Bord geht, müssen andere an seine Stelle treten und das Kommando übernehmen. Die Mitarbeiter meisterten Probleme in Eigenregie und mussten auch Führungsaufgaben übernehmen. Nicht einfach, wenn man nicht darauf vorbereitet wird. Aber sie haben es geschafft.

Als wir vor drei Jahren dazustießen, haben wir die Aufgaben innerbetrieblich noch klarer strukturiert. Jeder Mitarbeiter hat einen eindeutigen Verantwortungsbereich – der zweite Grund, warum es auch ohne Chef vor Ort so gut läuft.

Ein Lob der Routine!

In München arbeiten Experten. Grafiker, Texter, Programmierer und Korrektor – jeder kennt sein Handwerk bis ins kleinste Detail. Deswegen kommt das Team auch ohne einen Standortleiter aus. Jeder weiß, was er zu tun hat, und hält sich auch daran. Da sind Überraschungsmomente so gut wie ausgeschlossen.

Alle im normalen Betriebsablauf nötigen Entscheidungen treffen die Münchner selbst, ohne Rücksprache mit uns. Das Ganze funktioniert auf Vertrauensbasis – und es klappt sehr gut. Mag sein, dass wir unter Umständen in einigen Situationen anders entscheiden würden. Aber da wir wissen, dass stets mehrere Wege zum Ziel führen, nehmen wir das in Kauf. Am Ende zählt das Ergebnis. Wir mischen uns nur dann ein, wenn Entscheidungen anstehen, die nicht direkt mit der Produktion zusammenhängen.

Klare Zuständigkeiten helfen

Und wenn doch einmal Unvorhergesehenes passiert? Dann helfen klare Zuständigkeiten – im gesamten Unternehmen. Jeder Mitarbeiter in München weiß, an welchen Kollegen er sich in Lübeck wenden kann, wenn er Unterstützung braucht. Es gibt immer einen Ansprechpartner. Und wir als Vorgesetzte sind immer für unser Team erreichbar. Auch nach 18 Uhr.

Wenn der Chef nicht vor Ort ist, ist eine gute Kommunikationskultur das Wichtigste – besonders dann, wenn es einmal hakt, wenn Streit in der Luft liegt oder es jemandem im Team nicht gut geht. Auch wenn wir nicht alles mitbekommen, versuchen wir, unseren Mitarbeitern zu vermitteln: So, wie wir für unsere Kunden da sind, sind wir auch jederzeit für euch erreichbar. Und wenn wir merken, dass es größere Probleme gibt, sind wir natürlich vor Ort zur Stelle.

Zwei Standorte, aber ein gemeinsamer Spirit

Für das Teamgefühl ist es unabdingbar, dass sich die Mitarbeiter persönlich kennenlernen. Einige Mitarbeiter aus dem hohen Norden waren schon für ein paar Tage in Bayern – und andersherum. Wir wollen, dass sich unsere Mitarbeiter an beiden Standorten als Team begreifen, das sein Wissen teilt und dadurch voneinander profitiert.

Trotz der vielen Freiräume, die wir unseren Mitarbeitern einräumen, geben wir den Handlungsrahmen vor. Am Ende liegt die Verantwortung ja allein bei uns. Es ist ein schönes Gefühl, vermisst zu werden. Noch besser aber fühlt es sich an, als Chef nicht vermisst zu werden – wenn man weiß, dass man den Mitarbeitern vertrauen kann und sie einen ausgezeichneten Job machen. Trotzdem ist unserem Team klar: Wir sind im Hintergrund an ihrer Seite und sorgen dafür, dass der Betrieb zukunftsfähig bleibt.

Wie Ihr Team mit der Goldenen-Zahnrad-Methode noch besser zusammenarbeitet, können Sie hier nachlesen.

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