KI im Recruiting
Wie Ihnen KI beim Recruiting helfen kann – und wann Vorsicht geboten ist

Künstliche Intelligenz kann zwei drängende Probleme bei der Personalsuche lösen. Wie Sie die Technik konkret nutzen können – und bei welchen Anwendungsfällen Sie aufpassen sollten.

24. April 2024, 15:10 Uhr, von Wiebke Harms

KI im Recruiting
© Parradee Kietsirikul / iStockphoto / Getty Images

„Schlosser, Metallbauer, Schreiner, Tischler“, zählt Markus Tacke seine Sorgen-Berufe auf und fügt hinzu: „An denen beißen wir uns die Zähne aus.“ Sein Unternehmen, die Schramm GmbH mit rund 100 Mitarbeitenden, fertigt im hes­sischen Lauterbach und in Frankfurt am Main Industrieprodukte wie Schaltschränke, Heizsysteme und Messtechnik.

Tacke ist Inhaber, Geschäftsführer und Hauptverantwortlicher für die Personalsuche beim Familienunternehmen, das er gemeinsam mit seinem Bruder leitet. „Was man als Laie im Bereich Recruiting machen kann, habe ich ausgeschöpft“, vermutet er. Anzeigen auf Jobportalen, Messebesuche, Girlsday, Boysday, Zeitungsannoncen: Das Unternehmen versucht vieles, um Fachkräfte zu finden.

Für die Stellen, die besonders schwer zu ­besetzen sind, holt sich Markus Tacke Hilfe von sogenannten Job-Bots. Die kann man sich ­vorstellen wie eine Kombination aus einer ­Anzeigenkampagne in sozialen Netzwerken – zum Beispiel Facebook oder Instagram – und einem Chatbot, der potenziellen Bewerbern Fragen stellt, wenn sie auf die Anzeigen ­klicken. Tacke sagt, er bekomme mit so einer Kampagne bis zu 60 Bewerbungen in vier ­Wochen, wenn sie gut läuft.

Noch setzen wenige Unternehmen im Recruiting auf KI

Die Job-Bots sind ein Beispiel dafür, wie ­Algorithmen und Künstliche Intelligenz (KI) Mittelständlern beim Recruiting helfen. Stellenanzeigen schreiben und optimieren, Bewerbungen analysieren, die Eignung von Bewerbern testen, sogar automatisierte Bewerbungsgespräche inklusive Auswertung sind in der Theorie mit KI-Systemen möglich.

Doch in Deutschland nutzen bisher nur ­wenige Unternehmen Künstliche Intelligenz, um effektiv offene Stellen zu besetzen. Gerade mal 5 Prozent der Teilnehmer gaben im Herbst 2023 in der Randstad-Ifo-Personalleiter­befragung an, in der Personalabteilung mit Künstlicher Intelligenz zu arbeiten. Ein Viertel hegte zum Umfragezeitpunkt Pläne, KI einzuführen.

Künstliche Intelligenz kann Unternehmen bei zwei sehr unterschiedlichen Recruiting-Problemen helfen:

  1. dabei, mehr Bewerberinnen und Bewerber auf eine offene Stelle aufmerksam zu machen.
  2. dabei, trotz einer Vielzahl von Bewerbungen den Überblick zu behalten.

Latent Suchende erreichen

Zu viele Bewerbungen auf dem Tisch – das ist ein Problem, mit dem kleine und mittelständische Betriebe immer seltener zu tun haben. Insbesondere diejenigen Unternehmerinnen und Unternehmer, die zu wenig Bewerbungen auf eine Stellenausschreibung erhalten, können Künstliche Intelligenz nutzen, um ihr  Arbeitgebermarketing und ihre Bewerbungsprozesse zu verbessern.

„Wir sprechen Menschen an, die latent ­darüber nachdenken, den Job zu wechseln“, sagt Corinna Haas, Gründerin und Geschäftsführerin des Social-Recruiting-Anbieters Inga aus Frankfurt. Sie programmiert mit ihrem Team die Job-Bots für Unternehmerinnen und Unternehmer wie Tacke.

Die Gespräche mit den Mini-Programmen ­ersparen das Zusenden des Lebenslaufs. Die meisten Bewerberinnen und Bewerber surfen auf dem Smartphone und finden es angenehmer, der Maschine Fragen nach Abschlüssen oder Berufserfahrung zu beantworten, als den Lebenslauf zu aktualisieren und einzureichen.

Zudem macht die Technologie die gezielte Suche nach Fachkräften günstiger. Eine auf ­eine offene Stelle zugeschnittene Kampagne bekommen Mittelständler schon für einen niedrigen vierstelligen Betrag. Einen Headhunter zu beauftragen würde das Vielfache kosten.

„Das Recruiting von Fachkräften, die aktiv eine neue Stelle suchen, wird immer weniger werden“, ist Haas überzeugt: „Wir sind durch Amazon, Spotify oder Netflix längst daran ­gewöhnt, alles angeboten zu bekommen. Arbeitnehmer halten es für selbstverständlich, auch Jobs so präsentiert zu bekommen.“

Stellenanzeigen ­verbessern

Das Recruiting beginnt in der Regel mit dem Verfassen einer Stellenausschreibung. Hierfür kann sich inzwischen jedes Unternehmen sehr einfach von Künstlicher Intelligenz unter­stützen lassen. Generative KI wie ­ChatGPT von Open AI oder Gemini von Google können Entwürfe für Stellenausschreibungen liefern und optimieren. „Kleinen Firmen fällt es schwer, Stellenanzeigen zu formulieren, die auf die Bedürfnisse von Bewerberinnen und Bewerbern passen. Sie neigen dazu, nur ihre eigenen Anforderungen auszudrücken“, sagt Verena Fink, Autorin des Buchs „Künstliche Intelligenz in der Personalarbeit“ und geschäftsführende ­Gesellschafterin der auf den Mittelstand spezialisierten Digitalberatung Woodpecker Finch in Monheim.

Unternehmerinnen können der generativen KI in ihren Prompts – so heißen die Befehle an den Chatbot – die Rolle der Zielgruppe zuweisen. Das helfe, sich in die Zielgruppe hinein­zuversetzen, so Fink.

Unternehmen können mit einem KI-Chatbot auch prüfen, ob ihre Stellenanzeigen ungewollt Personengruppen ausschließen. Formulierungen und auch bestimmte Reizworte ­haben einen großen Einfluss darauf, bei wem eine Stellenausschreibung Interesse weckt und wer sie wegklickt. „Frauen zum Beispiel werden in Stellenausschreibungen eher von Formulierungen angesprochen, die Teamorientierung ausdrücken“, sagt Katharina-Maria ­Rehfeld, Professorin für Personalmanagement an der Erfurter IU Internationalen Hochschule.

Darüber hinaus können KI-Chatbots wie ChatGPT und Gemini auch helfen, Stellenanzeigen für die Ausspielkanäle wie Jobbörsen oder Social Media zu optimieren: Sie schlagen Schlüsselbegriffe und Hashtags vor, passende Textlängen und sogar Emojis.

Tempo im Prozess steigern

Eine Vielzahl von Anbietern verkaufen ­inzwischen Chatbots, die Unternehmen in ihre Websites integrieren können und die nicht nur ihren Kunden, sondern auch Bewerberinnen und Bewerbern Fragen beantworten können. Die vortrainierten KI-Systeme werden dann zum Beispiel mit den Informationen aus ­Bewerber-FAQs gefüttert oder lernen von der Karriereseite des Unternehmens.

Der Vorteil eines Bewerber-Chatbots: Er macht es potenziellen Kandidatinnen und ­Kandidaten sehr einfach, mit der Firma in ­Kontakt zu treten. „Für Bewerber, die samstagabends um 23 Uhr eine Frage haben, kann das das Zünglein an der Waage sein“, sagt die Expertin Katharina-Maria Rehfeld. Bis die Personalabteilung am Montagmorgen eine E-Mail beantwortet, ist das Interesse der potenziellen Bewerberinnen und Bewerber im Zweifelsfall möglicherweise längst wieder verflogen. Der Chatbot antwortet dagegen sofort.

Damit hilft KI im Recruiting generell, den ­Bewerbungsprozess zu beschleunigen. Die Technologie kann einfache Anfragen von ­Bewerbern automatisiert beantworten, zum Beispiel allgemeine Informationen zum Unternehmen und zur Zusammenarbeit im Team ­geben. Denn gerade in ­kleinen Unternehmen bleiben Bewerbungen oft eine Weile liegen. Das schadet der sogenannten Candidate Experience. So nennen HR-Fachleute den Eindruck, den Unternehmen bei Bewerberinnen und ­Bewerbern hinterlassen.

„Für Unternehmen, die nur ein paar Stellen im Jahr ausschreiben, lohnt sich ein eigener Chatbot nicht“, sagt die Digitalexpertin Verena Fink. Muss man erst mal mühevoll die Infor­mationen für den Chatbot zusammentragen, ufert der Aufwand schnell aus. Sie rät, zuerst die ­Recruiting-Prozesse zu hinterfragen. „Die ­beste KI-Lösung ändert wenig, wenn die Geschäftsführung als Flaschenhals den ganzen Prozess verlangsamt, weil der Chef jeden Kandidaten selbst prüfen möchte“, sagt die Chefin von Woodpecker Finch.

Bewerbungen auswerten

In Unternehmen, bei denen viele Bewerbungen eingehen, können Applicant Tracking Systeme (ATS) helfen zu bewerten, wie gut die Bewerbungen auf Stellenausschreibungen passen. Je nach Version vergeben die Systeme auch Scores oder Noten, wie gut etwa Lebenslauf und Anforderung des Jobs übereinstimmen, und können Rankings erstellen.

Das im Frühjahr 2024 beschlossene ­EU-Regelwerk zum Einsatz von Künstlicher ­Intelligenz sortiert die Verwendung solcher KI-Systeme zu den Hochrisikoanwendungen, weil sie Bewerberinnen und Bewerber bewertet und aussortiert, was auch Social Scoring genannt wird. Für Firmen wird das in Zukunft bedeuten: Am Ende muss ein Mensch nachweislich die Entscheidung treffen, wer eingestellt wird und wer nicht.

KI-Einsatz offen darlegen

Die Personalprofessorin Katharina-Maria ­Rehfeld hat 2021 mit ihrer Kollegin Michaela Moser Bewerberinnen und Bewerber zum ­Einsatz von Künstlicher Intelligenz in Bewerbungsverfahren befragt. 64,7 Prozent der teilnehmenden Beschäftigten sprachen sich in der repräsentativen Umfrage gegen den Einsatz aus. Sie sorgten sich vor allem darum, dass durch die Technologie zwischenmenschliche Faktoren wie Sympathie verloren gehen und um die Sicherheit ihrer Daten.

Unternehmen sollten deshalb transparent machen, wo und wie sie KI im Recruiting ­einsetzen, rät die Professorin. „Je weiter das Bewerbungsverfahren voranschreitet, desto mehr menschlichen Kontakt erwarten Bewerberinnen und Bewerber“, sagt ­Rehfeld.

Auch die ausgeschriebene Stelle hat einen Einfluss – je höher die Position im Unter­nehmen ist, desto weniger offen sind Bewerberinnen und Bewerber für den Einsatz von KI: Führungskräfte im mittleren und höheren ­Management wollten nicht mit Computern sprechen oder Videos hochladen müssen, so die Erfahrung der Personalprofessorin.

Offener für den Technologieeinsatz waren in der Studie Bewerberinnen und Bewerber mit Migrationshintergrund. 48,6 Prozent von ihnen bewerteten KI im Recruiting positiv. „Dahinter steckt die Hoffnung auf weniger Diskriminierung“, sagt Rehfeld. Denn menschliche Entscheidungen werden von Vorurteilen beeinflusst, die unbewusst in uns stecken. Experimente zum Beispiel mit Bewerbungsbildern mit und ohne ein Kopftuch zeigen, das menschliche Personalerinnen und Personaler sich kaum davon freimachen können.

Vorsicht: Auch eine KI hat Vorurteile

Ein Algorithmus entscheidet auf der Grundlage von Daten und kennt keine Vorurteile. Ist das wirklich so? „KI ist die Lösung, auf die im Recruiting alle gewartet haben“, erinnert sich die Journalistin Hilke Schellmann an ihre Erwartungshaltung, als sie begann zum KI-Einsatz im Personalwesen von US-Unternehmen zu ­recherchieren. Dort nutzen viel mehr Firmen KI in Bewerbungsverfahren als in Deutschland. Hier lesen Sie das ganze Interview mit Hilke Schellmann.

Nachdem Schellmann mit mehr als 200 ­Experten, ­Bewerberinnen und Bewerbern sowie Herstellern gesprochen hat, fällt ihr Fazit sehr ernüchternd aus: Auswahl-­Algorithmen, die faire Bewerbungsverfahren versprechen, diskriminieren Menschen mit Behinderungen, Migrationshintergrund oder aus andere Gruppen sehr wohl.

Denn die Algorithmen lernen aus Daten, in denen diese Verzerrungen bereits drinstecken, weil bestimmte Menschen schon immer systematisch auf dem Arbeitsmarkt benachteiligt wurden. KI-Systeme, die durch Stimm- oder Videoanalysen die Eignung von Bewerberinnen und Bewerbern beurteilen sollen, arbeiten mit einer unklaren wissenschaftlichen Basis, und sie machen eklatante Fehler. Die Folge: Unternehmerinnen und Unternehmer übersehen ­dadurch massenweise Bewerberinnen und Bewerber, die eigentlich auf eine vakante Stelle passen würden.