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Mitarbeitende zu entlassen, ist für Unternehmerinnen und Unternehmer eine schwierige Aufgabe. Eine Kündigung betrifft nicht nur die gekündigte Person. Auch das restliche Team beginnt zu grübeln, sobald die Nachricht die Runde macht. Hat sich der Kollege etwas zuschulden kommen lassen? Oder muss die Firma etwa Leute entlassen, weil die Geschäfte schlecht laufen? Sind nun auch andere Arbeitsplätze in Gefahr? Handelt es sich um eine fristlose oder eine ordentliche Kündigung? Fragen wie diese beherrschen den Flurfunk.
In kleinen Unternehmen, in denen man sich gut kennt, ist eine Kündigung besonders heikel. Ist die gekündigte Mitarbeiterin im Team beliebt, kann die Motivation der anderen in den Keller sinken. Wichtig ist also, dass Führungskräfte sensibel vorgehen. So kannst du die Kündigung intern kommunizieren, wenn du einem Mitarbeiter oder einer Mitarbeiterin kündigst.
Wann sollte ich die Kündigung intern kommunizieren?
„So spät wie möglich, aber so früh wie nötig“, empfiehlt Dagmar Walker, Rechtsanwältin und Beraterin für Trennungsmanagement. Es komme dabei stark auf die Umstände der Kündigung an: Trennt man sich einvernehmlich? Oder gehen Führungskraft und Mitarbeitende im Schlechten auseinander? Verhandeln beide Seiten noch, weil es beispielsweise um einen Aufhebungsvertrag geht? „Wenn sie noch in Verhandlungen über die Austrittskonditionen sind und man dem Team schon Bescheid sagt, kann das die Verhandlungen behindern“, sagt die Trennungsexpertin. Deshalb sei es sinnvoll, zu warten, bis man sich geeinigt und bestenfalls abgesprochen hat, wie die Kündigung intern kommuniziert werden soll.
Viele Mitarbeitende haben ein feines Gespür dafür, ob eine Kündigung in der Luft liegt. Schnell können Gerüchte entstehen. Doch nicht jedes Gerücht muss direkt aufgelöst werden. „Man sollte abwägen: Hält sich der Flurfunk im Rahmen oder ist er schädlich?“, sagt Walker. Wenn die Gerüchte jedoch starke Unsicherheiten im Team auslösen, sollten Führungskräfte eingreifen.
Wie sollte ich Mitarbeitende informieren?
Um das Team über die personellen Änderungen zu informieren, empfiehlt sich ein kurzes Meeting. Gibt es ein regelmäßiges Teammeeting, können Führungskräfte hier anfangs die Kündigung bekanntgeben. Das wirkt nicht nur wertschätzend dem gekündigten Teammitglied gegenüber. Es gibt den Kolleginnen und Kollegen auch die Möglichkeit, aufkommende Fragen sofort zu klären – allen voran:
- Bis wann ist die Person noch im Unternehmen?
- Wird die Stelle nachbesetzt?
- Wenn nein: Wer übernimmt ihre Aufgaben?
Es kommt vor, dass diese Fragen im Team erst nach ein paar Tagen aufkommen, sagt Rechtsanwältin Walker: „Deshalb sollten Führungskräfte im darauffolgenden Teammeeting noch mal nachhaken, ob es Unklarheiten gibt.“
Wann sollte ich das Team per E-Mail über die Kündigung informieren?
In einem Unternehmen mit viel Schichtbetrieb oder Außendiensten kann es sinnvoll sein, die Kolleginnen und Kollegen auch per E-Mail über die Kündigung zu informieren. So bekommt jeder die Informationen aus erster Hand.
Soll das Teammitglied dabei sein, wenn ich die Kündigung mitteile?
Das kommt auf den Einzelfall an, sagt Expertin Walker: „Chefs sollten mit dem Mitarbeiter besprechen, wie er die Kündigung kommunizieren möchte.“ Sie sollten sich auf eine gemeinsame Kommunikation einigen und abstimmen, wie die einzelnen Schritte ablaufen sollen. Dazu gehört auch, dass Mitarbeitende selbst entscheiden dürfen, ob sie bei der Verkündung dabei sein und sich selbst dazu äußern möchten. „Manche Mitarbeiter wollen auch vorab selbst die Kollegen informieren“, sagt Walker. Die offizielle Bekanntgabe sollte dann aber unbedingt kurz darauf stattfinden.
Was sage ich dem Team, wenn ich die Kündigung kommuniziere?
Viele Führungskräfte wollen die Bekanntgabe der Kündigung so schnell wie möglich hinter sich bringen. Doch Rechtsanwältin Walker warnt davor, die Sache überstürzt und ohne Plan anzugehen. Sie empfiehlt, immer, auch einen Personalverantwortlichen oder eine andere Führungskraft hinzuzuziehen und gemeinsam eine Strategie zu entwickeln. Auch hier sollten sich Chef und Mitarbeiter vorab auf eine gemeinsame Linie einigen.
Es gibt kein exaktes Muster, um eine Kündigung intern zu kommunizieren – doch Führungskräfte sollten bei der Bekanntgabe die Chance nutzen, der scheidenden Person Wertschätzung und Dank für die geleistete Arbeit auszudrücken – selbst dann, wenn man sich nicht immer einig war. Entscheidend sei vor allem, dass die Worte authentisch sind. Walker: „Es ist unangebracht, wenn die Führungskraft den Mitarbeiter wegen seiner geringen Leistung kündigt, ihn aber bei der Verabschiedung in den Himmel lobt.“ Führungskräfte sollten daher unterscheiden zwischen der Person als Mensch und der Rolle, die sie im Unternehmen hatte. „Selbst wenn man mit der Leistung nicht zufrieden war, sollte man nicht die gesamte Person schlechtreden“, sagt die Trennungsexpertin.
Bei der Kommunikation einer Kündigung geht es allerdings nicht nur um die scheidende Person, sondern auch um die Wahrnehmung im Team: „Wenn Chefs zeigen, dass sie abzuwägen wissen und die Situation nicht dramatisieren, können sie bei den übrigen Angestellten eigentlich nur punkten“, sagt Walker. Mit der richtigen Kommunikation können sie Vertrauen schaffen und dazu beitragen, dass sie auch in schwierigen Situationen souverän wirken.
Soll ich die Kündigungsgründe nennen?
Gerade junge Führungskräfte möchten laut Walker bei der Bekanntgabe einer Kündigung oft transparent sein. Doch nicht immer sollten sie die Kündigungsgründe im Detail nennen. So kann auch eine allgemeine Begründung ausreichen. „Es kann sinnvoll sein zu sagen: Wir haben uns im Einvernehmen getrennt. Ohne genauere Gründe zu nennen“, sagt die Rechtsanwältin.
Gibt es keine Einigung zwischen Mitarbeitenden und Unternehmen, können Führungskräfte intern offen kommunizieren: „Wir haben uns um eine Einigung bemüht, leider ist uns das nicht gelungen. Deswegen wurde eine Kündigung ausgesprochen.“
Auf keinen Fall sollten Führungskräfte die gesamte Schuld auf die scheidende Person schieben. Klar ist aber: Handelt es sich um eine verhaltensbedingte Kündigung – also hat die gekündigte Person etwa Geld veruntreut, Kunden belogen oder sich ähnlich gravierende Fehltritte geleistet –, sollte das Unternehmen das nicht verschweigen, sondern die Vorfälle gemeinsam mit der Belegschaft aufarbeiten.
Es kommt also auf die individuelle Situation an. Indem Chefinnen und Chefs das beachten, wenn sie die Kündigung intern kommunizieren und das Team informieren, vermeiden sie, dass Gerüchte entstehen.
Dagmar Walker ist in Berlin Fachanwältin für Arbeitsrecht und berät Führungskräfte, die sich von Mitarbeitern trennen. Außerdem hilft sie ihnen, die Trennungsverhandlungen fair zu gestalten. Dabei greift sie auch auf ihre langjährige Erfahrung als Personalleiterin zurück.
