Meeting-Checkliste So werden auch Ihre Besprechungen Top-Meetings

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Preisverdächtig: Die Meeting-Checkliste macht aus Besprechungen TOP-Meetings.

Preisverdächtig: Die Meeting-Checkliste macht aus Besprechungen TOP-Meetings.© misterQM / Photocase.de

Meetings bei impulse waren oft anstrengend und chaotisch. Nun haben wir mehr Klarheit und Stuktur – dank einer Meeting-Checkliste, einer clever gewählten Abkürzung und einem runzligen Alien.

Unsere Meetings waren seit Jahren ein extrem nerviger Schmerzpunkt für mich und viele Kollegen. Wir haben unpünktlich begonnen, überzogen, externe Standorte mit dem Handy eingewählt, weil die Technik streikte. Mal fehlte die Agenda, mal wurden Ergebnisse nicht dokumentiert.

Eigentlich hatte ich mich mit dem Chaos abgefunden. Doch seit sich aus einem Mitarbeiter-Workshop heraus die AG-Meetingkultur bildete, laufen unsere Meetings deutlich effizienter, strukturierter, klarer.

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Die Gruppe erarbeitete unter anderem eine Meeting-Checkliste und stellte sie dem Team vor. Nur wenn alle Punkte erfüllt sind, ist das Meeting ein TOP-Meeting – TOP steht für Technik, Organisation und Pünktlichkeit. Hier ist unsere Liste:

TOP-Meeting

1. Technik

  • technische Hilfsmittel (Beamer, Telefon, WebEx, Kamera etc.) sind sinnvoll gewählt
  • Technik läuft zu Meetingbeginn
  • Remote-Kollegen sind rechtzeitig eingewählt

2. Organisation

  • Der Meeting-Organisator klärt vorab den Rahmen des Meetings:
    • Ziel und Agenda: WORÜBER wollen wir sprechen?
    • Termin: WANN soll das Meeting stattfinden, WIE LANGE soll es dauern?
    • Teilnehmerkreis: WER soll teilnehmen?
    • Technik: WAS brauchen wir für das Meeting? WER ist ggf. nötig, um die Technik zum Laufen zu bringen?
    • Raum: WO soll das Meeting stattfinden?
    • Vorbereitung: WER bereitet WAS vor?
  •  Die Einladung enthält alle wichtigen Infos zum Rahmen des Meetings – inklusive Agenda.
  • Der Organisator ist verantwortlich für T wie Technik und P wie Pünktlichkeit.
  • Der Organisator achtet darauf, dass das Meeting-Ziel erreicht wird.
  • Der Organisator verteilt To-dos und sorgt dafür, dass jemand E.T. schreibt.
  • Der Organisator entscheidet, ob ein Anschlusstermin nötig ist.

3. Pünktlichkeit

  • Pünktlicher Meeting-Start (nicht auf Zu-spät-Kommer warten)
  • Pünktliches Meeting-Ende (oder: gemeinsamer Beschluss zu überziehen)

Falls Sie sich übrigens fragen, was es bedeutet, dass jemand „E.T. schreibt“: Wir haben das Protokoll umbenannt – in „Ergebnisse und To-dos“, kurz E.T. Eine Kollegin hat die Vorlage mit einem Bild des Außerirdischen verziert. Diese lustige kleine Idee sorgte sofort für einen Motivationsschub im Team – um E.T. kümmert man sich eben lieber als um ein fades Protokoll.

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