Fokussieren lernen Schluss mit Verzetteln! Wie Sie Projekte effizient managen
fokussieren lernen

© tolgart / iStock/Getty Images Plus / Getty Images

In Unternehmen gibt es ständig etwas zu verbessern. Viele Teams fangen dann zu viele Projekte gleichzeitig an. Wie Sie im Projektmanagement fokussieren lernen - und welche Projekte Sie streichen können.

Multitasking hat nach wie vor ein positives Image. Als Unternehmer – und auch als Privatmensch – mehrere Dinge gleichzeitig erledigen: Das scheint erstrebenswert.

Doch in Wirklichkeit ist Multitasking ein Produktivitätskiller: Wo es gängige Praxis ist, dauern Projekte länger und kosten mehr, als sie eigentlich müssten. Durch das Hin- und Herwechseln zwischen verschiedenen Aufgaben entstehen Fehler, die im Nachhinein korrigiert werden müssen. Und nicht zuletzt leiden Mitarbeiter oft unter der Mehrfachbelastung: Sie leisten weniger, fallen schlimmstenfalls komplett aus.

Anzeige

Je mehr Projekte Sie mit ihrem Team gleichzeitig jonglieren, desto mehr schädliches Multitasking entsteht. Entsteht dadurch ein Engpass oder ein Stau in einem Projekt, hat das nicht nur Auswirkungen auf das Projekt und damit auf das gesamte Unternehmen, sondern auch auf den Durchsatz, also den Umsatz abzüglich der variablen Kosten. Je mehr Projekte gleichzeitig bearbeitet werden, desto höher sind die variablen Kosten. Damit Ihr Unternehmen aber nachhaltig florieren kann, müssen Sie diese Kosten in den Griff bekommen und den Durchsatz erhöhen.

Welche Projekte streichen wir?

Um wieder den Überblick und die Kontrolle zu bekommen, hilft nur eins: fokussieren! Hierfür müssen Sie nicht nur Prioritäten setzen. Sie müssen auch entscheiden, welche Aufgaben Sie ganz von Ihrer To-do-Liste streichen. Denn um den Fokus scharf zu halten, sind Aktivitäten zu unterbinden, die nur eine kleine, gar keine oder vielleicht sogar eine schädliche Wirkung haben.

So gelingt der Weg vom Multitasken zum Fokussieren:

  1. Erstellen Sie eine Liste der aktiven Projekte und bewerten Sie den Beitrag der Projekte zum Unternehmensergebnis.
  2. Identifizieren Sie nach dem Pareto-Prinzip die 20 Prozent der Projekte, die 80 Prozent zum Unternehmensergebnis beitragen; streichen Sie alle anderen Projekte.
  3. Geben Sie den weiterhin aktiven Projekten eine eindeutige Rangfolge.
  4. Sorgen Sie aktiv dafür, dass nur noch an den Projekten gearbeitet wird, die Sie nicht gestrichen haben.
  5. Stellen Sie sicher, dass ein neues Projekt nur begonnen wird, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:
    • Ein aktives Projekt wurde abgeschlossen (oder endgültig abgebrochen).
    • Es besteht Klarheit, wie der Beitrag des neuen Projekts zum Unternehmensergebnis aussehen soll.
    • Es sind genügend Ressourcen vorhanden, um das neue Projekt schnell und unterbrechungsfrei “durchzuziehen”.
  6. Wenn zwei aktive Projekte um Ressourcen konkurrieren, geben Sie immer dem Projekt Vorrang, das weiter oben auf der Liste (siehe Schritt 3) steht.

Wie Fokussieren hilft, den Durchsatz zu steigern

Setzt der Unternehmer den richtigen Fokus und hält die To-Dos und Not-To-Dos ein, stellen sich spür- und messbare Verbesserungen ein. Mitarbeiter fühlen sich wohler, sind motiviert und leistungswillig. Sie kommen schneller zum Ziel, erzielen bessere Ergebnisse. Projekte können schneller abgeschlossen werden. Die Folge sind sinkende Durchlaufzeiten, hohe Zuverlässigkeit und Kapazitätsgewinne – also entscheidende Wettbewerbsvorteile. Die gewonnene Kapazität kann überdies verkauft werden: Dadurch erhöht sich ebenfalls der Durchsatz und damit der Gewinn.

Fazit: Mit Fokussierung statt Multitasking können Unternehmen mit den gleichen Ressourcen viel mehr leisten und dabei sehr viel schneller sein. Der Fokus darf sich aber niemals nur auf einen Teilbereich richten, sondern muss das gesamte Unternehmen unter der Prämisse der Durchsatzsteigerung betrachten.

100 Ideen, die Ihr Unternehmen voranbringen

Sie wünschen sich motivierte Mitarbeiter, mehr Produktivität oder zufriedene Kunden? Unsere 100 Ideen bringen Sie diesem Ziel näher. Jetzt kostenlos herunterladen! impulse premium
4 Kommentare
  • Avatar
    Boeffi 7. Februar 2018 12:23

    …eine spannende Diskussion zu diesem Artikel entwickelt sich gerade hier:
    https://www.xing.com/feedy/stories/2595885169

  • Avatar
    leo reetz 6. Februar 2018 10:47

    Multitasking in dieser beschriebenen Form ist wirklich ein Zeichen von Un-Professionalität. Ich kann mir auch nicht vorstellen, dass in einem erfolgreichen Unternehmen so gearbeitet wird. Da gibt es Team- oder Abteilungsleiter oder das Management delegiert die Aufgaben. Niemand macht alles gleichzeitig. Trotzdem müssen MItarbeiter in der Lage sein, sich auf verschiedene Dinge zu fokussieren. Das heißt aber nicht, dass wie beschrieben 6,7 oder 8 Projekte gleichzeitig von allen bearbeitet werden. Das ist übertrieben dargestellt und ruft nach Verbesserung. Kenne keine Firma, wo so gearbeitet wird. Die Lösungsansätze sind “Allerwelts-Weisheiten” und klare Grundbedingungen für jede Firma, die strukturiert und erfolgreich arbeitet. Das andere ist “Studentenniveau”.

    • Avatar
      Hannah Nowak 8. Februar 2018 10:13

      Hallo Herr Reetz,
      Sie haben Recht, vielleicht ist das ein Missverständnis. Man könnte es so verstehen, dass die Personen so viele Aufgaben wirklich gleichzeitig bearbeiten, so wie man zum Beispiel beim Essen fernsieht. Wenn ich es richtig verstehe, geht es aber nicht um diese 100%ige Gleichzeitigkeit (in Wirklichkeit kann unser Hirn sich sowieso immer nur auf eine Sache fokussieren, auch wenn wir glauben wir machen etwas wirklich gleichzeitig springt unsere Aufmerksamkeit ständig hin und her, siehe u.a. https://www.forbes.com/sites/travisbradberry/2014/10/08/multitasking-damages-your-brain-and-career-new-studies-suggest/.), sondern um das häufige Hin- und Herwechseln zwischen angefangenen Aufgaben, ohne sie abzuschließen.
      ich kann Ihnen aus Erfahrung sagen, dass das der ganz normale Alltag in den meisten Unternehmen und für die meisten Mitarbeiter ist, die mir bisher begegnet sind. Meist wird eine Aufgabe begonnen, dann fehlt aber etwas und man muss warten, also wechselt man zu einer anderen, dann kommt der Projektleiter des dritten Projekts und sagt sein Kunde hätte angerufen, die Aufgabe 3 ist jetzt besonders dringend, also unterbricht man Aufgabe 2 und wechselt zu Aufgabe 3, und so weiter. Die konkrete Anzahl, an wie vielen Projekten jeder einzelne Mitarbeiter arbeitet schwankt stark in meiner Erfahrung und hängt u.a. ab von Art des Projektgeschäfts, Spezialisierung und Qualifizierungsgrad des Mitarbeiters und Projektlast. Wenn wenig zu tun ist, kann man natürlich nur schwer Multitasking betreiben. :)
      Herzliche Grüße aus Wien,
      Hannah Nowak

  • Avatar
    Amadeo 6. Februar 2018 10:09

    Sagt nicht “Projekt” wenn ihr nicht HORNBACH meint!!! ;)

Hinterlassen Sie einen Kommentar

(Die Redaktion schaltet Kommentare montags bis freitags von 10 bis 18 Uhr frei. Die Angabe von Name und E-Mail-Adresse ist freiwillig. IP-Adressen werden nicht gespeichert. Mit der Abgabe eines Kommentars stimmen Sie unseren Datenschutzbestimmungen zu.)