Finanzen + Vorsorge Der Kunde zahlt nicht – was tun?

Rechnungen und Mahnungen

Wenn der Kunde nicht zahlt, ist es Zeit für eine Mahnung© stockpics / Fotolia.com

Wenn ein Kunde die Rechnung nicht zahlt, sollten Unternehmer konsequent handeln. Eine Eskalation in fünf Stufen - von Erinnerung bis Inkasso-Büro.

Wer stets an den Zahlungstermin erinnert, umgehend mahnt und danach zügig drastischere Schritte einleitet, kann die Zahlungsmoral seiner Kunden ohne hohe Kosten verbessern. So kommt das Geld schneller aufs Konto:

Stufe 1: Rechnungen kontrollieren

Wer konsequent mahnen will, muss zunächst einmal wissen, welche Rechnungen überfällig sind. Jeder Unternehmer sollte mindestens einmal pro Woche abrechnen – und alle Zahlungseingänge überprüfen. Buchungssoftware hilft dabei.

Stufe 2: Kunden erinnern

Tauchen bei der Kontrolle überfällige Rechnungen auf, ist eine freundliche, aber bestimmte Erinnerung angesagt – am besten per Post, die nicht so schnell untergeht wie eine E-Mail. Es lohnt, dafür ein Formschreiben zu entwickeln, das dem Kunden eine Brücke baut: Vielleicht hat er die Rechnung übersehen? Wichtig ist es, ein neues Zahlungsziel zu nennen, zum Beispiel eine Woche nach Erhalt des Schreibens.

Stufe 3: Mahnung schreiben

Reagiert der Kunde nicht auf die Erinnerung, gilt die Unschuldsvermutung nicht mehr. Nun ist eine Mahnung Pflicht. In das Schreiben – jetzt unbedingt per Post – gehört die Ankündigung, die Sache anschließend an einen Anwalt oder ein Inkasso-Unternehmen zu übergeben. Handelt es sich um einen wichtigen Geschäftskunden, kann auch eine telefonische Nachfrage helfen. Klingen dabei wirtschaftliche Schwierigkeiten durch, ist dies ein Warnsignal. Der Kunde sollte vorerst keine weitere Ware mehr auf Rechnung bekommen. Bei besonders guten Kunden kann man ausnahmsweise eine weitere Mahnung hinterherschicken.

Stufe 4: Hilfe holen – bei Inkasso-Büro oder Anwalt

Bleibt auch das wirkungslos, ist grundsätzlich ein gerichtliches Mahnverfahren möglich, oder man leitet weitere außergerichtliche Schritte ein. In jedem Fall lassen sich jetzt neben dem Rechnungsbetrag auch die Kosten der ganzen Mühe sowie Verzugszinsen geltend machen. Wie viel genau zu holen ist und welcher Weg aussichtsreicher erscheint, wissen Anwälte oder sogenannte Inkasso-Unternehmen, die sich aufs Geldeintreiben spezialisiert haben. Inkasso-Büros nutzen recht unterschiedliche Methoden, die möglicherweise nicht jeder seinen Kunden zumuten will. Wer unsicher ist, sollte sich deshalb das Vorgehen genau erklären lassen und im Zweifelsfall nach Referenzkunden fragen. Die meisten Anbieter sind im Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen organisiert. Eine Liste der Mitglieder des Verbandes gibt es im Internet: www.inkasso.de

Stufe 5: Kontakt abbrechen

Ist es erst einmal so weit gekommen, steht die Geschäftsbeziehung in der Regel vor dem Aus. Ein zusätzlicher Hinweis auf ein zerrüttetes Verhältnis: Der Kunde zweifelt, nachdem er wochen- oder monatelang nicht gezahlt hat, Leistungen oder Auftragsbedingungen an. Spätestens dann sollten Unternehmen die Zusammenarbeit aufkündigen.

5 Kommentare
  • André Dubois 7. Mai 2015 13:57

    Eine weitere Möglichkeit zur Absicherung besteht darin, bereits im Vorfeld bei einem der großen Kreditversicherer dazu eine Kreditversicherung abzuschließen. Hier wird von diesen Versicherern über vorherige Bonitätsüberprüfungen häufig schon das Schlimmste verhindert. Und wenn es dann doch zum Forderungsausfall kommt, weil der Kunde nicht zahlt (oder nicht mehr zahlen kann, weil er Pleite ist) springt der Kreditversicherer ein und übernimmt (nach Abzug der Eigenbeteiligung) den Schaden. Das hilft inbesondere kleinen und mittleren Unternehmen bei der eigenen Existenzabsicherung, wenn umsatzmäßig große Kunden ausfallen und man auf den Forderungen sitzen zu bleiben droht.

  • Name Peter Jacobsen 25. April 2015 19:33

    Hier gibt es seit über 1 Jahr eine laufende Rechtssprechung. Am besten den Sachverhalt einfach mal googlen. Es sind ja auch schon diverse Fälle dazu.

  • Jutta Moeller 25. April 2015 08:23

    Der Herr Jacobsen hat da schon nicht Unrecht. die Vorschriften der InsO wurden geändert, und Insolvenzverwalter können sich Gelder, die in den letzten 10 (!) Jahren gezahlt worden sind, zurückholen. Aber dazu muss der Empfänger von den Zahlungsschwieirigkeiten gewusst haben. Und die Insolvenzverwalter machen davon lustig Gebrauch.

    Und nun zum Artikel: Mahnung? Gesetz zur Beschleunigung fälliger Zahlungen regelt etwas anderes. danach gerät man in Zahlungsverzug 30 Tage nach Zugang der Rechnung. Einer Mahnung bedarf es also nicht.
    Macht man aber halt so, ist ja auch ok.

    das Gesetz gibt es übrigens seit 2000, liebe Redaktion.

    Schade eigentlich, dass die Überschrift und das Ende des Artikels dann lediglich auf Inkassounternehmen verlinkt. Anwälte betreiben das Geschäft auch, und haben dazu den juristischen Background und die gerichtliche Zulassung, auch den folgenden Prozess zu führen. Dinge, die einem Inkassounternehmen fehlen!

  • Bernd Schuster 24. April 2015 12:10

    Herr Jacobsen, davon habe ich noch nie gehört. Auf welche gesetzliche Grundlage beziehen Sie sich?

  • NamePeter Jacobsen 21. April 2015 13:37

    Mehr als 1 Mahnung darf nicht geschrieben werden, sonst läuft man Gefahr, im Falle der Insolvenz des Kunden, vom Insolvenzverwalter zur Rückzahlung der erhaltenen Gelder, für Aufträge, die nach der 2.Mahnung erteilt worden sind, aufgefordert zu werden. Diese Möglichkeit haben die Insolvenzverwalter und nutzen sie in den letzten Monaten verstärkt aus.

    Also keine Aufträge mehr annehmen, wenn man davon Kennnis haben könnte, daß der Kunde in Zahlungsschwierigkeiten ist. Das ist schade um gute Kundenverbindungen, aber wenn man das eigene Unternehmen nicht gefährden will, bleibt einem keine andere Wahl bei dieser Rechtssprechung.

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