ABC-Analyse So setzen Sie Prioritäten im Arbeitsalltag

Priorisierung von Aufgaben lässt Sie effektiver und gezielter arbeiten.

Priorisierung von Aufgaben lässt Sie effektiver und gezielter arbeiten.© Courtney Dirks / Flickr / Lizenz: CC BY 2.0

Wird Ihre To-Do-Liste jeden Tag länger? Dann sollten Sie anfangen, Ihre Aufgaben zu priorisieren. Die ABC-Analyse hilft Firmenchefs, Wichtiges und Unwichtiges zu trennen.

Ordnen Sie Ihre täglichen und wöchentlichen Aufgaben nach ihrer Bedeutung. Bei der ABC-Analyse werden den verschiedenen Aufgaben die Prioritäten hoch, mittel oder niedrig zugeteilt:

Was muss getan werden? A-Aufgaben
Was soll getan werden? B-Aufgaben
Was kann getan werden? C-Aufgaben

Anzeige

Die eigentlichen unternehmerischen Maßnahmen, zum Beispiel die Entwicklung einer Strategie, um mehr Marktanteile zu bekommen oder neue Kunden zu gewinnen, sind A-Aufgaben. Sie stehen in einem unmittelbaren Zusammenhang mit dem Schicksal des Unternehmens und sind nicht delegierbar. Diesen Aufgaben sollten Sie die meiste Zeit widmen.

Zu den B-Aufgaben gehört alles von mittlerer Bedeutung. Solche Aufgaben lassen sich häufig auch delegieren, erfordern aber eine Nachkontrolle durch den Chef. Mit solchen Aufgaben sollten Sie sich mindestens eine Stunde pro Tag beschäftigen.

Aufgaben, die irgendwann erledigt werden können oder leicht delegierbar sind, zählen zu den sogenannten C-Aufgaben. Mit diesen sollten Sie sich nicht mehr als 45 Minuten pro Tag beschäftigen.

Nutzen Sie Ihr Leistungshoch

Niemand ist den ganzen Tag über fit und aufnahmefähig. Statistisch liegt der Gipfel der Leistungsbereitschaft gegen 10 Uhr morgens. Ab 14 Uhr sackt die Leistungskurve dann erheblich ab. Nach einem Zwischenhoch am frühen Abend fällt die Aufnahmefähigkeit kontinuierlich. Beobachten Sie sich selbst: Wann sind Sie besonders fit? Legen Sie A-Aufgaben in diese Zeit. Diese lassen sich dann sehr viel leichter lösen.

Checkliste für den Arbeitstag

Analysieren Sie regelmäßig Ihre Arbeitsorganisation – so können Sie bei Zeitfressern wie unnötigen Berichten, überflüssigen Besprechungen oder anderen unangenehmen Unterbrechungen gegensteuern. Dabei helfen Ihnen folgende Fragen:

  • Arbeite ich zur Zeit wirklich nur an lohnenden oder notwendigen Aufgaben?
  • Nehme ich die anstehenden Tätigkeiten wirklich nach ihrer Priorität in Angriff?
  • Bewältige ich Aufgaben in der geplanten Zeit?
  • Habe ich in ausreichendem Umfang dringende Aufgaben delegiert?
  • Sind kleinere Aufgaben wie Telefonate, Diktate etc. zu einem Block zusammengefasst?
  • Habe ich die persönlichen Störfaktoren und Produktivitätskiller ausgeschaltet?

impulse-Akademie: Strategie & Inspiration für Ihr Unternehmen
Hinterlassen Sie einen Kommentar

(Kommentare werden von der Redaktion montags bis freitags von 10 bis 18 Uhr freigeschaltet)

Bitte beantworten Sie die Sicherheitsabfrage (Anti-Spam-Schutz): * Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.