Abwesenheit planen 5 Tipps, damit der Chef entspannt Urlaub machen kann

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Für die Abwesenheit vom Chef muss in der Firma viel organisiert werden. Aber dafür wird sein Urlaub umso entspannter.

Für die Abwesenheit vom Chef muss in der Firma viel organisiert werden. Aber dafür wird sein Urlaub umso entspannter.© Perry - Fotolia.com

Der Betrieb muss laufen - auch wenn der Chef im Urlaub ist. Wie Sie Ihre Abwesenheit gut planen, damit Sie unbesorgt in die Ferien fahren können: 5 Organisations-Tipps.

Entspannt in den Urlaub. Endlich Sonne, Strand und Zeit für ein gutes Buch. Der Alltag in der Firma scheint weit entfernt – in den Ferien kann auch der Chef abschalten und entspannen. Wäre das nicht schön? Doch leider wird dieser Wunsch nur für wenige Unternehmer Realität. Viel zu häufig rufen Mitarbeiter an, schicken dringende E-Mails mit Fragen zu Aufträgen, Kunden und Mitarbeitern. Abends im Hotelzimmer werden sie beantwortet. Und das gute Buch? Muss mal wieder warten.

Eine Auszeit – und sei sie noch so kurz – braucht eine präzise Vorbereitung. Damit Ihre Abwesenheit als Chef wirklich erholsam wird, sollten Sie diese Punkte im Blick haben:

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Termine vor der Abwesenheit gut planen

Steht der Termin für den eigenen Urlaub erst einmal fest, beginnt die große Planung. Meist überschneiden sich die Ferien, egal wie man sie auch legt, mit einigen Geschäftsterminen. Hier sollten Sie differenzieren: Welche Termin sind Chef-Termine, welche könnten auch von Mitarbeitern übernommen werden? Die Chef-Termine sollten Sie frühzeitig versuchen zu verschieben.

Informieren Sie sich auch über die wichtigsten Termine Ihrer Mitarbeiter. Organisieren Sie Meetings, um sich einen Überblick über die aktuellen Projekte zu verschaffen. Wie ist der Stand, bei welchen Themen haben die Mitarbeiter selbst noch Klärungsbedarf, gibt es Kunden, die der Chef selbst noch kontaktieren sollte?

Ein weiterer wichtiger Termin ist die Übergabe, die Sie am besten auf den letzten Arbeitstag vor dem Urlaub legen. Auf diesen Termin sollten Sie sich detailliert vorbereiten, zum Beispiel eine Aufgabenliste für das gesamte Team erstellen. Bei diesem Termin sollten Sie auch die Mitarbeiter darüber informieren, in welchen Fällen Sie kontaktiert werden möchten.

Nicht vergessen: ihre Urlaubsadresse oder Kontaktmöglichkeiten im Büro hinterlegen. Sind Sie zum Beispiel abends immer auf Skype erreichbar, lesen Sie E-Mails oder ist der Internet-Empfang im Urlaub eher schwierig und Telefonate ins Hotel praktischer?

Urlaubsvertretung festlegen

Vertrauen in die eigenen Mitarbeiter ist die zentrale Voraussetzung, um beruhigt in den Urlaub zu fahren. Und wer seinen Mitarbeitern vertraut, sollte Ihnen auch während der eigenen Abwesenheit wichtige Aufgaben übertragen.

Wer soll Sie bei welchen Angelegenheiten vertreten? Diese Frage sollten Sie für interne Besprechungen ebenso klären wie für Verhandlungen mit Kunden und öffentliche Auftritte. Wer übernimmt zum Beispiel in Ihrer Urlaubszeit die Begrüßung von neuen Mitarbeitern oder Auszubildenden? Wer ist für die Einarbeitung zuständig, wer überreicht Geschenke für Jubiläen und Geburtstage? Wer liest die Post?

Im Vorfeld sollten bereits die delegierbaren Aufgaben definiert worden sein. Nun liegt es in Ihrer Hand, die geeigneten Kollegen dafür auszuwählen, sie darüber zu informieren und Termine festzulegen, die sie übernehmen sollen. Bei der Auswahl sollten Sie zur Motivation der Mitarbeiter sowohl deren Interessen als auch deren aktuelle Arbeitsauslastung im Blick haben. Denn Urlaubszeit ist für die verbleibenden Angestellten oft auch Überstundenzeit. Sprechen Sie deshalb mit ihnen über eventuelle Mehrarbeit und den späteren Abbau der Überstunden, um Konflikte zu vermeiden. Um sie zu entlasten und einfache Arbeiten abzugeben, kommen in Ihrem Unternehmen vielleicht auch Ferienjobber infrage.

Mit der Verteilung der Aufgaben sollten auch Kompetenzen und Vollmachten geklärt werden. Gibt es eine Unterschriftenregelung in Ihrem Unternehmen? Wenn ja, ist sie schriftlich fixiert und allen Mitarbeitern bekannt?

Kunden und Geschäftspartner über Abwesenheit informieren

Wichtige Kunden sollten Sie über Ihren Urlaub informieren und gleichzeitig den Kontakt mit dem neuen Ansprechpartner herstellen. Empfehlenswert ist auch, Ihre Geschäftspartner wie Steuerberater und Lieferanten von Ihren Reiseplänen in Kenntnis zu setzen. Bei einem kurzen Telefonat lassen sich anstehende Zahlungs- und Steuertermine sowie Kündigungsfristen besprechen. Die nötigen Unterlagen und Überweisungen können Sie dann vorbereiten.

Das Chef-Büro bereit für den Urlaub machen

Endspurt: Nach dem letzten Übergabe-Meeting ist es fast geschafft. Kurz vor dem Urlaub sollten Sie nur noch daran denken, die Abwesenheitsnotiz bei Ihren E-Mails einzustellen, die Umleitung der Telefonverbindung und den Anrufbeantworter einzurichten. Räumen Sie vertrauliche Unterlagen weg, schließen Sie die Schränke im Büro ab und sichern Sie Ihre Daten am Computer. Und los geht’s in den verdienten Jahresurlaub. Wenn Ihnen auf dem Weg zum Urlaubsziel noch vergessene To-Dos einfallen sollten, müssen Sie priorisieren. Ist es wichtig genug, um doch wieder gleich die Firma zu kontaktieren oder hat das Thema noch Zeit?

Nach dem Urlaub: Erste Termine

Vom Urlaub gleich in die erste Besprechung: das Meeting, in dem Ihre Mitarbeiter Sie über alles updaten, was in Ihrer Abwesenheit passiert ist. Auch diesen wichtigen Termin können Sie schon im Vorfeld festlegen, im großen Team oder mit jedem Mitarbeiter, der sie bei besonderen Aufgaben vertreten hat.

Wie ist es den Mitarbeitern ohne Sie ergangen? Hat alles geklappt? Wo gab es Probleme und was könnte man im nächsten Jahr besser organisieren? Das Feedback ist auch geeignet, um Prozesse und Kommunikationswege im Unternehmen kritisch zu hinterfragen. Am besten gleich eine Checkliste für den nächsten Urlaub anlegen!

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