Abwesenheitsnotiz Gelungene Beispiele und peinliche Fehler bei Abwesenheitsnotizen

Wie formuliert man die perfekte Abwesenheitsnotiz? Gelungene Beispiele und Vorlagen auf Deutsch, Englisch, Französisch und Spanisch - und welche Fehler Sie unbedingt vermeiden sollten.

Vor dem Urlaub oder vor Feiertagen nur noch kurz den Abwesenheitsassistenten des E-Mail-Programms einrichten – und los geht’s. Auch bei längeren Abwesenheiten wie Sabbatical, Mutterschutz oder Elternzeit ist eine Abwesenheitsnotiz Pflicht. Aber was schreibt man in die Abwesenheitsnotiz rein? Nicht selten wird die automatische E-Mail-Antwort auf den letzten Drücker eingetippt – ohne lange darüber nachzudenken, welcher Ton angemessen und welche Infos wichtig sind.

Dabei ist eine elegante Abwesenheitsnotiz wie eine Visitenkarte für das Unternehmen. Ist sie gut geschrieben, fühlen sich Kunden und Dienstleister gut aufgehoben, obwohl sie ihr Anliegen nicht sofort und wie gewohnt platzieren können. Ist die E-Mail aber kurz angebunden, unvollständig, voller Fehler oder unangemessen ironisch formuliert, kann der Empfänger die Abwesenheitsnachricht durchaus als unpersönlich und unfreundlich interpretieren.

Beispiele für misslungene Abwesenheitsnotizen

Fehler 1: Zu wenig Informationen geben

Ich bin vom 19. Juli bis zum 3. August nicht im Büro.“

Diese Abwesenheitsnachricht ist nicht nur viel zu kurz gehalten, sondern wirft auch viele Fragen auf. „Wen interessiert denn, seit wann ich nicht im Büro bin? Und wen könnte der Kunde stattdessen um Hilfe bitten?“, sagt die Kommunikationstrainerin Nandine Meyden.

So ist es besser: Eine Abwesenheitsnotiz muss Optionen aufzeigen: Wann ist der Ansprechpartner wieder erreichbar, wer hilft mir in der Zwischenzeit und wie erreiche ich diese Person?

Fehler 2: Einen „Mir ist alles egal“-Eindruck hinterlassen

Wenn man in den Urlaub darf, während alle anderen weiter ackern müssen, kann schon ein wenig Schadenfreude aufkommen. In der Abwesenheits-E-Mail sollte man sich eine solche Häme allerdings verkneifen.

„Ab sofort bin ich verreist und lese keine Mails mehr“

„Ich bin dann mal weg“

„Sorry, ich bin verreist. Alle Mails, die bis dahin auflaufen, werden gelöscht. Wenn Sie eine wichtige Nachricht haben, schicken Sie sie ab dem 10. Januar noch mal.“ 

Einen „Ich bin weg, alles andere ist mir egal“-Eindruck zu hinterlassen, sei ein absolutes No-Go, sagt Meyden. „Es zeigt nicht nur mangelnde Motivation, die Mails zu lesen, sondern macht mir als Kunde oder Partner klar, dass ich mit dieser Person lieber nicht zusammenarbeiten möchte. Das kann sich kein Unternehmer leisten.“

So ist es besser: Angeben, ob die E-Mails an einen Kollegen weitergeleitet werden. Alternative Ansprechpartner nennen. Mitteilen, ab wann die E-Mails wieder gelesen werden.

Fehler 3: Zu mitteilsam sein

„Ich lasse mir vom 3. bis zum 18. Juli auf Teneriffa die Sonne auf den Bauch scheinen und rufe meine E-Mails in dieser Zeit nicht ab.“

Oder:

„Nach meiner Magenverkleinerung erreichen Sie mich ab dem 12. August wieder wie gewohnt.“

Nandine Meyden rät eher davon ab, in einer Abwesenheitsnotiz zu viel zu verraten. „Es geht niemanden etwas an, ob ich auf Dienstreise, im Urlaub oder im Krankenhaus bin.“ Besser als ein Grund für die Abwesenheit seien deshalb folgende Sätze: „Das Büro ist am 22. August wieder besetzt“ oder „Ich bin am 22. August wieder für Sie erreichbar“. Besonders, wenn es um eine Krankheit geht, ist weniger oft mehr.

Anders ist es mit Feiertagen wie Weihnachten oder Ostern. Wenn die Geschäfte in dieser Zeit ruhen, kann man sich in der Abwesenheitsnotiz darauf beziehen: „Über Weihnachten ist unser Büro nicht besetzt. Am 27. Dezember sind wir wieder für Sie erreichbar. Ich wünsche Ihnen frohe Festtage.“

Mehr zum Thema: Betriebsferien: Kann der Arbeitgeber Urlaub anordnen? 

Fehler 4: Nicht dran denken, wer die E-Mails liest

„Liebe alle, ich bin im Urlaub und ab dem 1.10. wieder für Euch zu erreichen.“

„Liebe Kunden, danke für Ihre E-Mail. Derzeit bin ich nicht erreichbar, bitten wenden Sie sich an meinen Kollegen Mark Schmidt.“

„Allgemein gilt: Je größer der Kreis der Leser, desto allgemeiner sollte die Nachricht formuliert werden“, sagt die Knigge-Expertin. Die Anrede „Liebe Kunden“ ist ungünstig, wenn auch Menschen schreiben, die keine Kunden sind. Duzen wirkt unseriös, wenn auch Menschen schreiben, die man normalerweise nicht duzen würden.

Man sollte also genau überlegen: Schreiben ausschließlich Kollegen an diese E-Mail-Adresse? Oder auch Neukunden und wichtige Geschäftspartner? In einigen E-Mail-Programmen ist es möglich, für die interne Kommunikation eine andere Abwesenheitsnotiz einzustellen als für den externen Mail-Verkehr.

Fehler 5: Die Abwesenheitsnotiz hat keine E-Mail-Signatur

Telefonnummer, Position, Adresse – auch die Abwesenheitsnotiz sollte eine Signatur enthalten. Unser Artikel „Das gehört in eine professionelle E-Mail-Signatur“ zeigt Ihnen, welche Informationen darin unverzichtbar sind.

Welche Angaben gehören in eine Abwesenheitsnotiz?

In eine gelungene Abwesenheitsnotiz gehören folgende Angaben:

  • Betreff: Klassisch wird in den Betreff „Abwesenheitsnotiz“ geschrieben. Aber Vorsicht, diese E-Mail landet schnell im Spam. Das sollte besser vorher getestet werden. Alternativ kann auch „Vielen Dank“ oder „Ich bitte um etwas Geduld“ im Betreff stehen.
  • Anrede: Diese sollte je nach Leserkreis formell oder etwas persönlicher formuliert sein.
  • Dank: Wird der Absender persönlich angesprochen, fühlt er sich wertgeschätzt.
  • Abwesenheit: Klar zu kommunizieren, wann man wieder erreichbar ist, wirkt positiver als der Satz: „Ich bin bis zum 12. August nicht im Hause“.
  • Alternativen: Werden die E-Mails automatisch weitergeleitet oder gelesen? Wenn nicht, wen kann der Absender in dringenden Fällen erreichen? Es empfiehlt sich, dem Kontakt Optionen aufzuzeigen.
  • Internationalität: Wer häufig mit Geschäftspartnern und Kunden aus dem Ausland zu tun haben, sollte nicht vergessen, Ihre Abwesenheitsnotiz auch in anderen Sprachen zu verfassen. (Beispiele finden Sie weiter unten.)

Wie sieht die Abwesenheitsnotiz von Kommunikationstrainerin Meyden aus? Weil ihr sehr unterschiedliche Menschen schreiben, sei die Anrede etwas formeller. Es folgt ein Dank für die Nachricht, die Information, dass sie nicht im Büro sei, und dann werden dem Absender Alternativen geboten. Zum Schluss noch eine Grußformel. Das Ganze natürlich ohne Rechtschreibfehler.

Mehr zum Thema: Grußformeln: Freundliche, beste oder liebe Grüße?

Formulierungen, die sich als Vorlage eignen

Wichtig ist, dass der Ton sowohl zu den Empfängern passt, als auch zu dem, der die E-Mails verschickt. Wer grundsätzlich jeden duzt, braucht in der Out-of-office-Antwort nicht plötzlich anfangen zu siezen. Wer einen eher formellen Kontakt zu Mitarbeitern und Geschäftspartner hat, sollte nicht plötzlich flapsig werden.

Formulierungsbeispiel in formellem Ton

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Dies ist eine automatisch gesendete E-Mail. Mein Büro ist am 14. August wieder besetzt.

Da ich in der Zwischenzeit Ihre E-Mails nicht lese, können Sie sich gern an meine Kollegin Anna Beispiel wenden, erreichbar per Telefon (01234 56789) und E-Mail (annabeispiel@beispiel.de).

Mit freundlichen Grüßen

Formulierungsbeispiel mit wenigen Worten

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Zum Jahreswechsel gönnen wir uns eine kurze Auszeit.

 Am 5. Januar sind wir wieder voller Elan für Sie da. Gern beantworten wir dann Ihre E-Mail. Einen guten Start ins neue Jahr wünscht Ihnen

Formulierungsbeispiel in verbindlichem Ton

Danke, dass Sie mir schreiben. Leider habe ich derzeit keinen Zugriff auf meinen Posteingang – und zwar noch bis zum 10.10.2017.

Während meiner Abwesenheit hilft Ihnen aber gern mein kompetenter Kollege Max Muster weiter. Sie erreichen ihn per E-Mail unter MaxMuster@unternehmen.de und per Telefon: 01234 56789.

Persönlich werde ich Ihre Mail frühestens am 10.10. beantworten können. Sie wird nicht automatisch weitergeleitet.

Dafür bitte ich um Ihr Verständnis. 

Mit bestem Gruß

Formulierungsbeispiel für Menschen mit viel Kundenkontakt

Guten Tag und vielen Dank für Ihre E-Mail!

Ich bin ab dem TT.MM.JJJJ wieder für Sie erreichbar.

Sie können oder möchten nicht so lange warten?

Dann wenden Sie sich bitte an meine Kollegin Silvia Mustermann: Silvia.Mustermann@firma.de. Sie hilft Ihnen gern und kompetent weiter.

Mit freundlichen Grüßen

Lustige Abwesenheitsnotiz

Humorvolle, ironisch oder lustig gemeinte Abwesenheitsnotizen sind mit Vorsicht zu genießen, warnt Nandine Meyden. „Sie müssen zum Image des Unternehmens und zur eigenen Rolle passen.“ Bei einer Kreativagentur komme eine originelle Nachricht bestimmt gut an, bei einem Arbeitsrechtler wirke es eher unseriös.

Ein Beispiel:

Ich bin derzeit nicht im Büro. In Notfällen twittern Sie mir Ihr Anliegen mit dem Hashtag #IchStöreIhrenUrlaubNurUngernAber

Abwesenheitsnotiz bei Kündigung

Auch im Falle einer Kündigung sollte man eine Abwesenheitsnotiz einrichten, damit niemand vergeblich auf eine Antwort wartet. Darin sollte stehen, dass man das Unternehmen verlassen hat und an wen sich Schreibende mit ihrem Anliegen stattdessen wenden können.

Zum Beispiel:

Guten Tag!

Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin nicht mehr in diesem Unternehmen tätig. Ihre neue Ansprechpartnerin ist Silvia Mustermann, Sie erreichen sie unter Silvia.Mustermann@firma.de.

Mit freundlichen Grüßen

Mehrsprachige Abwesenheitsnotiz

Englische Abwesenheitsnotiz

Wer internationale Kontakte pflegt, braucht auch eine englische Abwesenheitsnotiz. Das gebietet die Höflichkeit. Für die englische Abwesenheitsnotiz gilt generell der gleiche Aufbau wie bei den deutschen Nachrichten.

Formulierungsbeispiel für die Abwesenheitsnotiz auf Englisch:

Thank you for your message. 

Please note that I am currently out of office with no access to my e-mails. I’m back in the office on the 3rd of March. 

In urgent cases or if you need immediate assistance, please contact my colleague Max Muster (phone: 0123-4566789; e-mail: m.muster@musterfirma.de). Please note that your message will not be forwarded automatically. Thank you very much.

With best regards

Französische Abwesenheitsnotiz

Für alle, die Geschäfte mit Frankreich machen: eine Vorlage für eine Abwesenheitsnachricht auf Französisch.

Formulierungsbeispiel für die Abwesenheitsnotiz auf Französisch:

Madame, Monsieur,

merci pour votre e-mail. Ceci est une réponse automatique à votre e-mail. Je serai ravie (wenn die Person männlich ist: „ravi“) de vous contacter dès mon retour le 22 août.

Pour toutes questions n‘hésitez pas à contacter ma collègue Anna (wenn es ein Kollege ist: „mon collègue Pierre“) par téléphone au 1234/567890 ou bien par e-mail annabeispiel@beispiel.de.

Mes meilleures salutations (weniger formal: „Cordialement“)

Spanische Abwesenheitsnotiz

Auch für die spanische Abwesenheitsnachricht gilt ein ähnlicher Aufbau.

Formulierungsbeispiel für die Abwesenheitsnotiz auf Spanisch:

Estimado señor/señora: (weniger förmlich: „Hola,“)

Gracias por contactar conmigo. Esto es una respuesta automática. Me encuentro de vacaciones y volveré el día 22 de agosto. 

En caso de que necesite algo antes, puede contactar con mi compañero Max Mustermann: max.mustermann@beispiel.de o 1234/567890 (wenn es eine Kollegin ist: „mi compañera“).

Atentamente 

Wie schreibe ich eine Abwesenheitsnotiz in Outlook?

Wie man eine Abwesenheitsnotiz in Outlook einrichtet, hängt von der Art des E-Mail-Kontos ab. Bei manchen Konten lässt sie sich in drei Schritten einrichten:

  1. Im Reiter „Datei“ auf die Schaltfläche „Automatische Antworten“ klicken. Es öffnet sich ein Pop-up.
  2. Den Text für die Abwesenheitsnotiz eingeben sowie den Zeitraum, für den sie aktiv sein soll. Man kann für die interne und externe Kommunikation unterschiedliche Abwesenheitsnotizen einrichten („innerhalb meiner Organisation“ und „außerhalb meiner Organisation“).
  3. Auf „Ok“ klicken – dann ist die Abwesenheitsnotiz aktiviert.

Wird das Feld „Automatische Antworten“ nicht angezeigt, ist die Einrichtung etwas komplizierter. Die ausführliche Anleitung dafür finden Sie bei Microsoft.

Tipps zur Rückkehr

Keine Frage, es ist stressig, aus dem Urlaub zurückzukehren, schließlich hat man neben dem überfüllten E-Mail-Postfach auch noch das Tagesgeschäft zu erledigen. Als Geheimtipp geistert deswegen der Ratschlag durchs Internet, in der Abwesenheitsnotiz das Rückkehrdatum um gut zwei Tage nach hinten zu verschieben. Dann habe man genug Zeit, in Ruhe die E-Mails vor dem großen Sturm abzuarbeiten.

Von diesem Trick rät Kommunikationscoach Nandine Meyden jedoch entschieden ab. „Das kann schnell schiefgehen. Es klingelt das Telefon, man geht wie immer dran und der zuvor fehlinformierte Kunde zweifelt dann an der Vertrauenswürdigkeit des Gegenübers“, sagt sie. Ein anderes Problem sei, dass auch die Mitarbeiter durch die falsche Abwesenheitsnotiz verwirrt würden. „Am Ende wird der Chef zu wichtigen Besprechungen gar nicht eingeladen, weil man gar nicht weiß, dass er schon wieder da ist.“

Deshalb lieber das richtige Datum angeben und die ersten Tage der Rückkehr aus dem Urlaub klar strukturieren, Aufgaben priorisieren und so die eigene Produktivität steigern, um langsam, aber sicher den Berg an liegen gebliebener Arbeit aufzuholen, empfiehlt Meyden. Und nicht vergessen: die Abwesenheitsnotiz ausschalten!

Online-Kurs "Websitetexte, die verkaufen"

Erstellen Sie Schritt für Schritt Texte, die Ihre Firmenwebsite zu einer der besten Ihrer Branche machen. Jetzt anmelden!
Hinterlassen Sie einen Kommentar

(Die Redaktion schaltet Kommentare montags bis freitags von 10 bis 18 Uhr frei. Die Angabe von Name und E-Mail-Adresse ist freiwillig. IP-Adressen werden nicht gespeichert. Mit der Abgabe eines Kommentars stimmen Sie unseren Datenschutzbestimmungen zu.)