Abwesenheitsnotiz „Ich bin dann mal weg“ – wie sag‘ ich das per E-Mail?

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Nicht die perfekte Formulierung für eine Abwesenheitsnotiz - ein bisschen mehr sollten Sie schon schreiben.

Nicht die perfekte Formulierung für eine Abwesenheitsnotiz - ein bisschen mehr sollten Sie schon schreiben.© knallgrün / Photocase.de

Nur noch die Abwesenheitsnotiz formulieren und dann Urlaub! Aber was schreiben? Beispiele für gelungene Abwesenheitsnotizen - und welche Fehler Sie in der automatischen E-Mail-Antwort vermeiden sollten.

Endlich Urlaub. Jetzt nur noch kurz den Abwesenheitsassistenten des E-Mail-Programms einrichten – und los geht’s. Aber was schreibt man in die Abwesenheitsnotiz rein? Nicht selten wird die automatische E-Mail-Antwort auf den letzten Drücker eingetippt – ohne lange darüber nachzudenken, welcher Ton angemessen und welche Infos wichtig sind. Da geht es Unternehmern genauso wie ihren Mitarbeitern.

Dabei ist eine Abwesenheitsnotiz wie eine Visitenkarte für das Unternehmen. Ist sie gut geschrieben, fühlen sich Kunden und Dienstleister gut aufgehoben, obwohl sie ihr Anliegen nicht sofort und wie gewohnt platzieren können. Ist die E-Mail aber kurz angebunden, unvollständig, voller Fehler oder unangemessen ironisch formuliert, kann der Empfänger die Abwesenheitsnachricht durchaus als unpersönlich und unfreundlich interpretieren.

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Beispiele für misslungene Abwesenheitsnotizen
Aufbau einer gelungenen Abwesenheitsnotiz
Formulierungsbeispiel mit formellem Ton
Formulierungsbeispiel mit wenigen persönlichen Worten
Formulierungsbeispiel mit verbindlichem Ton
Formulierungsbeispiel bei häufigem Kundenkontakt
Formulierungsbeispiel auf Englisch
Abwesenheitsnotiz in Outlook einstellen

Beispiele für misslungene Abwesenheitsnotizen

Fehler 1: Zu wenig Informationen geben

Ich bin vom 20. Juli bis zum 4. August nicht im Büro“.

Diese Abwesenheitsnachricht ist nicht nur viel zu kurz gehalten, sondern wirft auch viele Fragen auf. „Wen interessiert denn, seit wann ich nicht im Büro bin? Und wen könnte der Kunde stattdessen um Hilfe bitten?“, sagt die Kommunikationstrainerin Nandine Meyden.

So ist es besser: Eine Abwesenheitsnotiz muss Optionen aufzeigen: Wann ist der Ansprechpartner wieder erreichbar, wer hilft mir in der Zwischenzeit und wie erreiche ich diese Person?

Fehler 2: Einen „Mir ist alles egal“-Eindruck hinterlassen

Wenn man in den Urlaub darf, während alle anderen weiter ackern müssen, kann schon ein wenig Schadenfreude aufkommen. In der Abwesenheits-E-Mail sollte man sich eine solche Häme allerdings verkneifen.

„Ab sofort bin ich verreist und lese keine Mails mehr“

„Ich bin dann mal weg“

„Sorry, ich bin verreist. Alle Mails, die bis dahin auflaufen, werden gelöscht. Wenn Sie eine wichtige Nachricht haben, schicken Sie sie ab dem 21. August noch mal“. 

So einen „Ich bin weg, alles andere ist mir egal“-Eindruck zu hinterlassen, sei ein absolutes No-Go, sagt Meyden. „Es zeigt nicht nur mangelnde Motivation, die Mails zu lesen, sondern macht mir als Kunde oder Partner klar, dass ich mit dieser Person lieber nicht zusammenarbeiten möchte. Das kann sich  kein Unternehmer leisten.“

So ist es besser: Angeben, ob die E-Mails an einen Kollegen weitergeleitet werden. Alternativen Ansprechpartner nennen. Mitteilen, ab wann die E-Mails wieder gelesen werden.

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Fehler 3: Zu mitteilsam sein

„Ich lasse mir vom 3. bis zum 18. Juli auf Teneriffa die Sonne auf den Bauch scheinen und rufe meine E-Mails in dieser Zeit nicht ab.“. 

Nandine Meyden rät eher davon ab, in einer Abwesenheitsnotiz zu viel zu verraten. „Es geht niemanden etwas an, ob ich auf Dienstreise, im Urlaub oder im Krankenhaus bin.“ Besser als ein Grund für die Abwesenheit seien deshalb folgende Sätze: „Das Büro ist am 22. August wieder besetzt“ oder „Ich bin am 22. August wieder für Sie erreichbar“.

Fehler 4: Nicht dran denken, wer die E-Mails liest.

„Liebe alle, ich bin im Urlaub und ab dem 1.10. wieder für Euch zu erreichen.“

„Liebe Kunden, danke für Ihre E-Mail. Derzeit bin ich nicht erreichbar, bitten wenden Sie sich an meinen Kollegen Mark Schmidt.“

„Allgemein gilt, je größer der Kreis der Leser, desto allgemeiner sollte die Nachricht formuliert werden“, sagt die Knigge-Expertin. Die Anrede „Liebe Kunden“ ist ungünstig, wenn auch Menschen schreiben, die keine Kunden sind. Duzen wirkt unseriös, wenn auch Menschen schreiben, die man normalerweise nicht duzen würden. Überlegen Sie also genau: Schreiben ausschließlich Kollegen an diese E-Mail-Adresse? Oder auch Neukunden und wichtige Geschäftspartner? In einigen E-Mail-Programmen ist es möglich, für die interne Kommunikation eine andere Abwesenheitsnotiz einzustellen als für den externen Mail-Verkehr.

Fehler 5: Die Abwesenheitsnotiz hat keine E-Mail-Signatur.

Telefonnummer, Position, Adresse … auch die Abwesenheitsnotiz sollte eine Signatur enthalten. Unser Artikel zur „Das gehört in eine professionelle E-Mail-Signatur“ zeigt Ihnen, welche Informationen darin unverzichtbar sind.

Aufbau einer gelungenen Abwesenheitsnotiz

In eine gelungene Abwesenheitsnotiz gehören also folgende Elemente:

  • Betreff: Klassisch wird in den Betreff „Abwesenheitsnotiz“ geschrieben. Aber Vorsicht, diese E-Mail landet auch schnell im Spam. Das sollte besser vorher getestet werden. Alternativ kann auch „Vielen Dank“ oder „Ich bitte um etwas Geduld“ im Betreff stehen.
  • Anrede: Je nach Leserkreis formell oder etwas persönlicher
  • Dank: Sprechen Sie den Absender persönlich an, damit er sich wertgeschätzt fühlt
  • Abwesenheit: Kommunizieren Sie klar, wann Sie wieder erreichbar sind. Das ist positiver formuliert als der Satz „Ich bin bis zum 12. August nicht im Hause“.
  • Alternativen: Werden die E-Mails automatisch weitergeleitet oder gelesen? Wenn nicht, wen kann der Absender in dringenden Fällen erreichen? Geben Sie Ihrem Kontakt neue Optionen.
  • Internationalität: Wenn Sie häufig mit Geschäftspartnern und Kunden aus dem Ausland zu tun haben, sollten Sie nicht vergessen, Ihre Abwesenheitsnotiz auch in anderen Sprachen zu verfassen. (Beispiele finden Sie weiter unten.)

Wie Sie die Abwesenheitsnotiz von Kommunikationstrainerin Meyden aus? Weil ihr sehr unterschiedliche Leute schreiben, sei die Anrede etwas formeller. Es folgt ein Dank für die Nachricht, die Information, dass sie nicht im Büro sei, und dann werden dem Absender Alternativen geboten. Zum Schluss noch eine Grußformel. Das Ganze natürlich ohne Rechtschreibfehler.

Formulierungsbeispiele, die Sie als Vorlage nutzen können

Wichtig ist, dass der Ton sowohl zu den Empfängern passt, als auch zu dem, der die E-Mails verschickt. Wer grundsätzlich jeden duzt, braucht in der Out-of-office-Antwort nicht plötzlich anfangen zu siezen. Wer einen eher formellen Kontakt zu Mitarbeitern und Geschäftspartner hat, sollte nicht plötzlich flapsig werden.

Formulierungsbeispiel mit formellem Ton

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Dies ist eine automatisch gesendete E-Mail. Mein Büro ist am 14. August wieder besetzt.

Da ich in der Zwischenzeit Ihre E-Mails nicht lesen kann, können Sie sich gern an meine Kollegin Anna Beispiel wenden, erreichbar per Telefon (01234/56789) und E-Mail (annabeispiel@beispiel.de).

Mit freundlichen Grüßen

Formulierungsbeispiel mit wenigen persönlichen Worten.

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Zum Jahreswechsel gönnen wir uns eine kurze Auszeit.

 Am 5. Januar sind wir wieder voller Elan für Sie da. Gerne beantworten wir dann Ihre E-Mail. Einen guten Start ins neue Jahr wünscht Ihnen

Formulierungsbeispiel mit verbindlichem Ton

Danke, dass Sie mir schreiben. Leider habe ich derzeit keinen Zugriff auf meinen Posteingang – und zwar noch bis zum 10.10.2017.

Während meiner Abwesenheit hilft ihnen aber gerne mein kompetenter Kollege Max Muster weiter. Sie erreichen ihn per E-Mail unter MaxMuster@unternehmen.de und per Telefon: 01234/56789.

Persönlich werde ich Ihre Mail frühestens am 10.10. beantworten können. Sie wird nicht automatisch weitergeleitet.

Dafür bitte ich um Ihr Verständnis. 

Mit bestem Gruß

Formulierungsbeispiel für Menschen mit viel Kundenkontakt

Guten Tag und vielen Dank für Ihre E-Mail!

Ich bin ab dem TT.MM.JJJJ wieder für Sie erreichbar.

Sie können oder möchten nicht so lange warten?

Dann wenden Sie sich bitte an meine Kollegin Silvia Beispiel: silvia.beispiel@firma.de. Sie hilft Ihnen gern und kompetent weiter.

Mit freundlichen Grüßen

Die lustige Abwesenheitsnotiz

Humorvolle, ironisch oder lustig gemeinte Abwesenheitsnotizen sind mit Vorsicht zu genießen, warnt Nandine Meyden. „Sie müssen zum Image des Unternehmens und zur eigenen Rolle passen.“ Bei einer Kreativagentur komme eine originelle Nachricht bestimmt gut an, bei einem Arbeitsrechtler wirke es eher unseriös.

Ein Beispiel:

Ich bin derzeit nicht im Büro. In Notfällen twittern Sie mir Ihr Anliegen mit dem Hashtag #IchStöreIhrenUrlaubNurUngernAber

Die englische Abwesenheitsnotiz

Wer internationale Kontakte pflegt, braucht auch eine englische Abwesenheitsnotiz. Das gebietet die Höflichkeit. Für die englische Abwesenheitsnotiz gilt generell der gleiche Aufbau wie bei den deutschen Nachrichten.

Formulierungsbeispiel auf Englisch

Thank you for your message. 

Please note that I am currently out of office with no access to my e-mails. I’m back in the office on the 3rd of March. 

In urgent cases or if you need immediate assistance, please contact my colleague Max Muster… (phone: 0123-4566789; e-mail: m.muster@musterfirma.de). Please notice that your message will not be forwarded automatically. Thank you very much.

With best regards

Abwesenheitsnotiz in Outlook einstellen

Sie wissen jetzt, was Sie schreiben wollen – aber wie ließ sich die Abwesenheitsnotiz noch mal einstellen? Die meisten Unternehmen nutzen Microsoft Outlook für den E-Mail-Verkehr. Wie Sie die Abwesenheitsnotiz in Outlook  2010 einstellen, zeigt ein Video auf Chip.de.

Tipps zur Rückkehr

Keine Frage, es ist stressig, aus dem Urlaub zurückzukehren, schließlich hat man neben dem überfüllten E-Mail-Postfach auch noch das Tagesgeschäft zu erledigen. Als Geheimtipp geistert deswegen der Ratschlag durchs Internet, in der Abwesenheitsnotiz das Rückkehrdatum um gut zwei Tage nach  hinten zu verschieben. Dann habe man genug Zeit, in Ruhe die E-Mails vor dem großen Sturm abzuarbeiten.

Von diesem Trick rät Kommunikationscoach Nandine Meyden jedoch entschieden ab. „Das kann schnell schiefgehen. Es klingelt das Telefon, man geht wie immer dran und der zuvor fehlinformierte Kunde zweifelt dann an der Vertrauenswürdigkeit des Gegenübers“, sagt sie. Ein anderes Problem sei, dass auch die Mitarbeiter durch die falsche Abwesenenheitsnotiz verwirrt würden. „Am Ende wird der Chef zu wichtigen Besprechungen gar nicht eingeladen, weil man gar nicht weiß, dass er schon wieder da ist.“

Deshalb lieber das richtige Datum angeben und die ersten Tage der Rückkehr aus dem Urlaub klar strukturieren, Aufgaben priorisieren und so die eigene Produktivität steigern, um langsam, aber sicher den Berg an liegen gebliebener Arbeit aufzuholen, empfiehlt Meyden. Und nicht vergessen: die Abwesenheitsnotiz ausschalten!

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