Firmenwagen Fahrtenbuch führen und Steuern sparen

Im Firmenwagen ein Fahrtenbuch führen: Das raubt Zeit - kann aber bares Geld sparen

Im Firmenwagen ein Fahrtenbuch führen: Das raubt Zeit - kann aber bares Geld sparen© Gina Sanders - Fotolia.com

Wer im Firmenwagen ein Fahrtenbuch führt, kann Steuern sparen - doch schnell schleichen sich Fehler ein. Tipps zum richtigen Umgang mit dem Fahrtenbuch.

Am Ende des Jahres erlebte Eberhard Klein eine böse Überraschung. Er hatte doch immer so gut mit­geschrieben. Und nun das. Wenn der Unternehmer seine Kunden besucht, drei bis vier sind es pro Tag, fährt er durchs gesamte Rheinland. Allerdings nutzt Klein seinen Firmenwagen auch privat. Weil das Finanzamt darin einen geldwerten Vorteil sieht, trägt er jede Tour in ein Fahrtenbuch ein: Datum, Reisezweck, Kilometerstand. „Damit war ich vor jeder und nach jeder Fahrt erst einmal ein paar Minuten beschäftigt“, sagt Klein, der eigentlich anders heißt, seinen richtigen Namen aber nicht gedruckt sehen will. Doch während einer Betriebsprüfung fanden die Finanzbeamten auf den handgeschriebenen Seiten vereinzelt Fehler – und erkannten das komplette Fahrtenbuch nicht an.

Die Auflistung von beruflichen Fahrten ist für viele Unternehmer ein Ärgernis – aber oft notwendig. Denn wer mit einem Firmenwagen privat unterwegs ist, muss diese Fahrten seinem Einkommen zurechnen und versteuern. Zwar kann der Vorteil eines Firmenwagens auch pauschal beim Finanzamt versteuert werden; das aber ist oft teurer als eine genaue Rechnung.

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Doch selbst wer sich die aufwendige Buchhaltung antut, wird nicht immer durch einen Steuervorteil belohnt. Bereits bei wenigen Fehlern verwerfen die Beamten die Aufzeichnungen – und rechnen nach der oft ungünstigeren Pauschalmethode ab. Für den Fiskus geht es dabei um viel Geld, rund 60 Prozent der neu zugelassenen Fahrzeuge werden von Gewerbetreibenden angemeldet. Deswegen prüft die Steuerbehörde Fahrtenbücher akribisch. „Dabei gibt es bei Unternehmern immer öfter Streit mit dem Finanzamt“, beobachtet der Freiburger Wirtschaftsprüfer und Steuerberater Elmar Bingel.

Ein Fahrtenbuch muss „zeitnah und in geschlossener Form“ geführt werden

So war es auch bei Eberhard Klein. Der Großhändler erfasste seine Touren zunächst in ­einem Heft, später mit einer Handy-App. Trotzdem stellte sich das Finanzamt quer. Ein Beamter rechnete dem Unternehmer vor, dass etliche Fahrten ein paar Kilometer zu weit ausgefallen waren. Klein erklärt das so: „Ich war wohl entweder tanken, habe mir schnell irgendwo ein paar Happen gegönnt. Das habe ich nicht komplett aufgezeichnet.“ Andere Eintragungen monierte der Steuerprüfer, weil sie offensichtlich nachträglich notiert wurden – ein Fahrtenbuch aber muss „zeitnah und in geschlossener Form“ geführt werden, wie der Bundesfinanzhof (BFH) jüngst bestätigte (Az.: VI R 33/10). Diese Standards gelten sowohl für Bücher aus Papier wie auch für elektronische Aufzeichnungen.

Lieber eine App statt Excel

Deswegen ist davon abzuraten, das Fahrtenbuch in einer Excel-Tabelle zu führen – auch wenn es sich auf dem Rechner dann einfacher verwalten lässt. Die Finanzämter erkennen die Excel-Tabellen nicht an, weil sie nachträglich und vor allem mühe- und spurenlos wieder geändert werden können. Das sehen auch die Richter vom BFH so (Az.: VI R 64/04).

Ein Kölner Steuerberater trieb das Problem 2015 auf die Spitze, als er ein Diktiergerät in seinem Porsche deponierte. Das besprach er bei jeder Tour mit detaillierten Angaben zu Beginn und Zweck der Fahrt, Datum und Kilometerstand. Unterwegs diktierte er besondere Vorkommnisse wie etwa Staus und Umleitungen, am Ende wiederum den Kilometerstand – also exakt die Angaben, die das Finanzamt für ein schriftliches Fahrtenbuch verlangt. Während seiner Diktate ließ er sogar das Radio laufen, um seine Angaben beweiskräftig zu untermauern.

Zweimal wöchentlich übertrug seine Sekretärin die Angaben in eine Excel-Tabelle, die Diktierkassetten wurden archiviert – und dennoch verwarf das Finanzgericht Köln die Excel-Listen mit rechtskräftigem Urteil und knappen Worten (Az.:10 K 33/15). Die heutigen technischen Möglichkeiten erlaubten es, Tonbänder spurenlos zu manipulieren, so die Richter. Wer sein Fahrtenbuch dennoch digital führen mag, kann zu manipulationssicheren Handy-Apps greifen.

Kugelschreiber wechseln, leserlich schreiben

Bei Fahrtenbüchern aus Papier gilt zunächst: Eine Sammlung loser Zettel ist tabu. Ansonsten liegt das Fahrtenbuch nicht „in geschlossener Form“ vor und ist – etwa durch nachträgliches Hinzufügen neuer Zettel – manipulierbar. Doch auch bei gebundenen Kladden schauen die Finanzbeamten genau hin, was der Unternehmer so aufschreibt. Wird zum Beispiel immer wieder der gleiche Kugelschreiber benutzt oder ist die Handschrift allzu geschliffen, gehen die Beamten davon aus, dass nachträglich buchgeführt wurde. Zu krakelige Aufzeichnungen, die etwa auf dem Schoß im Auto gemacht worden sind, finden aber auch keinen Anklang. „Handschrift­liche Aufzeichnungen müssen allgemein lesbar sein“, hat der Bundesfinanzhof kürzlich entschieden (Az.: VIII B 120/11).

Experten monieren, dass diese Bestimmungen mit der Lebenswirklichkeit eines Unternehmers nicht zu vereinbaren sind. „Vor allem die Verpflichtung, die Fahrten direkt nach dem Fahrtende vollständig einzutragen, ist für den Steuerpflichtigen fernab jeglicher Realität“, moniert Berater Bingel. Wer spät dran ist beim Kunden, wird nach dem Parken kaum das Handschuhfach nach einem Kuli durchforsten.

Ein-Prozent-Regel beim Fahrtenbuch

Ob schriftlich oder elektronisch – der Aufwand führt dazu, dass viele Unternehmer sich für die Ein-Prozent-Regel entscheiden. Danach werden jeden Monat 1 Prozent des Listen­preises plus monatlich 0,03 Prozent für jeden Entfernungskilometer zwischen Wohnung und Betrieb als geldwerter Vorteil versteuert. Das ist einfacher – aber nicht unbedingt billiger.

So ist pauschale Besteuerung die schlechtere Wahl bei teuren Fahrzeugen. Diese Berechnung geht vom Bruttolistenpreis des Fahrzeugs aus, und zwar auch dann, wenn das Auto gebraucht oder mit Preisnachlass gekauft wurde. Durch den relativ hohen Fixkostenbetrag werden zudem Unternehmer benachteiligt, die häufig für den Betrieb unterwegs sind und den Wagen nur wenig privat nutzen.

Daran wird sich so schnell nichts ändern: Der Bundesfinanzhof hat immer wieder bekräftigt, dass er an dem Berechnungsmodus der Ein-Prozent-Methode nicht rütteln will (Az.: VI R 51/11). Weitere bestätigende Urteile sind in den vergangenen Jahren ergangen – auch wenn die Fahrer jeweils belegen konnten, dass ihnen die Privatnutzung des Dienstwagens nicht erlaubt war und das Finanzamt die Ein-Prozent-Regel in diesen speziellen Fällen nicht anwenden durfte (Az.: VI R 46/11, 23/12 und 42/12).

Privatanschaffung für die Firma

Noch einmal anders wird abgerechnet, wenn Unternehmer den Firmenwagen überwiegend privat nutzen. Wer weniger als die Hälfte ­seiner Kilometer für den Betrieb fährt, kann das Fahrzeug in seiner Bilanz verbuchen als ­sogenanntes gewillkürtes Betriebsvermögen. Dann aber darf er nicht die Ein-Prozent-Methode nutzen, sondern muss die private Nutzung als Entnahme per Schätzung bewerten. „Im Prinzip läuft das aber doch auf so etwas wie ein Fahrtenbuch hinaus“, erklärt Michael Mittmann, Steuerberater bei der Kanzlei DHPG in Bonn. Denn ob der Chef den Anteil der Privatfahrten auf 55 oder 70 Prozent schätzt, macht oft einige Hundert Euro in der Steuerrechnung aus. Im Zweifel müssen Unternehmer ihren Ansatz glaubhaft machen. Immerhin: „Ein repräsentativer Zeitraum von drei bis vier Monaten wird von den Finanzämtern meist akzeptiert“, sagt Mittmann.

Bei einer geringen dienstlichen Nutzung des Autos können Unternehmer den Wagen auch privat kaufen. Dann berechnen sie in der Firma für jeden betrieblich gefahrenen Kilometer 30 Cent. Ob sich das lohnt, hängt vom Einzelfall ab. Tendenziell gilt: Je geringer die Autokosten sind, umso eher lohnt es sich, das Fahrzeug dem Privatvermögen zuzuordnen.

Bei einem Neukauf ist jedoch auch ein wichtiger umsatzsteuerlicher Aspekt zu beachten: Nur wenn der Wagen dem Betrieb zugeordnet wird, kann der Chef sofort die Vorsteuer aus der Rechnung ziehen. Er muss dann allerdings nach und nach die private Nutzung und einen späteren Verkaufserlös der Umsatzsteuer unterwerfen.

Ganz einfach ist es übrigens, wenn sich der Chef einen Firmenwagen gönnt, obwohl er ihn für den Job praktisch nicht benötigt. Bei einer betrieblichen Nutzung von weniger als 10 Prozent nämlich ist das Fahrzeug in ­jedem Fall Privatvermögen – und der Unternehmer kann die gelegentlichen beruflichen Fahrten mit 30 Cent je Kilometer als Kostenersatz abrechnen.

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1 Kommentar
  • ingo ullrich 12. Juli 2016 09:40

    sarkastisch :

    wieso fährt ein Steuerberater einen Porsche kann sich aber die 1% Regelung nicht leisten???

    dann sollte man(n) über einen angemessenen Anschaffungspreis nachdenken

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