Eda-Kosten: Fehler vermeiden, Beispiele und Tipps

Definition: Was sind Eda-Kosten? Die Miete für die Firmenräume, Leasingraten für den Fuhrpark, Nutzungsgebühren für Software, die Gehälter für das Team – all das sind Fixkosten, die in Unternehmen regelmäßig anfallen. Zwei Merkmale machen diese Ausgaben zu sogenannten Eda-Kosten, also Kosten, die in der Firma ohnehin anfallen: Sie lassen sich nicht kurzfristig reduzieren. Beispiel: Der Mietvertrag für Ihre Büros läuft noch drei Jahre. Eine sofortige Kündigung ist kaum möglich. Sie fallen unabhängig von der tatsächlichen Nutzung an. Beispiel: Sie haben das Softwarepaket Office 365 Enterprise von Microsoft für ein Jahr abonniert. Viele der Funktionen nutzen Sie aber gar nicht. Den vollen Preis zahlen Sie trotzdem. Eda-Kosten – auch Eh-da-Kosten genannt – ist kein Begriff aus der Kostenrechnung oder dem Controlling. Das Wort stammt aus der Umgangssprache und verdeutlicht den mitunter zu lockeren Umgang mit Kostenblöcken. „Wer diese Kosten einfach als gegeben hinnimmt und nicht hinterfragt, läuft Gefahr teure Fehler zu begehen“, sagt der Unternehmensberater Axel Schröder aus Bayreuth, der vor allem Werkstattbetriebe bei der Prozessoptimierung berät. Diese drei Fallen sollten Unternehmerinnen und Unternehmer umgehen: Falle 1: Ungenutzte Ressourcen Ob das Software-Paket Office 365, üppige Büroräume oder Dienstwagen – oft bezahlen Firmen für Ressourcen, die sie gar nicht voll ausschöpfen. „Es ist immer sinnvoll, genau hinzugucken, welche Fixkosten ich habe und sich dann zu fragen: Nutze ich das auch wirklich wertschöpfend aus?“, rät Experte Schröder. Ein Beispiel: Ein metallverarbeitender Betrieb hat zwei Fräsmaschinen geleast, von denen aber nur eine voll ausgelastet ist. Für die zweite Maschine fallen aber auch Kosten an, wenn sie nicht in Betrieb ist – klassische Eda-Kosten. Was kann die Inhaberin der Firma tun? Sie kann mehr Aufträge akquirieren, um die Maschine voll auszulasten. Ist das unrealistisch, ist es auch eine Option, den Leasingvertrag für eine Fräsmaschine vorzeitig zu beenden. Die Kostenersparnis wäre womöglich höher als die Umsatzeinbußen. „Das einmal genau zu kalkulieren, kann sich lohnen“, sagt Berater Schröder. [mehr-zum-thema] Falle 2: Verschwendetes Potenzial Die Personalkosten für festangestellte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind in vielen Unternehmen der größte Block der Eh-da-Kosten. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels lauert hier die Gefahr, die knappe Ressource Mensch durch unsinnige Aufgaben zu verschwenden. Ein Beispiel: In einer IT-Beratung arbeiten zwei hochqualifizierte Programmierer an einem Projekt. Tatsächlich aber könnte nur eine Spitzenkraft, unterstützt zum Beispiel von einem Werksstudenten, den Auftrag genauso gut erledigen. Der zweite Programmierer wäre dann frei für ein anderes Projekt. Der zusätzliche Umsatz könnte höher sein als die Lohnkosten der Aushilfe. Falle 3: Zu niedrige Preise Ungenutzte Ressourcen und verschwendete Potenziale führen leicht in die nächste Falle: Der Umsatz reicht nicht, um alle Kosten zu decken. Experte Schröder kennt das Problem aus seiner Beratungspraxis. „Die Eda-Kosten werden oft in der Preiskalkulation nicht richtig berücksichtigt.“ Im Idealfall können Unternehmen sämtliche fixe Kosten exakt auf Abteilungen und einzelne Aufträge verteilen. „Große Unternehmen machen das so“, sagt Berater Schröder, „bei kleinen Mittelständlern ist das nicht zielführend.“ Seine Empfehlung: Einmal genau analysieren, welche Kosten über das Jahr im ganzen Unternehmen anfallen. „Das ist der Wasserkopf, den Sie finanzieren müssen“, sagt Schröder. „Auf dieser Basis", ergänzt Schröder, „können Sie dann einen Preis kalkulieren, mit dem Sie Gewinn machen.“ Er rät Unternehmerinnen und Unternehmern die gesamte ermittelten Kosten auf einzelne Aufträge oder den erwarteten Warenabsatz herunterzubrechen. Wenn sie dann noch die gewünschte Marge addieren, ergibt sich ein Preis, mit dem die Firma profitabel sein kann. Mehr dazu lesen Sie hier: Preiskalkulation: So errechnen Sie profitable Preise