Meeting-Kosten: So können Sie Zeit und Geld sparen

Einer redet, der Rest schweigt oder schaut aufs Handy – sehen viele Ihrer Meetings so aus? Dann sollten Sie dringend nachrechnen, was das traute Zusammensein Sie kostet. Denn viele Meetings werden ohne konkrete Analyse von Kosten und Nutzen geplant. Das kostet nicht nur Geld und Zeit - überflüssige und ineffiziente Besprechungen zehren auch an den Nerven und demotivieren Mitarbeiter. Was es bringt, Meeting-Kosten zu berechnen Der E-Commerce-Anbieter Shopify hat sich zu einem radikalen Schritt entschlossen, um den Meeting-Boom einzudämmen: Mit einem Tool berechnet das Unternehmen seit Jahresbeginn für seine mehr als 11.000 Mitarbeiter weltweit die Meeting-Kosten. Die Google-Chrome-Erweiterung im Kalender verpasst jedem neu eingestellten Termin mit mehr als zwei Personen automatisch ein Preisschild. Zuvor wurden alle wiederkehrenden Mitarbeiterbesprechungen mit mehr als zwei Personen erst einmal gestrichen. „Niemand bei Shopify würde für ein Abendessen 500 Dollar ausgeben“, sagte Chief Operating Officer Kaz Nejatian, der den Kostenrechner entwickelt hat. „Trotzdem geben sehr viele in Meetings viel mehr Geld aus, ohne jemals eine Entscheidung zu treffen.“ Die Meeting-Kosten berechnet Shopify anhand der Meeting-Dauer, der Anzahl der Beteiligten und ihrem durchschnittlichen Stundensatz. Erstes Ergebnis nach fünf Monaten: Die durchschnittliche Zeit, die jeder Mitarbeiter des Unternehmens in Meetings verbrachte, sank im Vergleich zum Vorjahreszeitraum um 14 Prozent. Was man von Shopify lernen kann: Die Meeting-Kosten in der Firma zu berechnen, ist ein einfacher Schritt, um Geld zu sparen und die Arbeitszeit der Mitarbeiter effizienter zu nutzen. Wissensarbeiter verbringen laut einer Studie des Thinktanks "Network Innovation" vier Stunden pro Woche in überflüssigen Meetings. Das summiert sich auf fünf Tage pro Monat unproduktive Arbeitszeit. Denn in der Zeit, die Mitarbeiter im Meeting verbringen, können sie andere Aufgaben nicht erledigen, die einen echten Nutzwert für das Unternehmen hätten. Wie Sie Meeting-Kosten berechnen Es gibt verschiedene Formeln, mit denen Sie die Meeting-Kosten berechnen können - je nachdem, wie viele Faktoren Sie einbeziehen möchten. Eine einfache Formel: die Stundenlöhne aller Teilnehmer addieren und mit der Dauer des Meetings multiplizieren. Ein Meeting mit zehn Personen, die jeweils 20 Euro pro Stunde verdienen, würde bei einer Dauer von zwei Stunden also 400 Euro kosten: 10 (Anzahl der Teilnehmer) x 20 (Stundensatz) x 2 (Dauer der Meetings) = 400 Euro Es gibt auch Tools, die bei der Berechnung weiterhelfen: Sehr simpel ist das Online-Tool „Mach's kurz“, das Sie einfach bei Beginn des Meetings starten können; etwas komplexer ist der Online-Rechner der Harvard Business Review, bei dem Sie die Stundensätze der Teilnehmer differenzieren können. Nicht berücksichtigt sind hierbei allerdings die indirekten Meeting-Kosten: zum Beispiel die Vorbereitungszeit, die Reisekosten oder die Raummiete. Wenn Sie diese Faktoren einbeziehen wollen, können Sie einen Aufschlag auf die direkten Kosten anwenden, je nachdem, in welcher Branche Sie arbeiten oder in welcher Situation das Meeting stattfindet – auswärts, im eigenen Büro oder online. Haben Sie die Kosten ermittelt, können Sie einen nüchternen Blick auf Ihre regelmäßigen Projektmeetings und Personalversammlungen werfen und die Ergebnisse aus den Treffen genauer anschauen: Hätten Sie das Meeting auch angesetzt, wenn Sie gewusst hätten, was es kostet? Welche Treffen führten zu greifbaren Ergebnissen? Welche Meetings sollten Sie streichen oder umorganisieren, etwa indem die Treffen nicht persönlich, sondern online oder mit einem kleineren Teilnehmerkreis stattfinden? Meeting-Hacks von Shopify, SAP und Amazon Man muss nicht gleich rigoros alle Meetings streichen; auch kleine Veränderungen in der Meetingkultur können schon Kosten einsparen. Auch von Großkonzernen wie Shopify können sich Mittelständler Regeln abschauen, um eine überbordende Anzahl von Meetings zu reduzieren. So hat der E-Commerce-Anbieter den Mittwoch zum besprechungsfreien Tag gemacht, um fokussiertes Arbeiten ohne Unterbrechungen zu ermöglichen. Größere Meetings von mehr als 50 Personen sind nur noch donnerstags erlaubt. [mehr-zum-thema] Auch der Softwareriese SAP hat mit dem „Focus Friday“ einen konzernweiten meetingfreien Tag eingeführt, weil sich die Mitarbeitenden von den vielen virtuellen Treffen überfordert fühlten. Außerdem kürzte der Konzern die Standardzeit für Besprechungen von 30 auf 25 Minuten bzw. von 60 auf 50 Minuten – eine kleine Maßnahme, die sich bei einer Vielzahl von Meetings trotzdem rechnet. Teilnehmen sollen zudem nur Teammitglieder, die auf das angesetzte Thema vorbereitet und sprechfähig sind. Jeff Bezos, Gründer des Online-Versandhändlers Amazon, hat sich einen Trick einfallen lassen, um Meetings effizienter zu machen: die „Zwei-Pizza-Regel". Sie besagt, dass nur so viele Teilnehmer zu einem Meeting eingeladen werden sollen, wie theoretisch von zwei Pizzen satt werden könnten. Außerdem beginnt jedes Meeting mit einer stillen Leserunde eines vorbereiteten Memos – damit wirklich alle die Informationen gelesen haben und sich niemand mit Halbwissen durch das Meeting „blufft“. Wie Sie durch gute Vorbereitung Kosten sparen Zwar zahlen regelmäßige Teamtreffen auch auf die Unternehmenskultur und die Zusammenarbeit unter den Mitarbeitern ein. Doch vor allem schlecht geplante Besprechungen enden häufig mit Frust und ohne Ergebnisse. Meetings sollten daher nicht ohne gute Vorbereitung und klare Regeln stattfinden – das spart Zeit und damit Meeting-Kosten. Eine Vorlage, um die Agenda für das nächste Meeting besser vorzubereiten, finden impulse-Mitglieder hier zum Download. Wenn es Ihnen in Teamtreffen vor allem darum geht, gemeinsam mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Prozesse zu verbessern oder Ideen zu entwickeln, sind außerdem kreativ gestaltete oder retrospektive Meetings empfehlenswert.