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Einer redet, der Rest schweigt oder schaut aufs Handy – sehen viele deiner Meetings so aus? Dann solltest du dringend nachrechnen, was das traute Zusammensein dich kostet. Denn viele Meetings werden ohne konkrete Analyse von Kosten und Nutzen geplant. Das kostet nicht nur Geld und Zeit – überflüssige und ineffiziente Besprechungen zehren auch an den Nerven und demotivieren Mitarbeitende.
Was es bringt, Meeting-Kosten zu berechnen
Der E-Commerce-Anbieter Shopify hat 2023 radikal durchgegriffen, um die Meetingflut einzudämmen. Im Januar 2023 strich das Unternehmen alle wiederkehrenden Termine mit drei oder mehr Personen aus den Kalendern. Im Juli 2023 folgte ein interner Kostenrechner: eine Chrome-Erweiterung für Google Calendar, die jedem Meeting ab drei Teilnehmenden ein Preisschild verpasst. Damals hatte Shopify weltweit mehr als 11.000 Beschäftigte.
Gerechnet wird mit der Meeting-Dauer, der Zahl der Teilnehmenden und deren durchschnittlicher Vergütung. Ein halbstündiges Meeting mit drei Personen kostete Shopify nach eigenen Angaben zwischen 700 und 1.600 US-Dollar. „Niemand bei Shopify würde für ein Abendessen 500 Dollar ausgeben“, sagte der damalige Chief Operating Officer Kaz Nejatian, der den Rechner vorangetrieben hatte. „Trotzdem geben sehr viele in Meetings viel mehr Geld aus, ohne jemals eine Entscheidung zu treffen.“
Die Bilanz nach den ersten fünf Monaten 2023: Die durchschnittliche Zeit, die Beschäftigte in Meetings verbrachten, sank gegenüber dem Vorjahreszeitraum um 14 Prozent.
Was du von Shopify lernen kannst: Meeting-Kosten zu berechnen ist ein einfacher Schritt, um Geld zu sparen und Arbeitszeit sinnvoller zu nutzen. Wie viel Zeit verloren geht, zeigt eine Tagebuchstudie des Berliner Thinktanks Next Work Innovation. Dafür wurden zwischen Dezember 2021 und Februar 2022 637 Wissensarbeiterinnen und Wissensarbeiter aus 25 Unternehmen befragt. Im Schnitt verbrachten sie anderthalb Tage pro Woche in Meetings, rund ein Drittel davon hielten sie für irrelevant. Zudem wurden sie etwa alle vier Minuten bei der Arbeit unterbrochen. Allein diese Unterbrechungen kosten laut Studie rund drei Arbeitstage pro Monat. Zeit, die für Aufgaben mit echtem Nutzen für das Unternehmen fehlt.
Wie du Meeting-Kosten berechnest
Es gibt einfache und ausführlichere Formeln, je nachdem, wie viele Faktoren du einbeziehen willst. Die einfachste: Stundensätze aller Teilnehmenden addieren und mit der Meeting-Dauer multiplizieren. Zehn Personen mit je 20 Euro Stundensatz kosten in einem zweistündigen Meeting also 400 Euro:
10 (Teilnehmende) × 20 Euro (Stundensatz) × 2 (Stunden) = 400 Euro
Realistischer wird die Rechnung, wenn du statt des Bruttolohns die vollen Arbeitgeberkosten pro Stunde ansetzt, also inklusive Lohnnebenkosten.
Es gibt auch Tools, die bei der Berechnung weiterhelfen: Sehr simpel ist das Online-Tool „Mach’s kurz“, das du einfach bei Beginn des Meetings starten kannst; etwas komplexer ist der Online-Rechner der Harvard Business Review, bei dem du die Stundensätze der Teilnehmerinnen und Teilnehmer differenzieren kannst.
Nicht enthalten sind dabei die indirekten Kosten: Vorbereitungszeit, Reisekosten oder Raummiete. Willst du sie berücksichtigen, schlag einen Aufschlag auf die direkten Kosten auf. Wie hoch er ausfällt, hängt von Branche und Format ab: auswärts, im eigenen Büro oder online.
Kennst du die Kosten, kannst du eure regelmäßigen Projektmeetings und Teamrunden nüchtern prüfen:
- Hättest du das Meeting auch angesetzt, wenn du gewusst hättest, was es kostet?
- Welche Treffen haben zu greifbaren Ergebnissen geführt?
- Welche Meetings solltest du streichen oder umbauen, zum Beispiel online statt in Präsenz oder mit kleinerem Kreis?
Meeting-Hacks von Shopify, SAP und Amazon
Du musst nicht gleich alle Meetings streichen. Schon kleine Änderungen an der Meetingkultur sparen Kosten, und vieles, was große Konzerne ausprobiert haben, lässt sich im Mittelstand übernehmen. Shopify etwa erklärte 2023 den Mittwoch zum meetingfreien Tag, damit Beschäftigte ungestört arbeiten können. Große Runden mit mehr als 50 Personen waren nur noch donnerstags in einem festen Zeitfenster erlaubt.
Der Softwarekonzern SAP führte im Mai 2022 in Deutschland den „Focus Friday“ ein: Freitags sollen Konferenzen, Telefon- und Videoschalten so weit wie möglich entfallen. Auslöser war, dass sich die Meetings seit der Pandemie gehäuft hatten. Termine mit Kundinnen und Kunden oder aus dringenden betrieblichen Gründen finden weiter statt.
Amazon-Gründer Jeff Bezos setzt auf die „Zwei-Pizza-Regel“: Eine Runde soll nur so groß sein, dass zwei Pizzen alle satt machen. Außerdem beginnen Meetings bei Amazon mit einer stillen Lesephase, in der alle ein vorbereitetes Memo lesen. Diese „Silent Meetings“ sorgen dafür, dass alle auf demselben Stand sind und sich niemand mit Halbwissen durch die Besprechung mogelt.
Wie du durch gute Vorbereitung Kosten sparst
Zwar zahlen regelmäßige Teamtreffen auch auf die Unternehmenskultur und die Zusammenarbeit unter den Mitarbeitenden ein. Doch vor allem schlecht geplante Besprechungen enden häufig mit Frust und ohne Ergebnisse. Meetings sollten daher nicht ohne gute Vorbereitung und klare Regeln stattfinden – das spart Zeit und damit Meeting-Kosten. Eine Vorlage, um die Agenda für das nächste Meeting besser vorzubereiten, finden impulse-Mitglieder hier zum Download.
Wenn es dir in Teamtreffen vor allem darum geht, gemeinsam mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Prozesse zu verbessern oder Ideen zu entwickeln, sind außerdem kreativ gestaltete oder retrospektive Meetings empfehlenswert.
