Künstlersozialabgabe
Was Arbeitgeber zur Künstlersozialabgabe wissen sollten

Viele Unternehmer glauben, dass die Künstlersozialabgabe sie nicht betrifft, dabei muss sie fast jedes Unternehmen leisten. Was Sie zur Abgabe wissen sollten.

20. Dezember 2023, 06:00 Uhr, Von Dorothée Schmid und Kathrin Halfwassen

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© Mar Castellanos / photocase.de

Fast jedes Unternehmen, das selbstständige Dienstleister fürs Marketing beauftragt, ist bei der Künstlersozialkasse (KSK) abgabepflichtig. „Es gibt insgesamt aber wenig Bewusstsein im Zusammenhang mit der Abgabepflicht“, erklärt Philipp Vitus Scholl, Fachanwalt für Urheber- und Medienrecht in Hamburg.

Viele Unternehmer wüssten gar nicht, dass sie abgabepflichtig sind – bis eine Sozialversicherungsprüfung kommt. „Und jene, die es wissen, sind unsicher, was die Details angeht“, so der Experte weiter. Dafür habe er durchaus Verständnis, denn die Künstlersozialabgabe sei ein komplexer rechtlicher Bereich.

Antworten auf die wichtigsten Fragen.

Was ist die Künstlersozialabgabe?

Die Künstlersozialkasse ist eine Einrichtung der gesetzlichen Sozialversicherung für selbstständige Künstler und Publizisten. Wie Arbeitnehmer zahlen die Versicherten nur die Hälfte der Beiträge für die Renten-, Kranken- und Pflegeversicherung; die andere Hälfte trägt die KSK. Finanziert wird diese Absicherung zum Teil vom Bund, zum anderen Teil aus der Künstlersozialabgabe.

Der Experte
Philipp Vitus SchollPhilipp Vitus Scholl ist Fachanwalt für Urheber- und Medienrecht und Partner der Hamburger Kanzlei Westermann & Scholl in Hamburg. Einer seiner Schwerpunkte sind Fragen rund um die Künstlersozialkasse.

Wer muss die Künstlersozialabgabe zahlen?

Die Künstlersozialabgabe ist für alle Unternehmen Pflicht, die selbstständige Künstler oder Publizisten beauftragen.

Dazu gehören nicht nur typische Verwerter wie:

  • Buchverlage, Presseverlage, Presseagenturen, Bilderdienste
  • Theater, Orchester, Chöre
  • Rundfunk, Fernsehen
  • Hersteller von bespielten Bild- und Tonträgern (CDs, DVDs usw.)
  • Galerien, Kunsthändler
  • Werbe- oder PR-Agenturen
  • Varieté- und Zirkusunternehmen
  • Museen
  • Aus- und Fortbildungseinrichtungen für künstlerische oder publizistische Tätigkeiten

Abgabepflichtig sind auch alle Unternehmen, die Werbung oder Öffentlichkeitsarbeit für ihr eigenes Unternehmen betreiben, sofern sie hierfür Aufträge an selbstständige Künstler oder Publizisten erteilen – und die Summe der Entgelte für einen oder mehrere in einem Kalenderjahr erteilten Aufträge 450 Euro übersteigt, wie es in § 24 Künstlersozialversicherungsgesetz (KSVG) heißt.

Dasselbe gilt, wenn Unternehmen selbstständige Künstler oder Publizisten beauftragen, „um deren Werke oder Leistungen für Zwecke ihres Unternehmens zu nutzen“ und damit Geld zu verdienen. Das ist beispielsweise der Fall, wenn ein Unternehmen einen selbstständigen Designer damit beauftragt, die Verpackung für ein Produkt zu gestalten. Auch hier gilt wiederum die Grenze von 450 Euro im Kalenderjahr. Die Abgabe wird also erst fällig, wenn für einen oder mehrere Aufträge mehr als 450 Euro im Kalenderjahr gezahlt werden.

Beispiele für abgabepflichtige Aufträge:

  • Das Unternehmen lässt sich von einem Webdesigner eine Internetseite erstellen.
  • Das Unternehmen beauftragt einen Fotografen, Produktfotos zu machen.
  • Das Unternehmen beauftragt einen Werbegrafiker damit, eine Unternehmensbroschüre, ein Logo oder Visitenkarten zu erstellen.
  • Das Unternehmen lässt Produkte oder Verpackungen von selbstständigen Künstlern gestalten.
  • Das Unternehmen bucht eine Band fürs Firmenjubiläum.
  • Ein Texter schreibt die Texte für die Unternehmenswebsite.
  • Eine freie Journalistin schreibt Pressemitteilungen für das Unternehmen.
  • Ein Restaurantbetreiber engagiert im Sommer jede Woche einen Musiker zur Unterhaltung der Gäste.

Wann muss man die Künstlersozialabgabe zahlen?

Zahlen müssen Sie:

  • unabhängig davon, ob der beauftragte Kreative in der KSK versichert ist und unabhängig davon, wo er lebt. Auch für Kreative im Ausland sind Sie abgabepflichtig.
  • wenn Sie eine Einzelfirma, einen Einzelkaufmann oder eine GbR beauftragt haben.
  • wenn ein Gesellschafter der beauftragten  GmbH / UG als Selbstständiger gilt und überwiegend kreativ tätig ist – zum Beispiel in einer Werbeagentur. Dann ist das monatlich an ihn gezahlte Gehalt abgabepflichtig.
  • bei Veranstaltungen nur dann, wenn Sie mehr als drei Veranstaltungen im Kalenderjahr durchführen und das Auftragsvolumen insgesamt mehr als 450 Euro beträgt

Wie kann man die Künstlersozialabgabe umgehen?

Nicht zahlen müssen Sie:

  • wenn Sie juristische Personen wie eine GmbH, AG, Ltd. e.V., OHG und KG beauftragt haben.
  • für nichtkünstlerische Leistungen eines Kreativen. Beispiel: Ein Webdesigner hat Ihre Seite gestaltet und pflegt sie danach. Hier ist nur die Gestaltung abgabepflichtig. Oder jemand hat eine Werbebroschüre für Sie gestaltet und gedruckt – dann muss nur auf die künstlerische Leistung die Künstlersozialabgabe bezahlt werden, nicht aber auf die Druckkosten.
  • für Betriebsfeiern, zu denen ausschließlich Betriebsangehörige und gegebenenfalls ihre Partner eingeladen sind.

Bei welchen Kniffel-Fällen kommt es immer wieder zu Streit und Missverständnissen?

Geschäftsführergehalt

Besonders knifflig sind regelmäßig Fälle zur Frage, wann die Künstlersozialabgabe für ein Geschäftsführergehalt fällig wird. Der Hintergrund: „Wenn sich Kunden einer GmbH, einer Werbeagentur etwa, Kreativleistungen einkaufen, sind diese nicht abgabepflichtig. Damit die Abgabe nicht völlig rausfällt an der Stelle, muss oft die Gesellschaft die Abgabe leisten“, so Scholl. Und zwar immer dann, wenn der Geschäftsführer der Werbeagentur überwiegend kreativ arbeitet oder auch nur „die geistige Oberleitung“ innehat. In dem Fall wäre sein Gehalt abgabepflichtig.

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Wann ein Geschäftsführer überwiegend kreativ tätig ist und/oder die geistige Oberleitung innehat, hängt dabei immer vom Einzelfall ab. „Es gibt zwar so eine Art Vermutungsregel, dass ein Geschäftsführer diese Oberleitung haben wird, weil er am Ende alles entscheidet. Und die KSK behauptet das dann auch oft einfach mal so“, erklärt Scholl.

Allerdings gebe es bereits Urteile, wonach die geistige Oberleitung auch eine Teamleistung sein könne. „In so einem Fall wäre unter Umständen das Gehalt des Geschäftsführers einer Werbeagentur nicht abgabepflichtig“, so der Experte.

Moderationen und Reden

Umstritten ist auch immer wieder die Frage, wann Moderationen und Reden abgabepflichtige Leistungen sind. Bislang war es Scholl zufolge in der Regel so: Ist eine Veranstaltung öffentlich, wird die Abgabe auf die Moderation fällig. Sind nur geladene Gäste anwesend, gilt das Event als nicht-öffentlich.

„Nach einem Urteil des Landessozialgerichts Berlin-Brandenburg von 2019 ist diese Unterscheidung nun weniger klar. Denn das Gericht hat festgestellt: Geht von einer Veranstaltung eine Strahlwirkung auf die Öffentlichkeit aus, etwa, weil sie ein politisches Thema behandelt und die Presse darüber berichtet, dann kann sie selbst dann als öffentlich gelten, wenn nur geladene Gäste teilgenommen haben“, so der Anwalt. In dem Fall könne auch auf die Moderationsleistung die Künstlersozialabgabe fällig werden.

Fälle von „Doppelbesteuerungen“

Mitunter fällt die Künstlersozialabgabe innerhalb der Wertschöpfungskette doppelt an. Ein Beispiel: Ein Grafiker (Einzelunternehmer) gestaltet für einen Lebensmittelhändler einen Prospekt und kauft dafür Bilder eines Fotografen ein. In dem Fall müsste der Grafiker (Einzelunternehmer) auf die Fotografenhonorare die Künstlersozialabgabe zahlen – und der Lebensmittelhändler auf die Leistungen des Grafikers.

„Ich erlebe immer wieder, dass der Einzelunternehmer dann denkt, er sei nicht abgabepflichtig – weil er die Leistungen nur ‚durchreiche‘ und die Abgabe ansonsten mehrfach anfiele. Quasi wie eine Art Doppelbesteuerung“, so Anwalt Scholl. „Aber zum einen ist auch eine Doppelbesteuerung nicht per se unzulässig. Und zum anderen verwertet der Grafiker die eingekauften Leistungen – ein ‚Durchreichen‘ ist schließlich kein Geschäftsmodell.“

Leistungen aus dem Ausland

Auch, wer kreative Leistungen von Freelancern aus dem Ausland einkauft, muss darauf in Deutschland die Künstlersozialabgabe zahlen. „Hier herrscht bei Auftraggebern häufig völliges Unverständnis, warum man etwa als deutsches Musiklabel für Leistungen eines Londoner Tonstudios abgabepflichtig ist“, sagt Scholl. „Aber genau so ist es, wenn die erbrachte Leistung im Inland verwertet wird.“

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Generell gelte: Wer unsicher sei, ob eine Abgabepflicht wirklich gegeben ist, sollte sich anwaltlich beraten lassen – und sich nicht allein auf den Steuerberater verlassen. „Die Abgabepflicht ist ein Rechtsthema. Vor allem die Frage, ob ein Geschäftsführergehalt abgabepflichtig ist, sollte immer sauber geprüft werden, da dies eine sehr große finanzielle Tragweite hat“, sagt Scholl.

Zudem erlebe er in der Praxis immer wieder, dass viele Unternehmer den Prüfungsergebnissen der KSK und DRV im Bereich der Abgabepflicht relativ einfach Vertrauen schenkten. „Das sollte man nicht tun. Denn die Abgabepflicht wird oft zu Unrecht festgestellt“, so der Anwalt.

Wie berechnet man die Künstlersozialabgabe?

Die Künstlersozialabgabe beträgt einen pauschalen Prozentsatz von den Zahlungen an selbstständige Künstler und Publizisten. Die Höhe wird bis zum 30. September jedes Jahres vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales festgesetzt und den abgabepflichtigen Unternehmen zusammen mit der Versendung des Meldebogens für das abgelaufene Kalenderjahr mitgeteilt.

Für das Jahr 2022 lag der Satz noch bei 4,2 Prozent. Seit 2023 beträgt die Abgabe 5 Prozent. Wenn Sie also im Jahr 2023 Rechnungen von Webdesignern, Fotografen und Grafikern in Höhe von 5000 Euro netto erhalten und bezahlt haben, dann müssen Sie darauf 5 Prozent Künstlersozialabgabe, also 250 Euro, zahlen. Auf die in einer Rechnung gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer müssen Sie keine Künstlersozialabgabe zahlen.

Die Künstlersozialabgabe dürfen Sie dem Künstler übrigens nicht vom Honorar abziehen. „Eine solche Vereinbarung wäre nichtig“, so Anwalt Scholl.

Wie muss man die Künstlersozialabgabe zahlen?

Unternehmen, die Leistungen selbstständiger Künstler oder Publizisten in Anspruch nehmen, müssen an einem Meldeverfahren teilnehmen. „Das Gesetz verlangt die sofortige Meldung, wenn abgabepflichtige Entgelte gezahlt wurden oder werden. Sobald Sie gründen und davon ausgehen, abgabepflichtig zu sein, sollten Sie sich daher bei der KSK anmelden“, sagt Scholl.

Der erste Schritt ist dann eine entsprechende Meldung bei der Künstlersozialkasse. Das Formular für die Erstmeldung kann auf der Internetseite der KSK heruntergeladen werden.

Die KSK prüft dann die Abgabepflicht und stellt sie in einem Bescheid fest.

Sie müssen die Rechnungen der Kreativen im Laufe eines Jahres sammeln und den Gesamtbetrag ermitteln. Davon abziehen dürfen Sie:

  • Mehrwertsteuer
  • Reisekosten (wenn sie nicht als Reisekostenpauschale abgerechnet werden)
  • Bewirtungskosten
  • Zahlungen an GmbHs, OHGs, KGs

Den Betrag für das Kalenderjahr müssen Sie dann jedes Jahr bis zum 31. März an die KSK melden. Also für das Jahr 2023 bis zum 31. März 2024. Das Formular finden Sie auf der Seite der KSK. Aufgrund dieser Meldung berechnet die KSK, wie viel Künstlersozialabgabe Sie bezahlen müssen.

Wenn Sie bei der KSK erfasst sind und Ihren Meldepflichten nicht rechtzeitig nachkommen, dann schätzt die KSK die fällige Künstlersozialabgabe. Die Schätzung können Sie nur berichtigen, indem Sie eine Meldung machen.

Aufzeichnungen über Honorare, die Sie an Künstler und Publizisten bezahlt haben, müssen Sie mindestens fünf Jahre lang aufbewahren. „In den allermeisten Fällen wird rückwirkend für fünf Jahre geprüft“, erklärt Scholl.

Was muss ich tun, wenn ich mit der Erstanmeldung zu spät dran bin?

Viele Unternehmen kaufen abgabepflichtige Leistungen ein, verpassen aber die Meldung bei der KSK – aus Unwissen oder aus dem Versuch heraus, Kosten zu sparen. „Wer glaubt, abgabepflichtig zu sein und es bislang verpasst hat, muss nachmelden“, rät Scholl.

In der Praxis würde die Abgabe in aller Regel für fünf Jahre nachgefordert, nur in absoluten Ausnahmefällen werde auch für die Zeit davor geprüft. „Viele Unternehmer wollen wissen, ob man da nicht etwas drehen könne, damit sie nicht alles nachzahlen müssen. Aber hier zu tricksen ist nicht ratsam – das erfüllt schnell den Tatbestand des Betrugs.“

Wer überprüft, ob die Abgabe korrekt abgeführt wurde?

Das machen die Betriebsprüfer der Deutschen Rentenversicherung im Rahmen der Sozialversicherungsprüfung.

Die Prüfungen wurden seit 2015 verschärft. Unternehmen, die schon bei der KSK erfasst sind, und Arbeitgeber mit mehr als 19 Beschäftigten werden mindestens alle vier Jahre geprüft.

Außerdem hat die Künstlersozialkasse ein eigenes Prüfrecht und kann branchenspezifische Schwerpunktprüfungen sowie anlassbezogene Prüfungen durchführen.

„Häufig checkt die KSK auch quer: Sie schaut also bei versicherungspflichtigen Freiberuflern, für wen diese häufig arbeiten – und prüfen die entsprechenden Unternehmen dann“, so Experte Scholl.

Wer wird besonders stark geprüft?

Besonders Unternehmen aus der Kreativwirtschaft prüft die Künstlersozialkasse nach Einschätzung von Fachanwalt Scholl immer stärker: „Bei Agenturen etwa schaut die KSK, wie deren Auftritte im Internet aussehen und was im Handelsregister steht. Wer aus dem Kreativbereich zu kommen scheint, hat dann eine höhere Wahrscheinlichkeit, geprüft zu werden.“

Dabei komme es immer wieder zu Missdeutungen seitens der KSK, weshalb es sich lohne, eine festgestellte Abgabepflicht genau zu prüfen. „Ein Bespiel ist der Bereich UX-Design. Angehörige dieses Berufs analysieren in der Regel, wie sich Nutzer beispielsweise von Webseiten und Apps verhalten. Sie erheben Daten, damit andere die Anwendungen später besser programmieren können. Mit kreativem Design hat das nichts zu tun“, so Scholl. „Dennoch fordert die KSK in solchen Fällen oft ungerechtfertigt eine Abgabe.“

Was passiert, wenn man die Künstlersozialabgabe nicht korrekt bezahlt hat?

Wer seiner Abgabepflicht nicht ordnungsgemäß nachkommt, dem drohen bei der nächsten Betriebsprüfung Nachzahlungen für die letzten fünf Jahre, Säumniszuschläge und eventuell sogar bis zu 50.000 Euro Bußgeld.

Säumniszuschläge:

Gemäß § 30 KSVG gelten für Säumniszuschläge die Vorgaben von § 24 SGB IV. Das heißt: Für jeden angefangenen Monat des Rückstands ein Säumniszuschlag von 1% des rückständigen Betrags fällig. Der Betrag wird auf 50 Euro nach unten abgerundet.

„Liegt der rückständige Betrag unter 100 Euro wird kein Säumniszuschlag erhoben“, so Scholl.

Bußgelder

Bußgelder setzen eine Ordnungswidrigkeit voraus. Wann für den Bereich der Künstlersozialabgabe eine Ordnungswidrigkeit vorliegt, ist in § 36 Abs. 2 KSVG geregelt. Abgabepflichtige handeln demnach ordnungswidrig, wenn sie vorsätzlich oder fahrlässig:

  • die Beträge nicht rechtzeitig oder nicht richtig melden,
  • Aufzeichnungen nicht, nicht richtig oder nicht vollständig führen oder
  • der Auskunfts- oder Vorlagepflicht auf Verlangen nicht, nicht richtig oder nicht vollständig nachkommen.

Gemäß § 36 Abs. 3 KSVG kann in diesen Fällen ein Bußgeld von bis zu 50.000 Euro verhängt werden.

„Allerdings kommt es zu Bußgeldern in aller Regel nur bei wiederholten Verstößen – oder bei offenbarem Vorsatz, etwa, wenn Unterlagen gefälscht wurden“, erklärt Scholl. „Die Höhe des tatsächlichen Bußgeldes richtet sich dann nach der Schwere des Verstoßes, danach, wie ausgeprägt der Vorsatz oder die Fahrlässigkeit waren, und wie häufig die Verstöße vorgekommen sind“, so der Anwalt weiter.

Kann man gegen Nachzahlungsbescheide Widerspruch einlegen?

Es ist möglich, gegen einen Nachzahlungsbescheid Widerspruch einzulegen. Aber man muss eine Frist von einem Monat einhalten. „Danach ist ein Widerspruch gegen einen Bescheid der Deutschen Rentenversicherung oder der Künstlersozialkasse nur noch in Ausnahmefällen möglich“, so Fachanwalt Scholl. Er fügt hinzu: „Es gibt dann allerdings noch die Möglichkeit, einen Überprüfungsantrag zu stellen und unter Umständen die Rücknahme des Bescheids zu erreichen.“

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