Roadmap-Methode Projekte smart planen – ohne PC
Roadmap erstellen

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Komplexe Projekte lassen sich einfach und anschaulich mit der Roadmap-Methode planen. Dafür braucht es weder Laptops noch PCs – sondern nur ein paar Tapetenbahnen und Tischkärtchen.

Viele Projektmanager schwören auf Excellisten oder digitale Tools, um die einzelnen Projektschritte zu planen und zu dokumentieren. Keine Frage: Diese digitalen Hilfsmittel sind unverzichtbar, um den Überblick zu behalten.

Allerdings eignen sie sich meist nur bedingt, um gemeinsam mit allen Beteiligten einen ersten groben Zeitplan für ein Projekt zu machen. Der mögliche Ablauf des Projekts wird darin nicht sonderlich anschaulich dargestellt – daher werden Versäumnisse und Engpässe oft zu spät erkannt. Auch fühlen sich weniger digital-affine Mitarbeiter durch digitale Projektplanung schnell abgehängt und ziehen nicht mit. Vor allem bei komplexen Projekten, die einen Kulturwandel im Team erfordern, ist das fatal.

Eine Alternative bietet die Roadmap-Methode. Mit ihrer Hilfe lassen sich komplexe Projekte (fast) ohne Computer planen – gebraucht werden nur ein paar Tapetenbahnen und Tischkärtchen, einige dicke Stifte und Krepp-Papier als Hilfsmittel.

So funktioniert die Roadmap-Methode

1. Ziel des Workshops erläutern

Zum Projektstart lädt der Projektleiter alle beteiligten Bereiche oder Personen zu einem Workshop ein. Zu Beginn des Workshops erläutert der Projektleiter oder ein Moderator, wozu das Treffen dient: den Weg zum Ziel des Projekts – etwa zur Neustrukturierung der Produktion – gemeinsam zu definieren.

2. Projektstart und -ende definieren

Der Moderator schreibt den Startpunkt ans obere Ende mehrerer Tapetenbahnen, die er vorher mit Krepp-Papier zusammengeklebt und auf den Tisch oder Fußboden gelegt hat. Zum Beispiel: „2. Januar 2022: Die Produktion stoppt“. Am unteren Ende notiert er das Ziel, zum Beispiel: „16. April 2022: Die umgebaute Produktionsanlage startet wieder – reibungslos.“

3. Beitrag benennen

Der Moderator bittet die Anwesenden zu notieren, welchen Beitrag sie zum Erreichen des Ziels leisten. Dazu teilt er Tischkärtchen aus, wie sie häufig bei Festtafeln verwendet werden. Die Teilnehmer schreiben nun jeweils auf die Vorderseite der Tischkärtchen ihre Aufgaben mit dem Termin, bis wann die Leistung erbracht wird, und auf die Rückseite den Namen des Verantwortlichen.

Zum Beispiel: „Leitung xy verlegt; bis 27. Januar“ auf die Vorderseite und „Werkstatt, Herr Müller“ auf die Rückseite. Oder: „Softwareschulung und QM-Workshop Teamleiter/Maschinenführer, KW 8: 21.-26. Februar“ und „HR und IT, Frau Mayer und Herr Huber“.

Jeder Beteiligte benennt also selbst den Beitrag, den er oder sein Bereich zum Erreichen des Ziels leistet.

4. Roadmap vorbereiten

Während die Teilnehmer die Tischkärtchen beschriften, zeichnet der Moderator mehrere „Spuren“ (roads) auf die Tapetenbahnen. Auf diese schreibt er oben die verschiedenen Aufgabenbereiche – zum Beispiel „Elektroarbeiten“, „IT“, „Mitarbeiterschulung/-qualifizierung“, „Qualitätsmanagement/-sicherung“.

5. Kärtchen anordnen

Die Workshop-Teilnehmer stellen ihre Kärtchen nach Datum geordnet auf die passende Spur. So entsteht ein grober Ablaufplan für das Projekt: eine vorläufige „Roadmap“.

6. Reihenfolge prüfen

Die Beteiligten prüfen anhand der „Roadmap“, ob Aufgaben vergessen wurden. Ist das der Fall, stellen sie ein weiteres Kärtchen auf. Gemeinsam prüfen sie zudem, ob Tätigkeiten verschoben oder vorgezogen werden sollten, um das Ziel zu erreichen.

Kommen die Teilnehmer zum Beispiel überein: „Der QM-Workshop für die Teamleiter, in dem wir auch neue Leistungsstandards definieren, sollte schon früher stattfinden, damit…“, wird das betreffende Kärtchen umgestellt.

7. Projektplan erstellen

Nach dem Treffen überträgt der Moderator die Teilaufgaben in ein Planungstool, beispielsweise eine Excel-Tabelle.

Vorteile der Roadmap-Methode

Niedrige Hemmschwelle

Jeder Teilnehmer kann mit ein, zwei Handgriffen den anderen seine Vorstellung vom Ablauf verdeutlichen, indem er ein paar Kärtchen auf der Roadmap verschiebt. Entsprechend niedrig ist die Hemmschwelle, Ideen einzubringen – auch für Mitarbeiter ohne Projektmanagement-Erfahrung.

Die Erfahrung zeigt außerdem, dass dieses Vorgehen die Akzeptanz bei „Werkern“ steigert, die Vorbehalte gegenüber der Arbeit am PC haben. Aber auch Mitarbeiter, die normalerweise – zumindest gefühlt – den ganzen Tag am PC sitzen, empfinden diese Arbeitsweise als willkommene Abwechslung.

Hohes Commitment

Da alle gemeinsam den Plan erarbeiten, fühlen sie sich in die Entscheidungen bezüglich des weiteren Vorgehens eingebunden. Das gemeinsame Sich-Beugen über den Projektplan fördert zudem die Kommunikation und den Teamspirit. Entsprechend stark ist in der Regel das Commitment der Projektbeteiligten, das gemeinsam erarbeitete Vorgehen umzusetzen.

Einprägsame Visualisierung

Weil die Roadmap sich auch visuell gut einprägt, bleibt das Beschlossene gut im Gedächtnis aller Beteiligten. Bewährt hat es sich, die Roadmap während des Projekts in einem Besprechungsraum stehen zu lassen. Oder die Tischkärtchen durch entsprechend beschriftete Moderationskärtchen zu ersetzen, die mit Klebeband zunächst auf die Tapetenbahnen fixiert werden, bevor die Roadmap an die Wand gehängt wird.

Denn dann haben bei Projektmeetings alle stets den Gesamtprozess vor Augen und sehen sofort „Wo stehen wir gerade?“ und „Was gilt es als nächstes zu tun?“. Zeigt sich dabei, dass es zurzeit da oder dort etwas hakt, lässt sich der Projektplan zudem sofort korrigieren, indem weitere „Aufgaben-Kärtchen“ hinzugefügt oder bereits vorhandene verschoben werden.

Die Roadmap-Methode in der Praxis

Das Bild zeigt eine fertige Roadmap.

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1 Kommentar
  • Ingo Ullrich 17. August 2021 08:08

    Guten Morgen zusammen,
    die Kreativität einem Etwas einen neuen Namen zu geben ist schon hochinteressant, zw. 1984-1986 habe ich sowas gelernt und das hieß „damals“ Netzplantechnik

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