Wenn viel los ist im Unternehmen, ein Projekt das andere jagt: Wie behält das Team da noch den Überblick? Mit der RACI-Matrix sind Aufgaben schnell verteilt und jeder weiß, wer was tun muss.
Was heißt RACI?
Die Buchstaben R, A, C und I stehen für die jeweilige Rolle und Aufgabe, die ein Mitarbeiter übernimmt:
- Responsible (verantwortlich für die Durchführung, Macher): Wenn eine Aufgabe definiert wurde, wer erledigt sie? Derjenige, der „responsible“ ist. Er trägt die Verantwortung, kann sich aber Hilfe aus dem Team holen. Wichtig ist, dass er der Ansprechpartner ist und den Überblick behält.
- Accountable (projektverantwortlich, Entscheider): Wer entscheidet, ob die Aufgabe richtig ausgeführt wurde? Und wer sorgt dafür, dass das Team das Budget einhält? Dieser Mitarbeiter trägt die Projektverantwortung, delegiert Aufgaben an den durchführenden Mitarbeiter (responsible) und kümmert sich um kaufmännische Angelegenheiten.
- Consulted: Wird ein Experte zugezogen und wenn ja, welcher? Die Fachleute liefern alle relevante Informationen, sind aber nicht direkt am Projekt beteiligt. Sie fungieren nur als Berater.
- Informed: Wer muss über Ergebnisse informiert werden? Derjenige muss immer in Kenntnis gesetzt werden über die aktuelle Projektentwicklung.
Zum Beispiel: Ein Lehrer (Responsible) will auf Klassenfahrt fahren. Er kümmert sich um die eigentliche Organisation der Reise: Wohin, wann, mit welchem Transportmittel. Die Schulleiterin (Accountable) entscheidet darüber, ob die Organisation korrekt ist. Ist die Reisedauer in Ordnung? Ist der Preis so, dass jedes Kind sich die Reise leisten kann? Eventuell müssen noch die Elternvertreter (Consulted) befragt werden, um Details zu klären. Ist alles geplant, müssen Eltern und Schulleitung informiert werden (Informed).
Wie funktioniert RACI?
Mit der RACI-Matrix sollen alle Beteiligten schnell erkennen, wer für welche Aufgabe zuständig ist. Dazu müssen die Projektbeteiligten unter sich folgende Fragen klären:
- Was ist zu erledigen?
- Wer ist beteiligt?
- Wer ist wofür verantwortlich?
Die Antworten übertragen die Mitarbeiter dann in eine Matrix. Links in der Zeile stehen die einzelnen Aufgaben (zum Beispiel: Kunden kontaktieren oder Artikel schreiben) oder die Aufgabenbereiche (zum Beispiel: Marketing oder Redaktion); oben in der Spalte stehen die beteiligten Personen (Name des Mitarbeiters) oder Rollen (Marketing Assistentin oder Textchef). Zum Beispiel:
| Sandra Meier | Peter Schmidt | Stefanie Klose | Reiner Scholl | |
| Aufgabe 1 | ||||
| Aufgabe 2 | ||||
| Aufgabe 3 | ||||
| Aufgabe 4 |
Im nächsten Schritt werden den Mitarbeitern die RACI-Buchstaben zugeteilt. Ist Sandra Meier beispielsweise für Aufgabe 1 verantwortlich, trägt man oben links den Buchstaben R ein.
Je nach Aufgabe, müssen nicht immer alle Buchstaben auftauchen. R und A sollten aber vergeben sein, sonst übernimmt den Job keiner. Aber Achtung: R und A sollten pro Aufgabe auch nicht doppelt auftauchen, sonst sind die Verantwortlichkeiten unklar. Fehlt es an Is, ist der Informationsfluss nicht klar; zu wenig Cs deuten darauf hin, dass die Expertise fehlen könnte. Zum Beispiel:
| Sandra Meier | Peter Schmidt | Stefanie Klose | Reiner Scholl | |
| Aufgabe 1 | R | A | I | |
| Aufgabe 2 | A | C | I | R |
| Aufgabe 3 | C | A | R | |
| Aufgabe 4 | I | R | A |
So lässt sich sofort erkennen, ob Projekte gut organisiert sind.
Eine Alternative zur RACI-Matrix ist die Prozessdokumentation. Darin sind alle Arbeitsabläufe und die beteiligten Personen vermerkt.
Die Checkliste hilft Ihnen, alle wichtigen Informationen zu sammeln – exklusiv für impulse-Mitglieder zum Herunterladen: Prozessdokumentation: Welche Infos Sie brauchen
