Routine-Meetings Mit diesen Meetings können Sie Ihr Unternehmen voranbringen
Routine-Meetings können für jedes Unternehmen verschieden sein.

© jayk7 / Moment / Getty Images

Haben Sie mit Ihrem Team die richtige Meeting-Routine? Diese wiederkehrenden Meetings haben sich in anderen Unternehmen bewährt.

Sie sitzen immer wieder in Meetings, in denen Ihre Anwesenheit als Führungskraft überflüssig ist – und gleichzeitig ist für manche Themen nie Platz? Dann sollten Sie die Routine-Meetings Ihres Teams dringend unter die Lupe nehmen. Denn welche Meetings sinnvoll sind, ist für jedes Unternehmen verschieden.

In seinem Buch „No-Fail-Meetings“ gibt der US-amerikanische Coach und Bestseller-Autor Michael Hyatt einen Überblick, welche regelmäßigen Meetings sich lohnen können. Die Liste ist natürlich nicht so zu verstehen, dass man alle diese Meetings anberaumen sollte. Sie ist eine Bruttoliste, aus der sich jedes Unternehmen die passenden Meetings aussuchen kann.

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Tägliche Meetings

Check-In

Dauer: 10-20 Minuten

Ein kurzes, tägliches Update zwischen einer Führungskraft und deren Assistenten. Dieses Meeting ist besonders sinnvoll am Anfang oder Ende des Tages, um bevorstehende Aufgaben zu besprechen. Je nachdem, wie viel Absprache nötig sei, könne das Check-In auch nur wöchentlich stattfinden, meint Hyatt.

Wöchentliche Meetings

Unternehmens-Huddle

Dauer: 30-60 Minuten

Der Huddle findet immer zu Beginn der Woche statt und bringt das gesamte Team auf den aktuellen Stand der Dinge. Huddle heißt auf Deutsch: wirrer Haufen. Im American Football ist der Huddle der Moment, in dem die Spieler die Köpfe zusammenstecken und sich beratschlagen. Das Meeting eignet sich laut dem Experten für finanzielle Updates oder die Verkündung großer Ereignisse und Erfolge. Auch Prioritäten für die bevorstehende Woche gehören dazu, wenn sie das gesamte Unternehmen betreffen.

Team-Huddle

Dauer: 30-60 Minuten

Huddles sind nicht nur für das gesamte Unternehmen sinnvoll. Auch in den einzelnen Abteilungen kann dieses wöchentliche Meeting als nützliches Update dienen, schreibt Hyatt. Hier teilen die Mitarbeiter aktuelle Ziele sowie Erfolge und besprechen laufende Prozesse. Mit Blick auf die bevorstehende Woche legen sie im Huddle Prioritäten fest und verteilen Aufgaben. Außerdem hat jeder die Chance, Fragen zu stellen und die eigene Meinung zu teilen.

One-on-One-Gespräch

Dauer: 15-30 Minuten für Personen ohne Führungsposition, bis zu eine Stunde für Führungskräfte

Bei diesem Meeting treffen sich Führungskräfte auf ein Vier-Augen-Gespräch mit Mitarbeitern, die ihnen direkt unterstellt sind. In größeren Teams kann es sinnvoll sein, diese Meetings nicht wöchentlich, sondern nur monatlich anzusetzen, da sie sonst zu viel Zeit einnehmen, rät Hyatt. Dennoch ist das One-on-One-Gespräch ein wichtiger und vor allem persönlicher Austausch zwischen Chef und Mitarbeiter.

Monatliche Meetings

Finanzen- und Ziel-Review des Führungsteams

Dauer: 4-6 Stunden

Einmal im Monat trifft sich die Leitungsebene, um gemeinsam über finanzielle Reportings aus dem Vormonat sowie längerfristige Ziele für das laufende Jahr zu sprechen. Neben laufenden Prozessen stehen dem Autor nach bevorstehende Prioritäten für den kommenden Monat im Fokus. Wichtig sei der offene Austausch: Die Führungskräfte sollten ausreichend Zeit haben, um Probleme zu diskutieren und Lösungen zu finden oder gemeinsam neue Ideen zu brainstormen.

Ideenfindungstag

Dauer: Ein ganzer Tag

Im Tagesgeschäft kann die längerfristige Strategie des Unternehmens schnell untergehen. Bei diesem Meeting nimmt sich die Leitungsebene deshalb bewusst für einen Tag aus dem alltäglichen Trubel heraus, um gemeinsam in die Zukunft zu blicken. Dabei lösen sie Herausforderungen und sprechen über bevorstehende Entscheidungen. Neben dieser vorgegebenen Agenda sollte es laut Hyatt auch Platz geben, langfristige Entwicklungen für die Firma zu entwerfen.

Meeting des Führungsteams

Dauer: 1-2 Stunden, je nach Größe des Teams

Bei diesem eher persönlichen Meeting treffen sich alle Führungskräfte des Unternehmens. Jeder hat hier die Chance, aktuelle Erfolge aber auch Herausforderungen zu teilen. Ziel des Austauschs ist es, Probleme in den einzelnen Abteilungen gemeinsam zu beheben und sich als Führungskraft weiterzuentwickeln, schreibt der Experte. Damit sich alle wohlfühlen und offen sprechen, kann dieses Meeting in privaten Räumen stattfinden, wie etwa bei einer der Führungskräfte Zuhause zum Frühstück – natürlich vorausgesetzt, die Corona-Situation lässt dies zu.

Vierteljährliche Meetings

Team-Training und Zielsetzung

Dauer: Ein ganzer Tag

Einmal im Quartal kommt bei diesem Meeting das ganze Team zusammen und blickt gemeinsam auf die nächsten drei Monate: Welche Entwicklungen soll es im Unternehmen geben? Welche Ziele setzt sich das Team? Während anfangs noch das gesamte Unternehmen auf die vergangenen Monate blickt, können die Abteilungen im Anschluss unter sich an ihren Zielen arbeiten. Wer wenig Erfahrung mit Teamentwicklung hat, könne auch einen externen Coach als Unterstützung dazu holen, schreibt Hyatt.

Doch das Team-Training sollte nicht nur aus Arbeit bestehen: Auch Spaß und Team-Building sind ein wichtiger Bestandteil, um das Team zu stärken. Meist findet das Treffen deshalb außerhalb des Büros statt.

Vierteljährliches Review

Dauer: Ein ganzer Tag für Unternehmer, halber Tag für Führungskräfte und zwei Stunden für andere Teammitglieder. Achtung: Hier arbeitet jeder für sich – quasi ein Meeting mit sich selbst.

Jedes neue Quartal bietet die Chance, Ziele zu überprüfen und neu zu setzen. Mögliche Leitelemente sind laut Hyatt:

  • Größter Erfolg: Was war die größte Errungenschaft in diesem Quartal?
  • Rückblick auf vergangene Ziele: Was hat gut funktioniert und was nicht?
  • Überprüfung der Jahresziele: Sind die aktuellen Jahresziele noch aktuell? Muss ich Ziele überarbeiten, entfernen oder ersetzen? In welchem Quartal möchte ich welches Ziel anpacken?
  • Monatlicher Kalender-Check: Wo liegt der Hauptfokus für jeden Monat in diesem Jahr? Stehen wichtige Events, Deadlines und große Projekte für die jeweiligen Ziele in meinem Kalender? Sind ausreichend Pausen und Zeit für Freizeit eingeplant?

Jährliche Meetings

Team-Retreat

Dauer: 3-5 Tage

Gerade bei viel Arbeit im Homeoffice ist das Team-Retreat eine gute Möglichkeit, das gesamte Team zusammenzubringen. Alle treffen sich außerhalb des Büros und nehmen sich ein paar Tage Zeit, um gemeinsam Spaß zu haben und den Zusammenhalt zu stärken. Dennoch gibt es auch einige strukturierte Meetings für Updates und Ankündigungen. Wie das Retreat aussieht, kommt ganz auf das Unternehmen an – und ist natürlich auch vom Geldbeutel abhängig.

Strategie-Meeting des Leitungsteams

Dauer: 2-3 Tage

Auch die Führungskräfte sollten sich einmal im Jahr Zeit nehmen, um das Jahr Revue passieren zu lassen und die Ziele für das neue Jahr zu formulieren. Jeder Tag hat dabei einen eigenen Fokus. Bei drei Tagen könnte die Agenda nach Hyatt so aussehen:

Tag 1: Rückblick und Reflexion
Zunächst blicken die Führungskräfte auf das vergangene Jahr: die Werte des Unternehmens, seine Missionen, die Personalentwicklung und den finanziellen Überblick. Hier reflektieren sie, welche Ziele erfolgreich waren und welche gescheitert sind.

Tag 2: Brainstorming
Nun richten die Teilnehmer ihren Blick in die Zukunft und lassen ihrem kreativen Denken freien Lauf. Wie könnte sich das Unternehmen weiterentwickeln? Welche Visionen gibt es?

Tag 3: Zielformulierung und Planung
Zuletzt sammelt das Team die Ergebnisse von Tag 2 und formuliert daraus konkrete Ziele. Dazu zählen etwa die finanzielle Planung wie erwartete Umsätze und das Budget oder Personalentscheidungen.

Jährliches Mitarbeitergespräch

Dauer: 1-2 Stunden

Im Mitarbeitergespräch ziehen Führungskraft und Mitarbeiter ein Fazit über dessen Leistung im vergangenen Jahr. Ziel des Meetings ist eine offene und ehrliche Diskussion in lockerer Atmosphäre. So können Führungskräfte zunächst die Erfolge des Mitarbeiters feiern und schließlich Herausforderungen und Problemfelder besprechen.

Die Erfolge können unterschiedlich gemessen werden, meint Hyatt: an der Jobbeschreibung des Mitarbeiters, Zielen aus dem Team oder auch seinen persönlichen Zielen.

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3 Kommentare
  • Avatar
    Joachim 17. April 2021 23:13

    Interessieren würde mich im Besonderen, wie eine Etikette des Meetings aussehen könnte.
    Ich meine es gibt no go s und es gibt wünschenswertes. No g os könnten beispielsweise sein: nicht essen, rauchen oder trinken vor dem Bildschim, während des Meetings. Wünschenswertes, beispielsweise, ausreden lassen , Ideen positiv begleiten und eine ansprechendes persönliches Aussehen , wie im Büro auch , zu gewährleisten. In der Coronazeit sollten meetings auch zur Weiterbildung online genutzt werden.
    Vielleicht gibt es noch anderes wünschenswertes von den Lesern, die ihre Meinungen hinterlassen sollten.

  • Avatar
    Stefan 5. Februar 2021 13:10

    Was wohl Elon Musk oder Jeff Bezos zu diesem Artikel sagen würde…
    Vor allem das Jahresgespräch ist doch bereits seit Jahren in der Welt des modernen Management nicht mehr angemessen.

  • Avatar
    Andreas Keim 5. Februar 2021 08:29

    Vielen Dank für die tollen Ideen…

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