Beschäftigtendatenschutz: Diese Regeln gelten für Mitarbeiterdaten

Ende 2023 machte unter Datenschutzexperten ein Fall aus Berlin die ­Runde: Ein mittelständischer Betrieb wurde zu einem stattlichen Bußgeld verdonnert – 215.000 Euro forderte die Ber­liner Datenschutzbeauftragte Meike Kamp von dem Besucher- und Sicherheitsdienstleister. Führungskräfte der Firma hatten delikate ­Informationen über Beschäftigte in der Probezeit gesammelt und gespeichert, und das auf Anweisung der Geschäftsleitung. Die Liste sollte Vorgesetzten die Entscheidung erleichtern, ob das Arbeitsverhältnis fortgeführt wird. Sie dokumentierte persönliche Äußerungen der neuen Teammitglieder sowie Gründe, die gegen eine flexible Schichteinteilung sprachen, etwa ein Studium, Hobbys oder die Teilnahme an einer Psychotherapie. Auch Arbeitsmotivation, Krankentage und ein mögliches Interesse an der Gründung eines ­Betriebsrats wurden dort heimlich vermerkt. Ein klarer Rechtsbruch, befand Kamp. „Beschäftigtendaten dürfen nur im zulässigen ­Zusammenhang mit dem Beschäftigungs­verhältnis erhoben und gespeichert werden.“ Was der Fall aber noch zeigt: Datenmissbrauch, der hohe Bußgelder nach sich zieht – so etwas gibt es nicht nur bei Großkonzernen. Auch ­Inhaber ­kleinerer Unternehmen müssen mit Strafen rechnen, wenn sie den Datenschutz zu lax handhaben. Und häufig geht es dabei nicht um Kunden-, sondern um Beschäftigtendaten. Besonders die Gesundheitsangaben hätten in der Berliner Firma nur in engen Grenzen ­verarbeitet werden dürfen. Noch teurer wurde es, weil der Datenschutzbeauftragte des ­Betriebs nicht beteiligt war, die Liste nicht im Verarbeitungsverzeichnis aufgeführt wurde und die Datenaffäre zu spät gemeldet wurde. Doch welche Informationen dürfen Unternehmen über das Team speichern? Was ist ein „zulässiger Zusammenhang mit dem Beschäftigungsverhältnis“? Und was gilt für Daten, die Mitarbeitende freiwillig mitteilen? Was dürfen Unternehmen über Mitarbeiter speichern? „Natürlich muss der Arbeitgeber bestimmte personenbezogene Daten seiner Mitarbeiter speichern“, sagt Rainer Simshäuser, Syndikusrechtsanwalt bei der Industrie- und Handelskammer (IHK) Region Stuttgart. So dürfen alle Daten verzeichnet werden, die erforderlich sind, um das Beschäftigungsverhältnis durchzuführen. Dazu zählen grundlegende Angaben wie Name, Anschrift, Kontaktdaten und Kontonummer. Auch Familienstand, Kinder und ­Religionszugehörigkeit dürfen gespeichert werden, insofern dies für die Lohnsteuer des Beschäftigten erforderlich ist. Ebenso dürfen Arbeitgeber prinzipiell Angaben zur beruf­lichen Qualifikation dokumentieren. .paywall-shader { position: relative; top: -250px; height: 250px; background: linear-gradient(to bottom, rgba(255, 255, 255, 0) 0%, rgba(255, 255, 255, 1) 90%); margin: 0 0 -250px 0; padding: 0; border: none; clear: both; } Sie möchten weiterlesen? Anmelden impulse-Mitglieder können nach dem Anmelden auf alle -Inhalte zugreifen. Jetzt anmelden impulse-Mitglied werden impulse-Magazin alle -Inhalte digitales Unternehmer-Forum exklusive Mitglieder-Events und vieles mehr … Jetzt Mitglied werden