Ersetzendes Scannen
Welche Dokumente muss ich aufbewahren?

Darf man Belege und Briefe vernichten, sobald sie digitalisiert sind? Die Fallstricke beim sogenannten ersetzenden Scannen erläutert Alexander Roßnagel, Professor an der Universität Kassel.

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Ersetzendes Scannen hilft, Aktenberge zu vermeiden.
Ersetzendes Scannen hilft, Aktenberge zu vermeiden.
© Cachaco - Fotolia.com

impulse: Vielen Unternehmern ist unklar, ob sie Papierdokumente aufbewahren müssen, wenn sie digitalisiert sind. Fehlt eine klare Gesetzgebung?
Alexander Roßnagel: Die Rechtslage ist gar nicht so schlecht, wie oft vermutetet wird. Grundsätzlich dürfen Unternehmen, die zur Aufbewahrung bestimmter Dokumente verpflichtet sind, dies digital tun. Das gilt auch für Belege, die dem Finanzamt vorgelegt werden, Sozialversicherungsdokumente und Personalakten. Verwaltungsbehörden müssen gescannte Unterlagen im Regelfall akzeptieren.

Also können die Originale bedenkenlos in den Aktenvernichter?
Nicht unbedingt. Die große Frage ist, ob die Scans in einem Rechtsstreit ausreichen, um Beweis zu führen. Dazu gab es bisher keine richterlichen Entscheidungen, an denen man sich orientieren könnte.

Sie haben deswegen in einer Studie mit dem Softwareanbieter Datev 14 Prozesse simuliert – mit echten Richtern, Anwälten und Gutachtern. Worum ging es im Detail?
Die Hälfte der Fälle haben ein Finanzgericht betroffen, die andere Hälfte ein Amtsgericht. Bei den Steuerunterlagen ging es beispielsweise darum, ob das Finanzamt Quittungen akzeptieren muss, welche während des Scannens automatisch verbessert worden sind. Im zivilrechtlichen Verfahren gab es zum Beispiel einen Fall, in dem Arbeitgeber und Arbeitnehmer einen schwer lesbaren digitalisierten Stundenzettel unterschiedlich auslegten.

Was war die Quintessenz?
Zunächst einmal wurden in allen Fällen die Scans als Beweismittel anerkannt. Allerdings kann nicht derselbe Beweiswert wie mit den Papieroriginalen erreicht werden. Das Finanzgericht zeigte sich relativ großzügig – nur wenn das Finanzamt berechtigte Zweifel an der Echtheit der Dokumente hatte, gab es genauere Prüfungen. Anders war das in den zivilrechtlichen Prozessen: Hier berufen sich oft beide Seiten auf dasselbe Ursprungsdokument. Entsprechend stehen Fälschungsvorwürfe schnell im Raum.

Dann ist man letztlich gut beraten, doch Papierdokumente aufzubewahren?
Man sollte individuell das Risiko abwägen. Wenn kein Rechtsstreit zu erwarten ist, wird man nicht jeden Bewirtungsbeleg aufbewahren müssen. Anders sieht das bei seltenen Dokumenten wie Bürgschaften aus.

In eigener Sache
Machen ist wie wollen, nur krasser
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Welche technischen Vorkehrungen sollten bei der Digitalisierung getroffen werden?
Neuere gesetzliche Regelungen fordern ein Scannen „nach Stand der Technik“. Das ist ein indirekter Verweis auf die technische Richtlinie Resiscan des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik …

… die viele Seiten lang und für Laien völlig unverständlich ist. Können Kleinunternehmer und Selbstständige die Vorgaben überhaupt umsetzen?
Tatsächlich zielt die Richtlinie vor allem auf große Unternehmen und Scan-Dienstleister. Es geht dort um technische Maßnahmen wie Zeitstempel, aber auch um organisatorische Aspekte wie stichprobenartige Qualitätskontrollen. Kleinstunternehmen sollten zumindest bei der Dienstleisterwahl auf zertifizierte Anbieter achten.

Der Experte
factory, Simon SchaeferDer Rechtswissenschaftler Alexander Roßnagel von der Universität Kassel befasst sich seit den 90-er Jahren mit den juristischen Aspekten elektronischer Kommunikation.

Gibt es auch Vorgaben hinsichtlich der Datenspeicherung?
Wie die Datenspeicherung technisch umgesetzt wird, ist egal. Wichtig ist, dass auch beim digitalisierten Dokument die Aufbewahrungsfristen von sechs bis zehn Jahren sichergestellt sind. Entsprechend vorsichtig sollte man sein: Bei einem windigen Cloud-Anbieter ist die Frage, ob es ihn nach sechs Jahren noch gibt.

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impulse: Vielen Unternehmern ist unklar, ob sie Papierdokumente aufbewahren müssen, wenn sie digitalisiert sind. Fehlt eine klare Gesetzgebung? Alexander Roßnagel: Die Rechtslage ist gar nicht so schlecht, wie oft vermutetet wird. Grundsätzlich dürfen Unternehmen, die zur Aufbewahrung bestimmter Dokumente verpflichtet sind, dies digital tun. Das gilt auch für Belege, die dem Finanzamt vorgelegt werden, Sozialversicherungsdokumente und Personalakten. Verwaltungsbehörden müssen gescannte Unterlagen im Regelfall akzeptieren. Also können die Originale bedenkenlos in den Aktenvernichter? Nicht unbedingt. Die große Frage ist, ob die Scans in einem Rechtsstreit ausreichen, um Beweis zu führen. Dazu gab es bisher keine richterlichen Entscheidungen, an denen man sich orientieren könnte. Sie haben deswegen in einer Studie mit dem Softwareanbieter Datev 14 Prozesse simuliert – mit echten Richtern, Anwälten und Gutachtern. Worum ging es im Detail? Die Hälfte der Fälle haben ein Finanzgericht betroffen, die andere Hälfte ein Amtsgericht. Bei den Steuerunterlagen ging es beispielsweise darum, ob das Finanzamt Quittungen akzeptieren muss, welche während des Scannens automatisch verbessert worden sind. Im zivilrechtlichen Verfahren gab es zum Beispiel einen Fall, in dem Arbeitgeber und Arbeitnehmer einen schwer lesbaren digitalisierten Stundenzettel unterschiedlich auslegten. Was war die Quintessenz? Zunächst einmal wurden in allen Fällen die Scans als Beweismittel anerkannt. Allerdings kann nicht derselbe Beweiswert wie mit den Papieroriginalen erreicht werden. Das Finanzgericht zeigte sich relativ großzügig – nur wenn das Finanzamt berechtigte Zweifel an der Echtheit der Dokumente hatte, gab es genauere Prüfungen. Anders war das in den zivilrechtlichen Prozessen: Hier berufen sich oft beide Seiten auf dasselbe Ursprungsdokument. Entsprechend stehen Fälschungsvorwürfe schnell im Raum. Dann ist man letztlich gut beraten, doch Papierdokumente aufzubewahren? Man sollte individuell das Risiko abwägen. Wenn kein Rechtsstreit zu erwarten ist, wird man nicht jeden Bewirtungsbeleg aufbewahren müssen. Anders sieht das bei seltenen Dokumenten wie Bürgschaften aus. Welche technischen Vorkehrungen sollten bei der Digitalisierung getroffen werden? Neuere gesetzliche Regelungen fordern ein Scannen „nach Stand der Technik“. Das ist ein indirekter Verweis auf die technische Richtlinie Resiscan des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik ... ... die viele Seiten lang und für Laien völlig unverständlich ist. Können Kleinunternehmer und Selbstständige die Vorgaben überhaupt umsetzen? Tatsächlich zielt die Richtlinie vor allem auf große Unternehmen und Scan-Dienstleister. Es geht dort um technische Maßnahmen wie Zeitstempel, aber auch um organisatorische Aspekte wie stichprobenartige Qualitätskontrollen. Kleinstunternehmen sollten zumindest bei der Dienstleisterwahl auf zertifizierte Anbieter achten. Gibt es auch Vorgaben hinsichtlich der Datenspeicherung? Wie die Datenspeicherung technisch umgesetzt wird, ist egal. Wichtig ist, dass auch beim digitalisierten Dokument die Aufbewahrungsfristen von sechs bis zehn Jahren sichergestellt sind. Entsprechend vorsichtig sollte man sein: Bei einem windigen Cloud-Anbieter ist die Frage, ob es ihn nach sechs Jahren noch gibt.
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