Aufbewahrungsfristen Diese Unterlagen können Sie 2018 entsorgen

Fein säuberlich abgelegt: die Belege für die Steuererklärung und Betriebsprüfung. Doch welche Aufbewahrungsfristen gelten eigentlich für diese Unterlagen?

Fein säuberlich abgelegt: die Belege für die Steuererklärung und Betriebsprüfung. Doch welche Aufbewahrungsfristen gelten eigentlich für diese Unterlagen?© ki33 / Fotolia.com

Wollen auch Sie die Zeit um den Jahreswechsel nutzen, um Unterlagen in Ordnung zu bringen? Welche Belege, Quittungen und Rechnungen Sie aufbewahren sollten - und welche Sie Anfang 2018 getrost vernichten dürfen.

Aufbewahrungsfristen für Geschäftsbücher, Bilanzen und Briefe

Ein Unternehmer muss Geschäftsbücher, Inventare, Bilanzen und sonstige zu führende Bücher zehn Jahre lang aufbewahren. Auch digitale Aufzeichnungen müssen zehn Jahre lang gespeichert werden. Empfangene oder abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe müssen grundsätzlich sechs Jahre lang aufbewahrt werden.

Das können Sie Anfang 2018 entsorgen

Zu Beginn des Jahres 2018 können Unternehmer daher Bücher und Aufzeichnungen mit der letzten Eintragung aus dem Jahr 2007, Inventare, die bis 31. Dezember 2007, oder Jahresabschlüsse, die bis zum 31. Dezember 2007 oder früher aufgestellt worden sind, und Buchungsbelege aus dem Jahr 2007 und früher entsorgen. Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe sowie Durchschriften abgesandter Handels- und Geschäftsbriefe, die bis zum 31. Dezember 2011 oder früher abgesandt wurden, können ebenfalls vernichtet werden.

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Aufzeichnungspflichten im Mindestlohngesetz

Auch das Mindestlohngesetz enthält Aufbewahrungspflichten für Unternehmer: Seit dem Jahr 2015 müssen Arbeitgeber in der Regel die Arbeitszeiten von geringfügig Beschäftigten, kurzfristig Beschäftigten sowie Beschäftigten in bestimmten Branchen wie dem Bau- und Gaststättengewerbe aufzeichnen und mindestens zwei Jahre lang aufbewahren. Mehr dazu lesen Sie in unserem Artikel über Dokumentationspflichten beim Mindestlohn.

Was Immobilienbesitzer wissen sollten

Wer mit Einkünften aus Kapitalvermögen, Vermietung und Verpachtung mehr als 500.000 Euro im Jahr erzielt hat, muss die entsprechenden Unterlagen sechs Jahre lang aufheben.

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Bei Rechnungen über Bauleistungen gilt außerdem, unabhängig vom Einkommen des Steuerzahlers: Nach dem Umsatzsteuergesetz muss man Rechnungen, die für Arbeiten oder Dienstleistungen an einem Grundstück ausgestellt wurden, zwei Jahre lang aufbewahren. Die Baurechnungen enthalten meistens einen entsprechenden Hinweis zu dieser Aufbewahrungsfrist.

Private Rechnungen und Belege – Aufbewahren empfehlenswert

Private Rechnungen und Belege für die Einkommensteuererklärung muss man grundsätzlich nicht langfristig archivieren. Dennoch sollte man gewisse Regeln einhalten und Unterlagen nicht blindlings entsorgen. Wurden sie dem Finanzamt vorgelegt und ist der Steuerbescheid in Ordnung, kann man Belege wegwerfen. „Hier sollte man lediglich die Bestandskraft des Steuerbescheides abwarten“, rät Isabel Klocke vom Bund der Steuerzahler. Meist wird ein Steuerbescheid bereits einen Monat nach seiner Bekanntgabe bestandskräftig.

Neben den steuerlichen Aspekten sollte man Rechnungen oder Quittungen auch aus zivilrechtlichen Gründen behalten. Mit diesen Belegen lassen sich im Streitfall Verjährungsfristen, Garantien oder Gewährleistungsrechte besser durchsetzen.

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