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Wenn sich der Betriebsprüfer ankündigt, schrillen bei vielen Unternehmern und Unternehmerinnen die Alarmglocken. Der Steuerbeamte durchforstet dann mit strengem Blick die Buchhaltung und Abrechnungen. Am Ende drohen mitunter hohe Nachzahlungen.
Laut den jüngsten Zahlen des Bundesfinanzministeriums aus 2023 sammelten die Beamten bei Kontrollen rund 13 Milliarden zusätzlich an Steuern ein. Das Risiko einer umfassenden Außenprüfung ist für jedes Unternehmen immer da – selbst wenn kleine und mittlere Firmen in der Regel nicht lückenlos über alle Jahre vom Finanzamt gecheckt werden.
Nun gibt es eine weitere Stolperfalle bei einer Betriebsprüfung: Seit Anfang 2025 gilt eine neue Pflicht, die selbst viele Fachleute nicht mehr auf dem Schirm hatten, weil sie der Gesetzgeber bereits 2022 beschlossen hatte. Wer diese nicht beachtet, riskiert sogar strafrechtliche Folgen.
Welche neue Pflicht gibt es nach einer Betriebsprüfung?
Stellt ein Betriebsprüfer einen Mangel oder Fehler fest, haben Unternehmerinnen und Unternehmer nun neue Pflichten:
- Sie müssen unaufgefordert nachforschen, ob der Fehler auch in anderen Jahren passiert ist und ihn korrigieren.
- Zudem müssen sie jetzt selbst prüfen, auf welche Steuerarten sich diese Korrektur auswirkt, und die betroffenen Steuererklärungen eigenständig berichtigen und erneut einreichen.
Ein Beispiel: Ein Unternehmen hat ein Diensthandy, das inklusive Umsatzsteuer 1229 Euro gekostet hat, über eine Nutzungsdauer von drei Jahren abgeschrieben. Der Steuerbeamte stellt bei der Betriebsprüfung jedoch fest, dass die Abschreibung nur über eine Nutzungsdauer von fünf Jahren zulässig war. Nach der neuen Regelung in Paragraf 153 Absatz 4 der Abgabenordnung muss das Unternehmen nun eigenständig prüfen, ob es auch in anderen Jahren, die nicht vom Finanzbeamten kontrolliert wurden, die Nutzungsdauer für das Wirtschaftsjahr anpassen und die vorgenommene Abschreibung berichtigen muss.
Unklar sei derzeit noch, wie weit diese Nachforschungs- und Korrekturpflicht tatsächlich geht, sagt Andreas Brunnhübner, Diplom-Kaufmann und Steuerberater bei der Kanzlei Rödl & Partner in Nürnberg. Also ob Unternehmerinnen und Unternehmer im zuvor genannten Beispiel nur die Abschreibung für dieses eine Smartphone in den Folgejahren berichtigen müssen – oder ob sie alle Abschreibungen auf Wirtschaftsgüter noch mal überprüfen und auch ähnlich gelagerte Fälle korrigieren müssen.
Dürfen Unternehmen weniger Abschreibungen ansetzen, erhöht sich der steuerliche Gewinn. Das hat – je nach Rechtsform – wiederum eine Auswirkung auf die Höhe der Einkommen-, Körperschaft- sowie Gewerbesteuer.
Brunnhübner rät, in der Schlussbesprechung mit dem Steuerbeamten ganz konkret zu vereinbaren,
- welche Sachverhalte korrigiert werden müssen,
- welche Konten noch überprüft werden sollen oder
- dass aus dem Ergebnis der Prüfung eben keine weitere Berichtigungspflicht folgt, weil es sich um eine einmalige Sache handelt.
Was ändert das Finanzamt weiterhin selbst?
Die Steuerbescheide für die überprüften Jahre korrigiert das Finanzamt nach wie vor selbst – nicht allerdings die der darauffolgenden Jahre, in denen es möglicherweise ebenfalls diesen Fehler gab. Das müssen die betroffenen Unternehmen künftig selbst und unaufgefordert berichtigen.
Was nehmen Betriebsprüfer besonders oft unter die Lupe?
Bei kleinen und mittelständischen Unternehmen überprüfen die Steuerbeamten laut Brunnhübner besonders gern
- verdeckte Gewinnausschüttungen
- Rückstellungen
- Abschreibungen
- die Lohnsteuer
- Reisekosten sowie Aufwendungen für Bewirtungen oder Hotels
- die Abrechnungen der Dienstwagen
Welche Buchungsposten muss ich überprüfen beziehungsweise korrigieren?
Die neue Pflicht gilt ab dem Steuer- bzw. Veranlagungsjahr 2025 – also für Buchungen ab dem 1. Januar 2025. Es gibt allerdings derzeit noch eine Ausnahme: Die Vorschrift gilt auch für frühere Buchungen und Steuern, wenn ein Beamter nach dem 1. Januar 2025 eine Prüfung für die Jahre davor angeordnet hat.
Ein Beispiel: Ein Steuerbeamter kündigt im November 2025 eine Betriebsprüfung für die Jahre 2021, 2022 und 2023 an. Im Zuge dessen stellt er fest, dass das Unternehmen ein 2023 gekauftes Smartphone fälschlicherweise über drei statt über fünf Jahre abgeschrieben hat. Dann muss die Firma auch 2024 selbst die Abschreibung und die bereits eingereichte Steuererklärung unaufgefordert berichtigen und erneut abschicken. Das hatte bisher das Finanzamt geändert. Der korrigierte Abschreibungssatz gilt dann natürlich auch für die folgenden Jahre.
Wie schnell muss ich Buchungen korrigieren?
Zeitnah – beziehungsweise ohne schuldhaftes Zögern, wie Juristen es nennen. „Ich kann das nicht einfach erst mal liegen lassen“, sagt Lutz Engelsing, Steuerberater bei der Kanzlei DHPG in Bonn. Eine konkrete Frist gibt es nicht. Aktiv müssen Unternehmen jedoch erst werden, wenn das Finanzamt nach einer Betriebsprüfung einen geänderten Steuerbescheid ausgestellt hat und dieser unanfechtbar ist. Unanfechtbar sind Steuerbescheide nach Ablauf eines Monats, wenn der oder die Steuerpflichtige innerhalb dieser Frist keinen Widerspruch einlegt.
Brunnhübner empfiehlt, die betroffenen Buchungsposten in einfachen Fällen spätestens innerhalb weniger Tage bis maximal zwei oder drei Wochen, nachdem der Steuerbescheid unanfechtbar wurde, zu korrigieren und ans Finanzamt zu melden. Bei komplexeren Fällen, also wenn umfangreiche Unterlagen geprüft oder ein Steuerberater eingeschaltet werden muss, sei auch ein Zeitraum von bis zu zwei oder drei Monaten akzeptabel. Der Steuerexperte rät in so einem Fall jedoch, dem Finanzamt Bescheid zu sagen, dass die Korrektur länger dauert.
Welche Unterlagen muss ich dem Finanzamt übermitteln?
In einfachen Fällen reicht es, die Steuererklärung zu korrigieren und erneut abzuschicken – mit einem kurzen Hinweis auf die Betriebsprüfung. Bei einem falsch abgerechneten Geschäftsessen genüge da voraussichtlich ein Zweizeiler, sagt Steuerberater Engelsing. Bei umfangreicheren Änderungen sei es allerdings sinnvoll, auch relevante Belege, Verträge oder andere Informationen zu ergänzen.
Was droht mir, wenn ich der Pflicht nicht nachkomme?
„Unternehmerinnen und Unternehmer können sich der Steuerhinterziehung strafbar machen, wenn sie die Berichtigungspflicht nach einer Betriebsprüfung bewusst ignorieren“, sagt Steuerberater Andreas Brunnhübner.
- Bei einer hinterzogenen Steuer von mindestens 1000 Euro müssten Steuerpflichtige mit einer Geldstrafe von etwa 10 Tagessätzen rechnen.
- Ist der hinterzogene Betrag höher als 100 000 Euro, seien es etwa 360 Tagessätze. Wie hoch ein Tagessatz im Einzelfall ist, hängt vom Einkommen des oder der Betroffenen ab.
- Ab einer Million Euro droht eine Freiheitsstrafe, eine Bewährung ist dann nicht mehr möglich.
„Eine erstmalig nicht entrichtete Steuer von ein paar Hundert Euro würde die Finanzverwaltung in der Regel aber nicht sofort als Steuerhinterziehung ahnden, sondern erst mal den mahnenden Zeigefinger heben“, glaubt der Steuerexperte. „Wenn das aber über Jahre hinweg immer wieder vorkommt und ein Unternehmen sich uneinsichtig zeigt, haben die Finanzbeamten schon sehr effiziente Maßnahmen in der Hand, um Steuerpflichtige zu erziehen.“
Geht das Finanzamt davon aus, dass ein Unternehmen lediglich unbewusst und nicht absichtlich beziehungsweise vorsätzlich zu wenig Steuern gezahlt hat, gilt das als Ordnungswidrigkeit. Dafür droht ein Bußgeld von bis zu 50 000 Euro.
Werden auch Strafzinsen auf die Steuernachzahlung fällig?
Handelt es sich um eine Steuerhinterziehung, müssen Unternehmen Strafzinsen in Höhe von 0,5 Prozent pro Monat zahlen.
In allen anderen Fällen sind Nachzahlungszinsen in Höhe von 0,15 Prozent pro Monat fällig – allerdings erst ab dem 15. Monat nach Ablauf des Steuerjahres, in dem ein Unternehmen zu wenig Steuern gezahlt hat.
Ein Beispiel: Ein Unternehmen erhält nach einer Betriebsprüfung einen geänderten Steuerbescheid für das Jahr 2023. Dann muss es erst ab dem 1. April 2025 darauf Nachzahlungszinsen abführen.
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