Dienstreise und Arbeitszeit: Was bei Geschäftsreisen zur Arbeitszeit zählt

Arbeitnehmer, die beruflich reisen müssen, könnten die Reisezeit künftig als Arbeitszeit verbuchen dürfen – diesen Schluss legte zumindest ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts im September 2018 nahe. Geklagt hatte der Mitarbeiter eines Bauunternehmens, der für seinen Job nach China reisen musste. Pro Reisetag wurden ihm acht Stunden Arbeitszeit angerechnet. Doch der Mitarbeiter verlangte mehr – er hatte für die Hin- und Rückreise von seiner Wohnung nach China vier Tage gebraucht.

In der Pressemitteilung des Gerichts heißt es, dass bei Reisen ins Ausland „für Hin- und Rückreise erforderlichen Zeiten wie Arbeit zu vergüten“ sind. Das Urteil ließ Arbeitnehmer jubeln – aber bedeutet es wirklich, dass Arbeitgeber grundsätzlich jede einzelne Stunde einer Dienstreise bezahlen müssen – egal wohin? „Nein, zumindest jetzt noch nicht“, sagt Manuela Beck, Fachanwältin für Arbeitsrecht bei der Kanzlei Hasselbach. Denn auch in der Urteilsbegründung habe das Bundesarbeitsgericht keine allgemeinen Schlüsse auf andere Fälle gezogen und keine neuen Grundsätze beschlossen.

Im verhandelten Fall musste das Gericht den Bautarifvertrag berücksichtigen, wonach „der Arbeitnehmer für die erforderliche Reisezeit Anspruch auf seinen Gesamttarifstundenlohn ohne jeden Zuschlag hat“ (BRTV § 7, Ziff. 4.3). „Ob man von dieser speziellen Entscheidung auf andere Fälle schließen kann, bei denen keine Vergütungsregeln zu Reisezeiten gelten oder es um Inlandsreisen geht, wissen wir noch nicht“, sagt Beck.

Durch das Urteil hat sich die Rechtslage für die Arbeitszeit bei Dienstreisen zunächst also nicht geändert. Die wichtigsten Regeln im Überblick.

Gilt die Fahrt zu einer Dienstreise in öffentlichen Verkehrsmitteln als Arbeitszeit?

Grundsätzlich gilt: Reist ein Mitarbeiter während seiner regulären Arbeitszeit geschäftlich, zählen der Flug, die Zug- oder Fährfahrt als normale Arbeitszeit – auch dann, wenn der Angestellte unterwegs nicht arbeitet. „Wenn ein Arbeitnehmer in seiner Arbeitszeit zu einem Termin mit dem Zug von Köln nach Frankfurt fährt und eineinhalb Stunden schläft, ist das trotzdem als Arbeitszeit zu werten“, sagt Manuela Beck, Fachanwältin für Arbeitsrecht bei der Kanzlei Hasselbach.

In Unternehmen mit Gleitzeitmodellen mit einer Kernarbeitszeit von drei, vier Stunden ist es kniffliger: „Hier stehen Regelungen zur Zeiterfassung bei Dienstreisen sinnvollerweise in den jeweiligen Betriebsvereinbarungen zur Gleitzeit“, sagt Beck. Die Rechtsanwältin empfiehlt Arbeitgebern, sich klar mit Mitarbeitern in Gleitzeitmodellen abzusprechen. In Einzelfällen können Chefs bei Dienstreisen nicht die Kernarbeitszeit, sondern die regelmäßige Arbeitszeit des Angestellten berücksichtigen.

Außerhalb der regulären Arbeitszeit gelten andere Regelungen. Beck: „Dann kommt es darauf an, ob der Chef anordnet, dass der Mitarbeiter arbeitet, oder nicht. Eine Anreise zählt nur dann zur Arbeitszeit, wenn der Chef die Arbeitsleistung währenddessen anordnet oder nachträglich billigt.“ (Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 11.07.2006, 9 AZR 519/05)

Zur Person

Manuela Beck ist Fachanwältin für Arbeitsrecht bei der Kanzlei Hasselbach in Köln und Bonn. Sie berät Arbeitgeber und leitende Angestellte unter anderem bei der Verhandlung von Arbeits- und Aufhebungsverträgen und Betriebsvereinbarungen, bei der Durchsetzung von Kündigungen und der Abwehr von Kündigungsschutzklagen.

Beispiel: Ein angestellter Architekt fährt am Sonntagabend zu einem Kundentermin von Hamburg nach München; der Termin findet am Montagmorgen statt. Normalerweise arbeitet der Architekt sonntags nicht. Sein Chef hat ihn aber angewiesen, während der Fahrt E-Mails zu beantworten. Diese Zeit kann sich der Architekt als Überstunden notieren. Auf der Rückfahrt am Montagabend arbeitet der Architekt nach seinem regulärem Feierabend freiwillig. Weil sein Chef diese Überstunden nicht angeordnet hat, darf der Architekt sie nicht aufschreiben. Genehmigt sein Chef die zusätzliche Arbeitszeit nachträglich, darf der Architekt die Überstunden sammeln.

Eine Ausnahme: „Für Außendienstler gehört das Reisen zu ihrer regulären Arbeitspflicht“, sagt Manuela Beck. „Die An- und Abreise zu und von einem Kunden gilt hier immer als Arbeitszeit.“

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Was gilt, wenn der Mitarbeiter die Dienstreise mit dem Auto antritt?

Manchmal ist es sinnvoll, den Mitarbeiter zu bitten, mit dem eigenen Auto, einem Mietwagen oder einem Firmenwagen eine Dienstreise anzutreten: Etwa wenn der Zielort per Zug schlecht oder gar nicht zu erreichen ist oder der Mitarbeiter viel Material für eine Präsentation transportieren muss. „Ordnet der Chef an, dass der Mitarbeiter selber den PKW fährt, ist das als Arbeit zu werten“, sagt Beck. Das gilt auch außerhalb der regulären Arbeitszeit. Schließlich muss der Angestellte sich beim Autofahren auf den Verkehr konzentrieren und kann anders als im Zug oder Flugzeug nicht die Füße hochlegen und wegdämmern.

Stellt der Chef seinem Mitarbeiter frei, ob er mit dem Auto oder Zug reist, und dieser entscheidet sich für das Auto, zählt die Fahrt nicht zur Arbeitszeit. Denn der Angestellte hätte sich auch in den Zug setzen und ausruhen können. Beifahrer dürfen eine Fahrt außerhalb der normalen Arbeitszeit nicht als Überstunden vermerken.

Was gilt vor Ort als Arbeitszeit?

Am Ziel der Dienstreise angekommen, gilt für den Mitarbeiter die übliche Arbeitszeit – auch dann, wenn ein Meeting erst eine Stunde nach dem üblichen Arbeitsstart beginnt und der Mitarbeiter ausschlafen und in Ruhe frühstücken kann. Der Mitarbeiter muss diese Stunde nicht nachholen. Der Chef kann den Angestellten aber beauftragen, die Stunde am Morgen für die Arbeit zu nutzen.

Arbeitet der Dienstreisende länger als üblich, beispielsweise bis 18 statt nur bis 17 Uhr, kommt es auf den Einzelfall an: „Wenn der Arbeitnehmer vor dem Termin anreist, halte ich eine Mehrarbeit von einer Stunde für durchaus möglich“, sagt Beck. Entfällt die Anfahrt, weil der Mitarbeiter am Vortag angereist ist, können Chefs die Mehrarbeit laut der Rechtsanwältin möglicherweise ablehnen. „Man würde juristisch dann argumentierten, dass sich die reguläre Arbeitszeit insgesamt um eine Stunde verschoben hat. Das kann der Arbeitgeber in den meisten Fällen kraft Weisungsrecht anordnen“, sagt Beck.

Findet die Dienstreise außerhalb der regulären Arbeitszeit statt, etwa am Wochenende oder abends, ist zwischen Arbeitszeit und Ruhezeit zu unterscheiden: Meetings, Termine vorbereiten oder andere geschäftliche Tätigkeiten gelten als Arbeitszeit. Muss der Mitarbeiter zwischen zwei Meetings drei Stunden totschlagen, geht abends privat essen oder sieht im Hotel fern, gilt das als Ruhezeit – die der Arbeitgeber nicht bezahlen muss. Beck: „Die Rechtsprechung geht davon aus, dass man auf Dienstreisen Freizeit haben kann, auch wenn man nicht zu Hause ist.“

„Man muss sich das vorstellen wie mit klassischer Mehrarbeit“, sagt Rechtsanwältin Beck. „Wenn ein Mitarbeiter außerhalb seiner üblichen Arbeitszeit arbeitet, leistet er Mehrarbeit. Er bekommt Überstunden aber nur dann vergütet, wenn sein Chef diese Überstunden anordnet oder nachträglich billigt.“

Grundsätzlich müssen Arbeitgeber und Arbeitnehmer sich an die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) halten:

• Mitarbeiter dürfen die Arbeitszeit von (in der Regel) acht Stunden nicht überschreiten, in Ausnahmefällen sind zehn Stunden möglich. Pausenzeiten müssen Arbeitnehmer abziehen.
• Nach Arbeitsende muss der Arbeitnehmer mindestens elf Stunden Ruhezeit zur Verfügung haben.
• Arbeiten Angestellte während einer Dienstreise an einem Sonntag, müssen ihre Chefs ihnen laut §11 ArbZG innerhalb von zwei Wochen einen Ersatzruhetag anbieten. Außerdem müssen mindestens 15 Sonntage im Jahr beschäftigungsfrei bleiben.
• Für manche Branchen gelten laut Beck für die obigen Regelungen Ausnahmen. Etwa in Krankenhäusern, bei Piloten, Kapitänen, Busfahrern oder in der Gastronomie (§14 ArbZG)

Zählen Geschäftsessen zur Arbeitszeit?

Ob ein Restaurantbesuch mit einem Kunden oder Geschäftspartner als Arbeitszeit zu werten ist, hängt laut Beck vom Einzelfall ab. „Man bespricht beim Essen auch Dienstliches, es ist also im Interesse des Arbeitgebers“, sagt Beck. „Gehört das Geschäftsessen zum Beispiel zur Kontaktpflege oder für Vertragsanbahnungen zu den Aufgaben des Arbeitnehmers, ist es gegebenenfalls als Arbeitszeit zu werten.“ Anders sieht es aus, wenn das Essen mit dem Kunden oder Geschäftspartner in erster Linie ein privates Vergnügen ist.

Regelt der Arbeits- oder Tarifvertrag, dass Geschäftsessen vergütet werden, zählen sie zur Arbeitszeit.

Ist der Arbeitnehmer während der gesamten Dienstreise über die Firma versichert?

Während einer Dienstreise mit Übernachtung haben Mitarbeiter in der Regel auch Freizeit, sei es das Feierabendbier, ein morgendlicher Spaziergang oder die Übernachtung im Hotelzimmer. Der gesetzliche Unfallschutz besteht für den Mitarbeiter – wie auch zu Hause – in der Freizeit nicht. Rechtsanwältin Beck: „Der Unfallschutz besteht bei dienstlich veranlassten Wegen und Tätigkeiten, bei der Fahrt zu einer Veranstaltung, auch bei der Fahrt vom Hotel zum Veranstaltungsort. Auch ein Geschäftsessen kann darunter fallen. Anders ist es, wenn ein Arbeitnehmer sich noch mit einem Freund trifft und in die Kneipe geht. Dann ist für die Tätigkeit das Private und nicht das Geschäftliche der Anlass.“

Entsprechend urteilte das Sozialgericht Frankfurt 2017: Die Klägerin war während einer Dienstreise in ihrem Hotelzimmer gestürzt und hatte sich den Oberschenkel gebrochen – ihr Arbeitgeber erkannte den Sturz nicht als Arbeitsunfall an. Das Gericht gab dem Arbeitgeber Recht, weil „es sich nicht um einen Arbeitsunfall im Sinne der gesetzlichen Unfallversicherung gehandelt“ hat. (Urteil vom 23.11.2017, Aktenzeichen S 8 U 47/16 )

Wo finde ich gesetzliche Regelungen zur Dienstreise?

Dienst- oder Geschäftsreisen sind im Arbeitszeitgesetz nicht explizit geregelt. Im Steuerrecht ist von „beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten“ die Rede. Regelungen zu Arbeitszeit bei Dienstreisen finden sich laut Beck in Arbeitsverträgen, Betriebsvereinbarungen und Tarifverträgen. Im öffentlichen Dienst gilt: Reisezeit außerhalb der normalen Arbeitszeit wird nur in Ausnahmefällen als Arbeitszeit vergütet (§ 44 Abs. 2 Tarifvertrag öffentlicher Dienst (TVöD), § 17 Bundesangestelltentarifvertrag (BAT)).

Beck empfiehlt Arbeitgebern, Regelungen zu Dienstreisen nicht in den individuellen Arbeitsvertrag aufzunehmen: „Was da drinsteht, kann der Arbeitgeber nicht mehr ändern“, sagt die Rechtsanwältin. Ihr Tipp: „Als Arbeitgeber würde ich Angestellten konkrete Anweisungen zu konkreten Dienstreisen erteilen.“

Chefs steht es selbstverständlich frei, abweichende Regelungen zugunsten der Mitarbeiter zu treffen. So können sie beispielsweise die Reisezeiten von und zu Geschäftsterminen immer als Arbeitszeit vergüten oder den Mitarbeiter Überstunden, die durch Fahrten anfallen, später ausgleichen lassen. Arbeitgeber müssen ihre Arbeitnehmer auf einer Dienstreise ins Ausland außerdem mit einer A1-Bescheinigung ausstatten – ohne das gesetzlich vorgeschriebene Dokument, kann es sonst teuer werden.

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